Czy w przypadku zeskanowanych dokumentów oraz faktur i dokumentów otrzymywanych przez spółkę w formie elektronicznej, potwierdzających poniesienie wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli dokumenty te będą przechowywane zgodnie z opisaną procedurą jedynie w formie elektronicznej?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 26 października 2016 r. (data wpływu do tut. Biura 3 listopada 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych zeskanowanymi dokumentami oraz fakturami, które będą przechowywane w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3 listopada 2016 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek, o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych zeskanowanymi dokumentami oraz fakturami, które będą przechowywane w formie elektronicznej.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

X Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) należy do grupy X i prowadzi działalność gospodarczą związaną ze świadczeniem kompleksowych usług logistycznych na całym świecie.

W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Faktury w wersji papierowej obecnie przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami ponoszonymi przez Spółkę. Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do faktur w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie faktur, a także not księgowych oraz innych podobnych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków otrzymanych w wersji papierowej w formie elektronicznej w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów (dalej: „Zeskanowane dokumenty”). Usługę archiwizacji dokumentów wykonywać będzie dla Spółki podmiot trzeci (dalej: „Usługodawca”).

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

• Zeskanowane dokumenty w formacie PDF przesyłane będą przez wyznaczonych pracowników sekretariatu Spółki bezpośrednio do Usługodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej (tj. e – maila);
• Usługodawca dokonywać będzie wprowadzenia dokumentów dokumentujących określone transakcje gospodarcze do systemu DFM Wnioskodawcy na podstawie przesłanych Zeskanowanych dokumentów, zgodnie z przyjętymi regulacjami i procedurami w systemie DFM, wprowadzając jednocześnie do systemu (wraz z daną fakturą) kluczowe informacje w nich zawarte – stanowiące niejako „metrykę” Zeskanowanych dokumentów (np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.);
• Po wprowadzeniu Zeskanowanych dokumentów i ww. informacji do systemu DFM, poszczególne osoby z Działu Finansowego Spółki, odpowiedzialne za określone kategorie kosztów w Spółce, otrzymywać będą informację na temat Zeskanowanych dokumentów wprowadzonych przez Usługodawcę do systemu, które w dalszej kolejności podlegają wewnętrznie określonym przez Spółkę procedurom weryfikacji poprawności ujęcia transakcji w systemie DFM (zarówno pod kątem technicznym – poprawności „metryki dokumentu”, tj. wprowadzonych dat, wartości, nazw kontrahentów, etc. – oraz merytorycznym, tj. ujęcia transakcji w księgach podatkowych na potrzeby CIT), za które odpowiedzialni są pracownicy Działu Finansowego Spółki;
• Personel Działu Finansowego, korzystając z funkcji przesyłania komentarzy dotyczącego każdego Zeskanowanego dokumentu wprowadzonego do systemu DFM oraz możliwości udostępniania i weryfikacji Zeskanowanych dokumentów za pomocą poczty elektronicznej (e-maila), dokonywać będzie sprawdzenia poprawności ujęcia Zeskanowanych dokumentów w księgach podatkowych w oparciu o informacje przekazane od właściwych pracowników Spółki;
• Poprawa dekretacji Zeskanowanych dokumentów w systemie DFM należeć będzie do obowiązków Usługodawcy, niemniej jednak za ostateczne zatwierdzenie Skanu, równoznaczne z zaksięgowaniem Zeskanowanego dokumentu i ujęciem w systemie finansowo-księgowym SAP Spółki (dalej: „system SAP”), odpowiedzialni będą pracownicy Działu Finansowego Spółki. Od momentu zaksięgowania – zapisu Zeskanowanych dokumentów w systemie SAP, nie będzie możliwa ich edycja;
• Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF. Numer ten odpowiadać będzie numerowi transakcji ujętej w systemie SAP;
• Serwery, na których zapisywane będą Zeskanowane dokumenty, zlokalizowane są za granicą i zgodnie z najlepszą wiedzą Spółki chronione są przed zniszczeniem (przed kataklizmami, pożarem, etc.), tzn. istnieją również identyczne serwery z synchronizowanymi (duplikowanymi) danymi, umiejscowione w odpowiedniej odległości. Serwery są własnością Usługobiorcy;
• Dostęp i wgląd do Zeskanowanych dokumentów będzie umożliwiony poprzez system SAP w postaci załączników do transakcji, których dotyczyć będą Zeskanowane dokumenty. Ponadto, system DFM umożliwia podgląd korespondenci i/wymiany informacji związanych z ustaleniem prawidłowego ujęcia wydatku w księgach podatkowych zarówno z Usługodawcą, jak również z właściwymi pracownikami Spółki. Równolegle, dostęp i wgląd do Zeskanowanych dokumentów możliwy będzie także za pośrednictwem systemu DFM.

Ponadto, na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Zeskanowanych dokumentów w formie elektronicznej jest powiązane z systemem SAP, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

Spółka zamierza prowadzić archiwizację Zeskanowanych dokumentów otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone po upływie okresu ok. 60 dni.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).

