Zgodnie z § 8 wymienionego powyżej rozp. MPiPS z dn. 25.06.2014 r. refundacja pracodawcom wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń stanowi pomoc de minimis spełniającą warunki określone w rozp. Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18.12.2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz.Urz. UE L 352 z 24.12.2013, str. 1), rozp. Komisji (UE) nr 1408/2013 z dnia 18.12.2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis w sektorze rolnym (Dz.Urz. UE L 352 z 24.12.2013, str. 9) lub we właściwych przepisach prawa UE dotyczących pomocy de minimis w sektorze rybołówstwa i akwakultury.

Wniosek o zawarcie umowy o refundację

Pracodawca zatrudniający młodocianych może wystąpić z wnioskiem o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń (dalej jako „wniosek o zawarcie umowy”), jeżeli spełnia łącznie następujące warunki:

• zatrudnia młodocianych w zawodach określanych w wykazie zawodów, w których za przygotowanie zawodowe młodocianych może być dokonywana refundacja, ustalanym na podstawie klasyfikacji zawodów i specjalności określonej – w drodze rozporządzenia – przez ministra właściwego ds. pracy. Wykaz zawodów podlega ogłoszeniu w wojewódzkim dzienniku urzędowym,
• pracodawca, osoba prowadząca zakład pracy w imieniu pracodawcy lub osoba zatrudniona u pracodawcy spełniają warunki do prowadzenia przygotowania zawodowego w zakresie wymagań zawodowych i pedagogicznych określonych w przepisach regulujących odbywanie przygotowania zawodowego wydanych na podstawie art. 191 § 3 i art. 195 § 2 k.p.

Pracodawca składa wniosek o zawarcie umowy do centrum edukacji i pracy młodzieży (dalej jako „centrum edukacji”), właściwego ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego. Pracodawca składa wspomniany wniosek o zawarcie umowy bezpośrednio albo za pośrednictwem organizacji zrzeszającej pracodawców. Wniosek o zawarcie umowy – sporządzony wg wzoru określonego w zał. nr 1 do rozp. MPiPS z dn. 25.06.2014 r. – zawiera:
1) nazwę miejscowości i datę wypełnienia wniosku o zawarcie umowy;
2) nazwę pracodawcy, adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności oraz numer konta bankowego, na które będzie przekazywana wypłata refundacji;
3) numer identyfikacji podatkowej NIP;
4) oznaczenie prowadzonej działalności według PKD;
5) formę prawną prowadzonej działalności;
6) nazwę(-wy) dokumentów poświadczających uprawnienia do prowadzenia przygotowania zawodowego młodocianych;
7) wykaz imienny młodocianych, których dotyczy wniosek o zawarcie umowy, obejmujący:
a)imię i nazwisko młodocianego,
b)numer PESEL młodocianego,
c)datę zawarcia umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego na czas nieokreślony, w tym czas trwania przygotowania zawodowego,
d) nazwę zawodu lub zakres przyuczenia, w których odbywa się przygotowanie zawodowe,
e)formę odbywania przygotowania zawodowego (nauka zawodu albo przyuczenie do wykonywania określonej pracy);
8) oświadczenia o:
a) liczbie pracowników zatrudnionych w dniu składania wniosku o zawarcie umowy, z uwzględnieniem młodocianych i roku ich nauki,
b)liczbie młodocianych, którzy w okresie ostatnich trzech lat przed dniem złożenia wniosku o zawarcie umowy ukończyli przygotowanie zawodowe u tego pracodawcy,
c)liczbie młodocianych, którzy ukończyli przygotowanie zawodowe w okresie ostatnich trzech lat przed dniem złożenia wniosku o zawarcie umowy i kontynuowali zatrudnienie u tego pracodawcy przez okres co najmniej 6 miesięcy lub nadal są u niego zatrudnieni,
d)niekorzystaniu z refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń młodocianych, o których mowa w wykazie wymienionym w pkt 7, z innej wojewódzkiej komendy OHP;
9) deklarację zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy po zakończeniu przygotowania zawodowego każdego młodocianego, którego dotyczy wniosek o zawarcie umowy.

Stosownie do brzmienia § 3 ust. 3 rozp. MPiPS z dn. 25.06.2014 r. do wniosku o zawarcie umowy dołącza się:

• kopię umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego zawartej na czas nieokreślony przez pracodawcę z młodocianym;
• oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań zawodowych i pedagogicznych osób prowadzących przygotowanie zawodowe młodocianych;
• zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis, w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404, z późn. zm.);
• informacje określone w przepisach wydanych na podstawie art. 37 ust. 2a ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej.

Wniosek o zawarcie umowy składany za pośrednictwem organizacji zrzeszającej pracodawców jest sporządzany przez tę organizację na podstawie wniosków pracodawców oraz zawiera informacje i dokumenty wymienione powyżej jako składniki wniosku o zawarcie umowy oraz załączniki do tego wniosku.
Wniosek o zawarcie umowy może dotyczyć:

• nie więcej niż 3 młodocianych, jeżeli pracodawca zatrudnia wyłącznie młodocianych,
• młodocianych w liczbie nieprzekraczającej trzykrotnej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na czas nieokreślony niebędących młodocianymi.

