Jak długo przechowywać kopie paragonów fiskalnych?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 1 lutego 2012r. (data wpływu 06.02.2012r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 lutego 2012r. wpłynął do Izby Skarbowej w Warszawie, Biura Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowo-akcyjna (dalej „Spółka”) jest operatorem kin wielosalowych w Polsce, świadczącym usługi projekcji filmów. Spółka prowadzi również działalność gospodarczą w innych segmentach związanych z kinem, w tym w zakresie reklamy kinowej i sprzedaży towarów w barach kinowych. Sprzedaż dokonywana jest zarówno na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jak również na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.

Spółka ewidencjonuje sprzedaż usług i towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (dalej „Klienci”) przy użyciu kas rejestrujących. Oryginały oraz kopie dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży usługi lub towaru drukowane są przez kasy rejestrujące Spółki na taśmie papierowej. Oryginały dokumentów potwierdzających każdą z dokonanych transakcji sprzedaży usługi lub towarów na rzecz Klientów są po oddarciu od taśmy papierowej przekazywane Klientom. Natomiast kopie dokumentów przechowywane są na zwiniętych taśmach papierowych.

Na nośnikach papierowych znajdują się również kopie wszystkich innych dokumentów emitowanych przez kasy rejestrujące, np. dobowe raporty fiskalne, miesięczne raporty fiskalne itd., do wydruku których Spółka zobowiązana jest na podstawie obowiązujących przepisów.
Papierowe kopie dokumentów kasowych przechowywane są obecnie przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług. Ze względu na znaczne ilości kopii dokumentów przechowywanych na zwiniętych taśmach papierowych, ich magazynowanie jest problematyczne i kosztowne. W rezultacie jest to także ekonomicznie nieuzasadnione.
Mając powyższe na uwadze, Spółka rozważa dokonanie zniszczenia kopii paragonów fiskalnych wydrukowanych przez kasy fiskalne Spółki na taśmach papierowych dotyczących sprzedaży dokonanej zarówno przed 1 grudnia 2008 r. jak i po tej dacie, ale przed dniem 31 grudnia 2009 r. Ponadto, Spółka planuje, że w przyszłości będzie dokonywać zniszczenia kopii paragonów fiskalnych (dokumentujących sprzedaż dokonaną do dnia 31 grudnia 2012 roku) po upływie dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowo-akcyjna jest następcą prawnym spółki Sp. z o.o. (w dniu 30 września 2011 roku zostało zarejestrowane przekształcenie spółki Sp. z o.o. w spółkę komandytowo-akcyjną).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka zobowiązana jest do przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej (również w odniesieniu do sprzedaży dokonanej przed 1 grudnia 2008 r. oraz od dnia 1 grudnia 2008 roku przez Sp. z o.o., której Spółka jest następcą prawnym)…

Zdaniem Wnioskodawcy,
Spółka jest zobowiązana do przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej (również w odniesieniu do sprzedaży dokonanej przed 1 grudnia 2008 r. oraz od dnia 1 grudnia 2008 roku przez Sp. z o.o., której Spółka jest następcą prawnym).
W rezultacie Spółka może dokonać zniszczenia kopii tych paragonów w momencie, gdy upłyną dwa lata licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej. Powyższe oznacza, że na dzień złożenia niniejszego wniosku Spółka ma prawo zniszczyć kopie paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż dokonaną do dnia 31 grudnia 2009 roku.
Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Okres przechowywania dokumentów kasowych

W myśl art. 111 ust. 1 Ustawy VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zgodnie z art. 112 Ustawy VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, „podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Natomiast zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z póź. zm., dalej „Ustawa o rachunkowości”) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.
W świetle powyższego należy stwierdzić, że generalną zasadą jest przechowywanie kopii dokumentów kasowych (kopii paragonów fiskalnych) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. Jednakże szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz okresu przechowywania dokumentów kasowych zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów.
Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w Ustawie VAT oraz Ordynacji podatkowej zgodnie z warunkami określonymi w Ustawie o rachunkowości.