Opisane powyżej procedury będą miały również zastosowanie do faktur, a także not księgowych oraz innych podobnych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej od kontrahentów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku Zeskanowanych dokumentów oraz faktur i dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej, potwierdzających poniesienie wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli dokumenty te będą przechowywane zgodnie z opisaną procedurą jedynie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, fakt przechowywania Zeskanowanych dokumentów oraz faktur i dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej nie ma wpływu na możliwość ujęcia udokumentowanych przez nie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Wdrożenie systemu archiwizowania i przechowywania faktur w postaci Zeskanowanych dokumentów w formacie PDF otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej nie będzie miało znaczenia dla możliwości ujęcia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w kalkulacji CIT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, jak również służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Ponadto, uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodu wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy jedynymi przesłankami, które uniemożliwiają ujęcie poniesionego wydatku w kosztach uzyskania przychodów w kalkulacji CIT są:

• wydatek ten nie jest związany z przychodem podlegającym opodatkowaniu (zgodnie z art. 15 ustawy CIT), bądź
• wydatek ten spełnia powyższy warunek, lecz został wymieniony przez ustawodawcę w enumeratywnym katalogu art. 16 ust. 1 ustawy CIT, jako wydatek niestanowiący kosztu uzyskania przychodu.

Powyższe oznacza, że ustawa CIT nie określa regulacji związanych z formalnymi wymogami odnośnie dokumentacji poniesionych kosztów. W konsekwencji każdy wydatek, który został udokumentowany w sposób, który pozwala na zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, może być przez podatnika zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe oraz mając na uwadze ugruntowane podejście organów podatkowych prezentowanych w wydawanych interpretacjach indywidualnych, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek spełniający łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty),
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie został wymieniony w art. 16 ustawy CIT.

Bez znaczenia w świetle przywołanej regulacji art. 15 ust. 1 ustawy CIT, pozostaje więc forma dowodu uzasadniającego poniesienie danego wydatku.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy CIT, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Przepisy ustawy o rachunkowości

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047, dalej: „UoR”), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przepisy art. 20 UoR wskazują, jakie dokumenty mogą być podstawą do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie podstawowych, niezbędnych elementów dowodu księgowego – dopiero dokument spełniający wskazane w tym przepisie warunki, stanowił będzie dowód księgowy w rozumieniu UoR. Należy uznać, że dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Należy zwrócić uwagę, że zarówno ustawa CIT, jak i UoR nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. W konsekwencji, zdaniem Spółki, dokumenty te można przechowywać w dowolnej formie. Stanowisko to potwierdzają również organy podatkowe. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, 26 czerwca 2016 r., w interpretacji indywidualnej sygn. IBPB-1-3/4510-497/16/TS stwierdził, że: zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.

Analogiczne stanowisko zostało wskazane w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach:

• z 12 marca 2015 r. sygn. IBPBI/2/423-1433/14/KP;
• z 27 lutego 2015 r. sygn. IBPBI/2/423-1430/14/KP.

Przepisy Ordynacji podatkowej

Zdaniem Wnioskodawcy, należy również zwrócić uwagę na przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm., dalej: „Ordynacja podatkowa”). Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 19 stycznia 2016 r., sygn. IBPB-1-3/4510-46/16/SK: Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Stanowisko takie zostało również wyrażone w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 października 2015 r., sygn. IBPB-1-3/4510- 272/15/PC.

Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, że fakt przechowywania Zeskanowanych dokumentów jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą (gdy papierowe wersje dokumentów zostaną zniszczone) nie ma wpływu na możliwość rozpoznania udokumentowanych przez nie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, jak również zachowania tego prawa w przyszłości (po zniszczeniu dokumentów). Podobnie faktury i inne dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej i w takiej też formie przechowywane (zgodnie z opisaną procedurą) upoważniają Spółkę do ujęcia udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodów na zasadach wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Zatem, w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej lub elektronicznej, dokument ten stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast, zarówno ustawa CIT, jak i UoR nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznej kwalifikacji wydatku udokumentowanego tym dowodem za niemogącego stanowić koszt uzyskania przychodu. Podkreślenia wymaga bowiem fakt, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Stanowisko to było wielokrotnie potwierdzane w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, w interpretacji indywidualnej z 14 lipca 2015 r., sygn. IBPB-1-3/4510-23/15/PC: dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za nie mogący stanowić koszt uzyskania przychodu.

Podobnie, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 25 września 2013 r. sygn. IPPB5/423-490/13-2/IŚ potwierdził stanowisko Spółki, że: dokumentowanie wydatków za pomocą skanów faktur papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Tak długo jak udokumentowane w ten sposób wydatki spełniały będą pozostałe warunki pozwalające na zaliczenie danego kosztu do kosztów uzyskania przychodów – możliwe będzie zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Stanowisko to potwierdzają również:

• Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 19 października 2015 r., sygn. IBPB-1-3/4510-271/15/PC,
• Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 30 października 2012 r., sygn. IBPBI/2/423-953/12/PC,
• Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 22 lutego 2012 r., sygn. ILPB4/423- 46/11-4/MC.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
Ponadto, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.
Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty),
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie został wymieniony w art. 16 ustawy o CIT.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości, wskazuje nam jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty księgowe oraz dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych zeskanowanymi dokumentami oraz fakturami jak również dokumentami otrzymywanymi przez niego w formie elektronicznej, które będą przechowywane w formie elektronicznej należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna z 18 listopada 2016 r., sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach