Obowiązek składania przez pracodawców zwolnionych z wpłat na PFRON miesięcznych i rocznych informacji

Pracodawcy zobowiązani do składania informacji

Stosownie do treści art. 21 ust. 2f ustawy z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t. jedn. Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą o rehabilitacji zawodowej”, pracodawcy oraz jednostki organizacyjne osiągające określone we wskazanej ustawie wskaźniki zatrudnienia osób niepełnosprawnych mają obowiązek składania Zarządowi PFRON informacji (miesięcznych i rocznych) dotyczących odpowiednio:

• zatrudnienia osób niepełnosprawnych,
• zatrudnienia i kształcenia osób niepełnosprawnych,
• działalności na rzecz osób niepełnosprawnych.

Obowiązek składania informacji, o których mowa, dotyczy następujących podmiotów:

• pracodawców osiągających wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%,
• publicznych i niepublicznych uczelni, wyższych szkół zawodowych, publicznych i niepublicznych szkół, zakładów kształcenia nauczycieli oraz placówek opiekuńczowychowawczych i resocjalizacyjnych – osiągających 2% wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych,
• domów pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej i hospicjów w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej, które nie działają w celu osiągnięcia zysku, oraz publicznych i niepublicznych jednostek organizacyjnych niedziałających w celu osiągnięcia zysku, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi – wymienione podmioty są ustawowo zwolnione z wpłat na PFRON,
• państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych będących jednostkami sfery budżetowej, instytucji kultury, oraz jednostek organizacyjnych zajmujących się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii – osiągających wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynoszący 6%.

Informacje miesięczne oraz termin ich składania

W rozp. MPiPS z dn. 20.12.2012 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2013 r. poz. 33, ze zm.) określono wzory:

• informacji miesięcznej o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych, o symbolu INF-1 (załącznik nr 1),
• informacji miesięcznej o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych – informacji ewidencyjnej, o symbolu INF-Z (załącznik nr 2).

Informacje, o których mowa, składa się za miesiące do sierpnia 2013 r. według wzorów formularzy dotychczasowych, określonych w rozp. MPiPS z dn. 10.03.2011 r. (Dz.U. Nr 63, poz. 329). Informacje korygujące te dokumenty składa się za miesiące od października 2012 r. w terminie do dnia 20 października 2013 r. według „nowych” wzorów formularzy.
Informacje miesięczne składa się w terminie do dnia 20. następującego po miesiącu, którego dotyczy informacja.

Informacja roczna oraz termin jej złożenia

Wzór informacji rocznej o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (INF-2) zawarto w załączniku nr 3 do rozp. MPiPS z dn. 20.12.2012 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2013 r. poz. 33, ze zm.). Informację roczną składa się za miesiące do sierpnia 2013 r. według dotychczasowego wzoru tej informacji, który określono w przepi-sach rozp. MPiPS z dn. 10.03.2011 r. (Dz.U. Nr 63, poz. 329). Informację korygującą ten dokument składa się natomiast, za miesiące od października 2012 r. – w terminie do dnia 20 października 2013 r., według nowego wzoru formularza, stanowiącego załącznik nr 3 do rozp. MPiPS z dn. 20.12.2012 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 33, ze zm.).
Informację roczną składa się do 20 stycznia za rok poprzedni.

Tryb składania miesięcznych i rocznych informacji

Zgodnie z art. 21 ust. 2f1 ustawy o rehabilitacji zawodowej, pracodawca składa miesięczne i roczne informacje (INF-1, INF-Z oraz INF-2) poprzez teletransmisję danych o formie dokumentu elektronicznego.

Obowiązek składania przez pracodawców prowadzących ZPChr lub zakład aktywności zawodowej informacji
półrocznych oraz informacji dotyczących zmian

Do składania informacji półrocznych, a także informacji dotyczących zmian w zakresie spełniania przez dany podmiot określonych warunków zobowiązani są pracodawcy prowadzący:

• zakład pracy chronionej (ZPChr),
• zakład aktywności zawodowej.

Informację półroczną – oznaczoną jako INF-W – składa się wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozp. MPiPS z dn. 22.02.2011 r. w sprawie określenia wzorów informacji przedstawianych przez prowadzącego zakład pracy chronionej lub zakład aktywności zawodowej oraz sposobu ich przedstawiania (Dz.U. Nr 44, poz. 232).
Informacja półroczna dotyczy spełniania przez pracodawców prowadzących ZPChr albo zakłady aktywności zawodowej warunków niezbędnych do uzyskania i utrzymania statusu zakładów, o których mowa, ustalonych w art. 28 i 33 ust. 1 i 3 ustawy o rehabilitacji zawodowej.
Informację półroczną przesyła się do wojewody właściwego dla siedziby danego zakładu w terminach:

• do dn. 20.07. – za I półrocze,
• do dn. 20.01. – za II półrocze roku sprawozdawczego.

Informację o zmianach dotyczących spełniania przez pracodawców prowadzących ZPChr albo zakłady aktywności zawodowej warunków określonych w art. 28 i art. 33 ust. 1 i 3 ustawy o rehabilitacji zawodowej składa się wg wzoru oznaczonego jako INF-WZ stanowiącego załącznik nr 2 do cyt. wcześniej rozp. MPiPS z dn. 22.02.2011 r. (Dz.U. Nr 44, poz. 232).
Informację INF-WZ należy złożyć wojewodzie w terminie 14 dni od daty każdej zmiany dotyczącej ww. przepisów.
Zarówno informacje półroczne (INF-W), jak i informacje o zmia-nach (INF-WZ) mogą być przedstawiane w formie pisemnej lub elektronicznej. Sporządzający informację w formie elektronicznej zachowuje kopie tej informacji na dowolnym nośniku elektronicznym lub w formie wydruku. Osoba, która sporządza informację jest obowiązana do niezwłocznego wyjaśnienia wszystkich stwierdzonych przez wojewodę nieprawidłowości i rozbieżności w informacjach.

Informacje składane przez pracodawców korzystających z dofinansowania do wynagrodzeń
niepełnosprawnych pracowników

Informacja miesięczna oraz wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania

Pracodawcy korzystający z dofinansowania do miesięcznych wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych zobowiązani są do składania PFRON następujących dokumentów:

• miesięcznej informacji o wynagrodzeniach, zatrudnieniu i stopniach niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych – z uwzględnieniem pracowników, u których stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe lub epilepsję oraz pracowników niewidomych,
• wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc, wraz z danymi i dokumentami załączonymi do wniosku.

W odniesieniu do miesięcznych dofinansowań należnych począwszy od kwietnia 2014 r. pracodawca składa ww. informacje i wnioski w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą. Powyżej wskazany termin przywraca się na prośbę pracodawcy, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy.

Przedłużenie terminu przeznaczonego na złożenie przez pracodawcę informacji oraz wniosku, o których była wyżej mowa, wprowadzono – z dniem 01.04.2014 r. – na podstawie rozp. MPiPS z dn. 13.03.2014 r. (Dz.U. poz. 370), stanowiącego nowelę do rozp. MPiPS z dn. 09.01.2009 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2014 r. poz. 241, ze zm.).

Postępowanie dotyczące przekazywania informacji oraz wniosku

Szczegółowe uregulowania w zakresie przekazywania wymienionych dokumentów zawarto w rozp. MPiPS z dn. 09.01.2009 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2014 r.  poz. 241, ze zm.).

Informacje i wniosek należy przekazać w formie dokumentu elektronicznego przez teletransmisję danych, a następnie pobrać drogą elektroniczną potwierdzenie wysłanej informacji lub wniosku. Pracodawca może przekazać informacje i wniosek również w formie dokumentu pisemnego.
Zgodnie z § 5 ust. 2 wymienionego rozp., pracodawca przesyła do PFRON – wraz z pierwszym wnioskiem – dane o pracodawcy zawierające:
1) pełną nazwę oraz jej skrót, o ile posiada;
2) numery: REGON i NIP, o ile ich nadanie wynika z przepisów prawa;
3) adres siedziby lub miejsca zamieszkania wnioskodawcy wraz z identyfikatorami jednostki podziału terytorialnego kraju: województwa, powiatu, gminy oraz miejscowości i ulicy, stosownie do przepisów dotyczących zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego;
4) adres do korespondencji wraz z identyfikatorami jednostki podziału terytorialnego kraju: województwa, powiatu, gminy oraz miejscowości i ulicy, stosownie do przepisów dotyczących zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego, jeżeli jest inny niż adres siedziby wnioskodawcy;
5) imię, nazwisko, numery telefonu i faksu oraz adres poczty elektronicznej, o ile posiada, osoby odpowiedzialnej za kontakty z Funduszem.