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów kopie dokumentów kasowych sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas (§ 19 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów).
Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kasy rejestrujące posiadane przez Spółkę dokonują wydruku kopii paragonów fiskalnych na taśmach papierowych (nośniku papierowym). W konsekwencji, kopie paragonów fiskalnych są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.
Treść unormowania § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów jasno wskazuje, iż dotyczy ono kopii dokumentów kasowych sporządzanych na nośniku papierowym. W ocenie Spółki § 19 Rozporządzenia Ministra Finansów modyfikuje zatem ogólne zasady przechowywania dokumentów kasowych, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów. W związku z powyższym, przepis § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów (wprowadzony jako przepis przejściowy) pełni funkcje lex specialis w odniesieniu do ogólnych zasad przechowywania dokumentów kasowych, do których odwołuje się § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów. Dlatego też, w ocenie Spółki, powołana wyżej regulacja § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów nie dotyczy kopii dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym. W rezultacie § 7 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów nie znajduje więc zastosowania w przedmiotowej sprawie. Nie odnosi się on bowiem do kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przez kasy fiskalne na nośniku papierowym.

Spółka pragnie podkreślić, iż zgodnie z § 2 pkt 11 Rozporządzenia Ministra Finansów, paragonem fiskalnym jest wydrukowany dla nabywcy przez kasę fiskalną w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży. W związku z tym bezsporne pozostaje, iż kopia paragonu fiskalnego nie stanowi kopii faktury wystawionej przy zastosowaniu kas rejestrujących, do której odnosi się § 19 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów.

Zakres czasowy stosowania § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów

Spółka pragnie wskazać, iż przed wejściem w życie Rozporządzenia Ministra Finansów Spółkę obowiązywał termin przechowywania paragonów fiskalnych określony w § 5 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników – wskazujący, iż podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, byli obowiązani do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w Ordynacji podatkowej zgodnie z warunkami określonymi w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

W rezultacie, co do zasady do dnia 30 listopada 2008 r., Spółka była obowiązana do przechowywania wszelkich kopii dokumentów kasowych, w tym kopii zapisanych na nośnikach papierowych, przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. W tym czasie przepisy dotyczące kas fiskalnych nie przewidywały możliwości skrócenia okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych.
Jednakże, w ocenie Spółki, powyższe regulacje nie są obecnie obowiązujące w odniesieniu do przechowywania dokumentów kasowych mieszczących się w regulacji § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów. Należy wskazać, że norma przepisu § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów odnosi się do dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży. Z literalnego brzmienia tego przepisu wynika więc, że ma on zastosowanie do dokumentów kasowych sporządzonych na nośniku papierowym i dokumentujących sprzedaż, jaka została dokonana zarówno przed wejściem w życie znowelizowanych przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów (tj. przed dniem 1 grudnia 2008 r.) jak i od momentu wejścia w życie Rozporządzenia Ministra Finansów (tj. od dnia 1 grudnia 2008 r.) ale przed dniem 31 grudnia 2012 r.
Jednocześnie, treść Rozporządzenia Ministra Finansów nie zawiera przepisu przejściowego ograniczającego zastosowanie zasady dwuletniego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych tylko do tych wystawionych po wejściu Rozporządzenia w życie.
Mając powyższe na uwadze, zdaniem Spółki § 19 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów dotyczy kopii wszystkich dokumentów kasowych sporządzonych na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2012r., również tych dokumentujących sprzedaż dokonaną przed dniem 1 grudnia 2008 r.

Ponadto, należy wskazać, że zgodnie z art. 93a § 1 osoba prawna zawiązana (powstała) w wyniku:

przekształcenia innej osoby prawnej,
przekształcenia spółki niemającej osobowości prawnej

– wstępuje we wszelkie przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa i obowiązki przekształcanej osoby lub spółki.
Natomiast zgodnie z § 2 powyższy przepis § 1 stosuje się odpowiednio do osobowej spółki handlowej zawiązanej (powstałej) w wyniku przekształcenia spółki kapitałowej. W związku z tym, powyższa argumentacja odnosi się także do kopii paragonów dokumentujących sprzedaż dokonaną przez Sp. z o.o., której Spółka jest następcą prawnym.

