Akty prawne określające zasady i tryb usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Zbiorem przepisów rangi powszechnie obowiązującej, regulujących zasady i tryb usprawiedliwiania nieobecności w pracy, jest rozp. MPiPS z dn. 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281, z późn. zm.).

W większych zakładach pracy odpowiednie unormowania w omawianym zakresie powinny być zawarte w u.z.p. Jeżeli u.z.p. nie precyzuje kwestii usprawiedliwiania nieobecności w pracy, to stosowne postanowienia należy zamieścić w regulaminie pracy. W przypadku gdy dany pracodawca nie jest objęty u.z.p. bądź nie jest obowiązany do utworzenia regulaminu pracy stosuje się bezpośrednio przepisy wymienionego na wstępie rozporządzenia.

Warto zaznaczyć, że przepisy k.p. zobowiązują pracodawcę, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy do poinformowania pracownika – za pośrednictwem pisemnej informacji o pozaumownych warunkach zatrudnienia – dodatkowo o zasadach usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy

Zgodnie z § 1 przywołanego na początku nin. punktu rozp. – przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy (czyli w k.p., innych ustawach i rozp., a także w wewnątrzzakładowych aktach prawnych) – które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy oraz jej świadczenie, jak również
  

• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Obowiązki pracownika wobec pracodawcy w razie niemożności stawienia się do pracy

Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest:

• z góry wiadoma lub

• możliwa do przewidzenia.

Inaczej mówiąc, wszelkie znane pracownikowi okoliczności, które uniemożliwią stawienie się do pracy (np. konieczność osobistego zgłoszenia się na wezwanie organu administracyjnego lub sądowego) wymagają uprzedniego powiadomienia pracodawcy.

W przypadku gdy zaistnieją przyczyny skutkujące brakiem możliwości stawienia się do pracy (niezdolność do pracy z powodu choroby lub wypadku itp.), pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Jeżeli branżowe lub zakładowe przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje:

• osobiście lub przez inną osobę,

• telefonicznie albo za pośrednictwem innego środka łączności bądź drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Dowody stanowiące podstawę usprawiedliwienia nieobecności w pracy

Powiadomienie pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy oraz o przewidywanym okresie jej trwania jest obowiązkiem pracownika odmiennym rodzajowo od obligatoryjnej czynności jaką jest usprawiedliwienie absencji w pracy. Oznacza to, iż powiadomienie pracodawcy o nieobecności dokonane zgodnie z omówionymi wcześniej przepisami nie jest równoznaczne z usprawiedliwieniem tej nieobecności.

Przepisy cyt. rozp. MPiPS z dn. 15.05.1996 r. określają katalog dokumentów, których przedłożenie pracodawcy stanowi podstawę do usprawiedliwienia nieobecności pracownika. Stosownie zatem do treści § 3 cyt. rozp. dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

• zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy
  z dn. 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2016 r. poz. 372, z późn. zm.). Należy podkreślić, że przywołany art. 55 ust. 1 wymienionej ustawy został zmieniony na mocy ustawy z dn. 05.09.2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. poz. 1579) i w poniżej przytoczonym brzmieniu obowiązuje od dnia 07.10.2016 r. Zgodnie z postanowieniami tego przepisu zaświadczenie lekarskie jest wystawiane w formie dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, według wzoru ustalonego przez ZUS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS. Postępowanie dotyczące orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz wystawiania zaświadczenia lekarskiego zostało szczegółowo określone w rozp. MPiPS z dn. 10.11.2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (Dz.U. poz. 2013). Zaświadczenie lekarskie powinno zawierać dane wskazane w art. 55 ust. 3 ustawy z dn. 25.06.1999 r., tj.:
• identyfikator i datę wystawienia zaświadczenia lekarskiego,
• dane ubezpieczonego: pierwsze imię, nazwisko, numer PESEL albo serię i numer paszportu i datę urodzenia, jeżeli nie nadano numeru PESEL, oraz adres miejsca pobytu ubezpieczonego
  w czasie trwania niezdolności do pracy,
• dane płatnika składek: numer NIP lub numer PESEL albo serię
  i numer paszportu, jeżeli nie ma obowiązku posługiwania się NIP i nie nadano numeru PESEL, oraz rodzaj identyfikatora płatnika składek,
• imię, nazwisko i numer prawa wykonywania zawodu wystawiającego zaświadczenie lekarskie oraz adres miejsca udzielania świadczeń zdrowotnych,
• okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy, w tym okres pobytu w szpitalu,
• informacje o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokość, zgodnie z art. 7 pkt 2, art. 8, art. 9 ust. 2, art. 11 ust. 2 pkt 1 i art. 16 ustawy z dn. 25.06.1999 r., podane z zastosowaniem kodów literowych, o których mowa
  w art. 57 ust. 1 powołanej ustawy,
• wskazania lekarskie – odpowiednio: chory powinien leżeć albo chory może chodzić,
• okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny, datę urodzenia tego członka rodziny i stopień jego pokrewieństwa lub powinowactwa z ubezpieczonym,
• numer statystyczny choroby ubezpieczonego ustalony według Międzynarodowej Statystycznej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych,
• oznaczenie instytucji, w której ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczenia.

Wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje ten dokument na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS,

• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego – wydana w myśl przepisów o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
• oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dn. 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2016 r. poz. 372, z późn. zm.), albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z dn. 04.02.2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. z 2016 r. poz. 157), lub dziennego opiekuna sprawujących opiekę nad dzieckiem,
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję, albo organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony bądź świadka
  w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą zgłoszenie się pracownika na to wezwanie,
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Należy podkreślić, że wśród podstawowych obowiązków pracownika ustawodawca wskazał przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku (art. 100 § 2 pkt 2 k.p.). W ramach tej powinności mieści się także obowiązek przestrzegania regulacji w zakresie usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Jeżeli pracownik nie zastosuje się do tych przepisów, musi się liczyć z poważnymi konsekwencjami. Potwierdzenie takiego stanu rzeczy znalazło odzwierciedlenie w sentencji wyroku SN z dn. 14.12.2000 r., zgodnie z którym nieusprawiedliwienie nieobecności w pracy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych pomimo uprzedniego zawiadomienia pracodawcy o nieobecności i jej przyczynie (I PKN 150/00, OSNAPiUS 2002/ 15/347). Ponadto zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy (wyrok SN z dn. 05.12.2000 r., I PKN 121/00, Mon. Prac. 2001/15).

Maciej Ofierski