Pracodawca załącza do powyższego wniosku kopie aktualnych dokumentów potwierdzających dane, o których mowa w § 5 ust. 2 pkt 1 i 2 cyt. rozp., oraz upoważnienie osoby przesyłającej te dane lub dokumenty je potwierdzające do występowania w imieniu pracodawcy.
Pracodawca zamierzający składać w formie elektronicznej wniosek lub informację otrzymuje od PFRON identyfikator oraz hasło dostępu do programu informatycznego udostępnionego przez Fundusz w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku w formie dokumentu pisemnego. Ponadto pracodawca przekazujący odpowiednio wnioski, informacje w formie elektronicznej uwierzytelnia te dokumenty podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, na zasadach określonych w ustawie z dn. 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2013 r. poz. 262), albo certyfikatem dostarczonym przez PFRON. Urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu w formie elektronicznej przesłanego za pomocą teletransmisji danych następuje zgodnie z przepisami dotyczącymi warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym.

Pracodawcy przekazujący wnioski oraz informacje w formie elektronicznej powinni:

• dokonać rejestracji certyfikatu w programie informatycznym,
• niezwłocznie informować PFRON o zaistnieniu następujących faktów: rezygnacji ze składania dokumentów w formie elektronicznej, utracie lub podejrzeniu ujawnienia danych służących do składania podpisu elektronicznego.

Wzory formularzy składanych przez pracodawców korzystających z dofinansowania do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników określono w załącznikach do cyt. rozp. MPiPS – informacje w tym zakresie zamieszczono w poniższej tabeli.

Dokumentacja	Symbol formularza	Wzór formularza
Miesięczna informacja o wynagrodzeniach, zatrudnieniu i stopniach niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych, z uwzględnieniem pracowników, u których stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe lub epilepsję oraz pracowników niewidomych	INF-D-P	zał. nr 1*
Wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc	Wn-D	zał. nr 2*

*  do rozp. MPiPS z dn. 09.01.2009 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2014 r. poz. 241, ze zm.), w brzmieniu określonym w załącznikach nr 1 i 2 do rozp. MPiPS z dn. 13.03.2014 r. (Dz.U. poz. 370)

 

Po otrzymaniu informacji i wniosku PFRON sprawdza je pod względem rachunkowym i formalnym, oraz – w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku – informuje pracodawcę o uznaniu wniosku za kompletny i prawidłowo wypełniony albo informuje pracodawcę
o stwierdzonych nieprawidłowościach dotyczących wniosku i wzywa do ich usunięcia wraz z pouczeniem o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania w przypadku ich nieusunięcia. Ponadto PFRON dokonuje następujących czynności:

• ustala, czy pracodawca posiada zaległości w zobowiązaniach wobec Funduszu w wysokości przekraczającej ogółem kwotę 100 zł,
• ustala kwotę przysługującego dofinansowania, a następnie
• przekazuje ustaloną kwotę przysługującego dofinansowania na rachunek bankowy wskazany przez pracodawcę,
• informuje o numerze referencyjnym programu pomocowego, na podstawie którego pomoc ta jest udzielana.

W terminie 25 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania PFRON przekazuje na rachunek bankowy pracodawcy miesięczne dofinansowanie w kwocie ustalonej na podstawie art. 26a i 26b ustawy o rehabilitacji zawodowej oraz informuje pracodawcę o sposobie jej ustalenia, jeżeli kwota ta różni się od kwoty wskazanej we wniosku.

W przypadku nieterminowego przekazania przez PFRON kwoty miesięcznego dofinansowania od kwoty należnej nalicza się odsetki,
w wysokości określonej dla zaległości podatkowych.

Jeżeli ustalona przez PFRON kwota dofinansowania jest inna od wykazanej we wniosku pracodawcy, Prezes Zarządu Funduszu wydaje decyzję o wysokości dofinansowania, na wniosek pracodawcy złożony w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji o ustaleniu wysokości przysługującego dofinansowania. Od powyższej decyzji pracodawca może się odwołać do ministra pracy.

Wnioskodawca korzystający z dofinansowania przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozp. MPiPS z dn. 09.01.2009 r. (Dz.U. z 2014 r. poz. 241, ze zm.) przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.

Rozp. MPiPS z dn. 09.01.2009 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2014 r. poz. 241, ze zm.) obowiązuje do dnia 31.12.2014 r.