Podsumowanie

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Spółki, ma ona obowiązek przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym dokumentujących sprzedaż dokonaną przed dniem 31 grudnia 2012 r. (w tym również dokonaną przed dniem 1 grudnia 2008 roku oraz od dnia 1 grudnia 2008 roku przez Sp. z o.o., której Spółka jest następcą prawnym) przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż. Po upływie tego okresu, Spółka może dokonać zniszczenia kopii tych paragonów fiskalnych.
Ponadto Spółka wskazuje, że jej stanowisko w niniejszej sprawie znajduje swoje potwierdzenie w licznych interpretacjach prawa podatkowego, w tym m.in.:

w interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 18 maja 2011 roku (sygnatura IPPP2/443-492/11-2/KAN), w której organ stwierdził, że; „Wnioskodawca powinien przechowywać kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że dotyczy to sprzedaży dokonanej do dnia 31 grudnia 2011r.” .
w interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w dniu 12 stycznia 2011 roku (sygnatura IBPP1/443-1041/10/LSz), w której organ wskazał, że: „Wnioskodawca zatem ma prawo po upływie 2 lat licząc do końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej zniszczyć w sposób trwały kopie paragonów fiskalnych sporządzanych na nośniku papierowym, pamiętając jednocześnie, że ww. uregulowania dotyczą tych: dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011r.”
w interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w dniu 26 października 2010 roku (sygnatura ILPP2/443-1210/10-2/AK), w której organ w pełni potwierdził prawidłowość stanowiska zaprezentowanego przez podatnika: „w odniesieniu do kopii paragonów fiskalnych obecnie przechowywanych przez Spółkę (kopii paragonów fiskalnych dla których termin przedawnienia zobowiązania podatkowego jeszcze nie upłynął), dokumentujących sprzedaż dokonaną przed dniem 31 grudnia 2011r., okres ich przechowywania nie może być krótszy aniżeli dwa lata licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż. W efekcie w ocenie Spółki, niezależnie od faktu czy sprzedaż miała miejsce przed wejściem w życie Rozporządzenia, czy też po jego wejściu, sprzedaż taka stanowi transakcje, które w oczywisty sposób zostały dokonane przed dniem 31 grudnia 2011r., a zatem sprzedaż taka jest objęta przepisem § 19 ust. 1 Rozporządzenia, a w związku z tym okres przechowywania wynosi 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż”.
w interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w dniu 30 września 2010 (sygnatura ILPP2/443-1053/10-2/AK), w której organ stwierdził, że: „jak wynika z § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przy czym należy zwrócić uwagę, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących. W związku z powyższym, pięcioletni okres przechowywania nie obejmuje paragonów w formie papierowej”.
w interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 12 marca 2010 roku (sygnatura IPPP2/443-74/10-2/JW), w której organ w pełni uznał stanowisko prezentowane przez podatnika za prawidłowe: „kopie dokumentów sporządzanych przez kasę rejestrującą na nośniku papierowym dokumentujące sprzedaż dokonaną przed 1 grudnia 2008r. (tj. przed dniem wejścia w życie w/w rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania) Wnioskodawca winien przechowywać nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że w/w uregulowania dotyczą tych dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r.”.

W oparciu o przedstawione powyżej argumenty Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie swojego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.
W myśl art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania.

Stosownie do art. 70 § 1 ww. ustawy zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Zgodnie z treścią art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. z 2011r. Dz. U. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 111 ust. 1 cyt. ustawy podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy;
dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących;
używać kas rejestrujących zgodnie z warunkami określonymi w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 1;
przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.<22> );
stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, z zastrzeżeniem ust. 3b;
dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii na nośniku papierowym;
prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie ust. 7a i ust. 9 pkt 1;
dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy;
poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Powyższa zasada znajduje potwierdzenie w treści § 7 ust. 1 pkt 1, 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 ze zm.) w sprawie spełniania warunków przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas.
Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat. Przepis ten jednak nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej.

Ilekroć w ww. rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym – rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży ( § 2 pkt 11 ww. rozporządzenia).
Podkreślić należy, że zgodnie z § 2 pkt 20 ww. rozporządzenia przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W rozdziale 6 cyt. rozporządzenia „Przepisy końcowe oraz przejściowe” został wprowadzony przepis § 19 ust. 1 wskazujący, w brzmieniu z dnia 24.06.2011 r., które weszło w życie z dniem 22.07.2011 r., iż „Kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż”.
Powyższa regulacja nie dotyczy kopii faktur wystawionych przy zastosowaniu kas rejestrujących ( § 19 ust. 2 ww. rozporządzenia).
Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca ewidencjonuje sprzedaż usług i towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przy użyciu kas rejestrujących. Oryginały oraz kopie dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży usługi lub towaru drukowane są przez kasy rejestrujące na taśmie papierowej. Oryginały dokumentów potwierdzających każdą z dokonanych transakcji sprzedaży usługi lub towarów na rzecz Klientów są po oddarciu od taśmy papierowej przekazywane Klientom. Natomiast kopie dokumentów przechowywane są na zwiniętych taśmach papierowych.