Terminy składania wniosku o zawarcie umowy

Wniosek o zawarcie umowy dotyczący młodocianych, którzy dokształcają się w formach szkolnych, pracodawca lub w jego imieniu organizacja zrzeszająca pracodawców składa w centrum edukacji w terminie od dnia 01.01. do dnia 15.11. każdego roku. Z kolei wniosek o zawarcie umowy dotyczący młodocianych, którzy nie dokształcają się w formach szkolnych, składa się w terminie od 01. do 20. dnia każdego miesiąca. Termin, o którym mowa, stosuje się także w razie umożliwienia młodocianemu kontynuowania nauki zawodu u nowego pracodawcy, w czasie trwania roku szkolnego, w związku z rozwiązaniem umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego z dotychczasowym pracodawcą z powodu:

• ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy;
• reorganizacji zakładu pracy uniemożliwiającej kontynuowanie przygotowania zawodowego;
• orzeczenia lekarskiego zawierającego przeciwwskazania do kontynuowania nauki w danym zawodzie przez młodocianego;
• zmiany miejsca zamieszkania lub innej przyczyny losowej uniemożliwiającej kontynuowanie przygotowania zawodowego u dotychczasowego pracodawcy.

Rozpatrzenie wniosku oraz zawarcie umowy o refundację

Po złożeniu przez pracodawcę bądź za pośrednictwem organizacji zrzeszającej pracodawców wniosku o zawarcie umowy centrum edukacji sporządza opinię do tego wniosku (wzór opinii został określony w zał. nr 3 do rozp. MPiPS z dn. 25.06.2014 r.) i przekazuje do właściwej wojewódzkiej komendy OHP. W przypadku braków formalnych we wniosku o zawarcie umowy, centrum edukacji wzywa pracodawcę do ich usunięcia w wyznaczonym terminie.
Właściwa wojewódzka komenda OHP rozpatruje wnioski o zawarcie umowy zgodnie z kolejnością ich wpływu, do wyczerpania limitów środków FP określonych w planie finansowym tego funduszu na dany rok, uwzględniając opinię do wniosku o zawarcie umowy, i w terminie 30 dni od dnia wpływu do centrum edukacji wspomnianego wniosku zawiadamia pracodawcę o sposobie jego rozpatrzenia.
W przypadku uwzględnienia wniosku o zawarcie umowy wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą umowę o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń, zwaną dalej „umową”, która zawiera:
1) numer umowy;
2) datę zawarcia umowy;
3) strony umowy;
4) oświadczenie pracodawcy o zawodach i zakresach przyuczenia do wykonywania określonej pracy, w których zatrudnia młodocianych w celu przygotowania zawodowego;
5) imienny wykaz zatrudnionych młodocianych obejmujący datę zawarcia umowy o pracę i okres jej trwania, nazwy zawodów lub zakresu przyuczenia, w których jest odbywane przygotowanie zawodowe, wraz z oświadczeniem dotyczącym liczby zatrudnianych pracowników oraz deklaracją dalszego zatrudnienia każdego młodocianego po zakończeniu przygotowania zawodowego przez okres co najmniej 6 miesięcy;
6) zobowiązanie wojewódzkiej komendy OHP do refundacji ze środków Funduszu Pracy wypłaconych wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne za zatrudnionych młodocianych;
7) wysokość refundacji;
8) czas, przez który będzie dokonywana refundacja, oraz okresy jej wypłaty;
9) termin dokonania przez wojewódzką komendę OHP refundacji, licząc od dnia złożenia przez pracodawcę wniosku o zawarcie umowy;
10) zobowiązanie pracodawcy do udostępniania dokumentów dotyczących ewidencji czasu pracy zatrudnionych pracowników oraz niezwłocznego informowania o wszystkich zmianach danych mających wpływ na realizację umowy;
11) wskazanie właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis albo pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie i akwakulturze;
12) skutki nieprzestrzegania przez pracodawcę warunków umowy;
13) inne postanowienia istotne dla stron umowy;
14) wskazanie przepisów właściwych w przypadkach nieuregulowanych umową;
15) sąd właściwy do rozpatrywania sporów wynikających z umowy;
16) wskazanie formy pisemnej jako właściwej do dokonywania zmian w umowie, pod rygorem nieważności.

Wzór umowy został określony w zał. nr 4 do rozp. MPiPS z dn. 25.06.2014 r.Wojewódzka komenda OHP przekazuje środki FP z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń, na wskazany przez pracodawcę rachunek bankowy, w terminach określonych w umowie.

Zwrot poniesionych kosztów wynagrodzeń wypłaconych młodocianym oraz składek ubezpieczeniowych od tych wynagrodzeń

Zgodnie z brzmieniem § 7 ust. 1 rozp. MPiPS z dn. 25.06.2014 r. pracodawca składa wniosek do centrum edukacji o zwrot poniesionych kosztów wynagrodzeń wypłaconych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od wypłaconych wynagrodzeń przez pracodawcę, zwany dalej „wnioskiem o zwrot kosztów”, na warunkach i w terminach określonych w umowie. Wniosek o zwrot kosztów zawiera:
1) nazwę miejscowości oraz datę złożenia wniosku o zwrot kosztów;
2) nazwę i adres pracodawcy;
3) okres, którego dotyczy wniosek o zwrot kosztów;
4) kwotę wydatków poniesionych na wynagrodzenia i składki na ubezpieczenia społeczne za młodocianych w okresie, którego dotyczy wniosek o zwrot kosztów, z wyszczególnieniem wydatków na wynagrodzenia i składki na ubezpieczenia społeczne oraz wskazaniem kwoty refundacji.

Wzór wniosku o zwrot kosztów określono w zał. nr 5 do rozp. MPiPS z dn. 25.06.2014 r.

Do wniosku o zwrot kosztów pracodawca dołącza rozliczenie finansowe wypłaconych wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne za pracowników, a także poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzeń oraz opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń wraz z kopiami deklaracji rozliczeniowych.zawodowe u danego pracodawcy zgodnie z umową o pracę.