Wnioskodawca wskazuje, że względu na znaczne ilości kopii dokumentów przechowywanych na zwiniętych taśmach papierowych ich magazynowanie jest problematyczne i kosztowne. Mając powyższe na uwadze Spółka rozważa dokonanie zniszczenia kopii paragonów fiskalnych wydrukowanych przez kasy fiskalne Spółki na taśmach papierowych dotyczących sprzedaży dokonanej zarówno przed 1 grudnia 2008 r. jak i po tej dacie, ale przed dniem 31 grudnia 2009 r. Ponadto Spółka planuje, że w przyszłości będzie dokonywać zniszczenia kopii paragonów fiskalnych (dokumentujących sprzedaż dokonaną do dnia 31 grudnia 2012 roku) po upływie dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej. Wnioskodawca jest następcą prawnym spółki Sp. z o.o. (w dniu 30 września 2011 roku zostało zarejestrowane przekształcenie spółki Sp. z o.o. w spółkę komandytowo-akcyjną).
Przedmiotem zapytania w niniejszym wniosku jest długość okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych, sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym (również w odniesieniu do sprzedaży dokonanej przed 1 grudnia 2008 r. a także od dnia 1 grudnia 2008 roku przez Sp. z o.o., której Spółka jest następcą prawnym).
Zgodnie z treścią art. 93a § 1. osoba prawna zawiązana (powstała) w wyniku:

przekształcenia innej osoby prawnej,
przekształcenia spółki niemającej osobowości prawnej

– wstępuje we wszelkie przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa i obowiązki przekształcanej osoby lub spółki.

Powyższe oznacza, że następca prawny wstępuje we wszystkie przewidziane przepisami prawa podatkowego prawa i obowiązki podatnika.

Przepis szczególny w zakresie okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym § 19 ust. 1 cyt. rozporządzenia definiuje jedynie górną (przyszłą) granicę okresu, w którym może mieć miejsce sprzedaż podlegająca udokumentowaniu paragonami fiskalnymi, które podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 2 lat. Oznacza to, iż w świetle literalnej wykładni obowiązującego obecnie rozporządzenia prawodawca ogranicza możliwość zastosowania skróconego okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych w formie papierowej jedynie w odniesieniu do przyszłych zdarzeń i stanów prawnych, tj. do transakcji sprzedaży, które będą miały miejsce po 31 grudnia 2012 r. Poprzez brak odniesienia się przez ustawodawcę wprost do transakcji sprzedaży dokonanych przed dniem 1 grudnia 2008 r. (z dniem 1 grudnia 2008r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania), bez wprowadzenia jasnego i precyzyjnego ograniczenia w zakresie stosowania omawianego przepisu w odniesieniu do transakcji sprzedaży w przeszłości, ustawodawca de facto wprowadził normę, która nakazuje stosować nowy przepis prawa do wszystkich transakcji, jeśli tylko wystąpią one do dnia 31 grudnia 2012 r.

Zatem na mocy § 19 ust. 1 cyt. rozporządzenia kopie dokumentów kasowych sporządzonych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż (z wyjątkiem kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących).

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis zdarzenia przyszłego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe. Wnioskodawca, na mocy szczególnego przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, winien przechowywać kopie paragonów fiskalnych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, przez okres nie krótszy niż 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej dotyczy to również sprzedaży dokonanej przed 1 grudnia 2008 r. oraz od dnia 1 grudnia 2008 roku przez Sp. z o.o., której Spółka jest następcą prawnym, pamiętając jednocześnie, że ww. uregulowania dotyczą kopii paragonów fiskalnych potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2012r.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dn. 2.04.2012 r. nr IPPP2/443-136/12-2/AO