INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 kwietnia 2017 r. (data wpływu 5 maja 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na usługi cateringowe – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 maja 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na usługi cateringowe.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca, spółka N. Sp. z o.o. (dalej także jako: N. lub Spółka), rozważa zawarcie z wybranym dostawcą umowy na usługę cateringową dla pracowników N. wykonujących swoje obowiązki w biurze Spółki.

Usługa w ramach zawartej umowy będzie obejmowała codzienne (w dniach roboczych) dostarczanie posiłków do biura Spółki. Posiłki będą dostarczane w godzinach obiadowych i będą miały formę tzw. „szwedzkiego stołu”, tj. bufetu dostępnego dla wszystkich pracowników, umożliwiającego dowolny wybór posiłku spośród dostępnych w danym dniu. Spółka albo będzie bezpośrednio dokonywała wyboru posiłków na dany dzień albo ten element zostanie w całości przeniesiony na dostawcę, przy ewentualnych ramowych sugestiach Spółki co do rodzaju dań. Dania nie będą z góry zamawiane przez pracowników, lecz pracownicy będą mieli jedynie wybór spośród dań dostarczonych do biura w ilości przewidzianej na dany dzień, przy czym zgodnie z naturą „szwedzkiego stołu” możliwe będzie dowolne komponowanie posiłku z porcji poszczególnych dań dostępnych w danym dniu. Wyczerpanie dostępnych dań przez kolejne osoby będzie oznaczało brak możliwości skonsumowania takiego samego dania przez dodatkową osobę, przy czym pracownicy nie będą mieli podstaw do zgłaszania roszczeń wobec N. w przypadku, gdy nie wystarczy dla nich posiłków z puli przewidzianej na dany dzień. Ze względu na charakter usługi Spółka nie będzie w stanie obiektywnie zweryfikować dokładnej wartości posiłków skonsumowanych przez danego pracownika.

Spółka dokona zamówienia całościowej usługi cateringowej w oparciu o oszacowanie ilości posiłków potrzebnych dla wszystkich pracowników. Oszacowanie będzie dokonywane w odniesieniu do określonych przedziałów czasu, np. poszczególnych miesięcy lub kwartałów i będzie uwzględniało liczbę osób obecnych w tym czasie w biurze wyłącznie na bazie uśrednionej oczekiwanej frekwencji (a na późniejszym etapie w toku realizacji umowy także na podstawie doświadczeń Spółki w zakresie korzystania z usługi przez pracowników). Oznacza to, że praca zdalna, oddelegowanie do klienta, pobyt w delegacji, urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności pracowników w danym dniu nie będą bezpośrednio wpływały na ilość posiłków zamówionych przez Spółkę na dany dzień. Absencje pracowników będą uwzględnione jedynie w skali całości zamówienia, np. w miesiącach wakacyjnych przyjęte zostaną odpowiednie oszacowania uwzględniające przeciętnie mniejszą frekwencję w pracy. Część zamówienia nieskonsumowana danego dnia nie będzie podlegała dodatkowemu rozliczeniu między Spółką a dostawcą.

Zamówiona usługa zostanie przez Spółkę rozliczona jako całościowa usługa cateringowa, jakkolwiek możliwe jest, że na etapie ustalania kosztu usługi dostawca może odnosić się do kategorii kosztu jednostkowego w celu ułatwienia wyceny. Nie zmienia to faktu, że intencją N. jest wybór określonej formy dostarczenia posiłków, tj. ogólnodostępnego bufetu, nie zaś indywidualnie zamawianych posiłków. Taka forma zapewnienia wyżywienia ma swoje uzasadnienie przede wszystkim w umożliwieniu swobodnego dostępu do posiłków, nie wymagającego dużych nakładów zarówno po stronie Spółki (brak konieczności bieżącego monitorowania absencji w pracy oraz zbierania od pracowników oświadczeń o chęci skorzystania z posiłku w danym dniu) oraz po stronie pracowników (nie będą oni musieli codziennie rano deklarować korzystania z posiłków oraz wybierać ich z menu, jak również zachowają elastyczność w zakresie skorzystania bądź rezygnacji z posiłku w dowolnym momencie), jak również jest korzystniejsze finansowo dla Spółki, gdyż oczekiwany koszt nabycia usługi cateringowej w formie bufetu jest zwykle niższy niż koszt nabycia konkretnych dań z karty, wybieranych przez poszczególne osoby.

Spółka rozważa zawarcie przedmiotowej umowy na usługę cateringową dla pracowników w celu zwiększenia motywacji pracowników do wykonywania pracy poprzez umożliwienie bardziej efektywnego wykorzystania czasu pracy, a także poprawę nastroju i komfortu w miejscu pracy. Należy przy tym zaznaczyć, że rynek pracy w branży informatycznej, w której działa Spółka, jest bardzo wymagający wobec pracodawców – zakup cateringu ma na celu również zapewnienie im konkurencyjnych warunków pracy. Zawarcie powyższej umowy powinno spowodować także zapewnienie większej dostępności pracowników, gdyż spożywanie posiłków w biurze będzie dla nich stanowiło oszczędność czasu i może ograniczać długość przerwy w pracy.

Posiłki zapewnione pracownikom nie będą wynikały z obowiązków pracodawcy, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2016.2032 j.t. ze zm.; dalej: ustawa PDOF). Posiłki nie będą także finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy zapewnienie przez Spółkę codziennego dostarczania do biura przez zewnętrzną firmę cateringową posiłków w formie bufetu dostępnego dla pracowników będzie stanowiło dla nich przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji czy N. będzie zobowiązana jako płatnik obliczyć, pobrać i odprowadzić z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?
2. Czy koszty zakupu na rzecz pracowników usług cateringowych, o których mowa w opisie zdarzenia przyszłego, będą dla Spółki kosztem uzyskania przychodów?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie oznaczone we wniosku nr 2. W zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz.U. z 2016 r., poz. 1888 z późn. zm.; dalej: „ustawa PDOP”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy PDOP.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy PDOP nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe oraz przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, Spółka pragnie w szczególności podkreślić, że:

• przedmiotowe koszty zostaną poniesione z własnych zasobów majątkowych,
• zapłacone z tytułu nabycia usług cateringowych środki pieniężne nie będą zwracane Spółce w żadnej formie,
• przedmiotowe koszty będą ponoszone na rzecz pracowników Spółki, co oznacza, że będą pozostawać w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą,
• przedmiotowe koszty poniesione zostaną w celu zwiększenia motywacji pracowników do wykonywania pracy poprzez umożliwienie bardziej efektywnego wykorzystania czasu pracy a także poprawę nastroju i komfortu w miejscu pracy. Celem poniesienia ww. kosztów jest także konieczność zapewnienia pracownikom konkurencyjnych warunków pracy. Zawarcie powyższej umowy powinno spowodować również zapewnienie większej dostępności pracowników. W rezultacie należy uznać, że koszty w tym zakresie ukierunkowane są generalnie na zwiększenie efektywności pracowników, a tym samym Spółki jako podmiotu generującego przychody. W konsekwencji należy uznać, że ww. koszty są ponoszone w celu uzyskania przychodów Spółki lub co najmniej zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• koszty w przedmiotowym zakresie zostaną udokumentowane poprzez fakturę wystawioną przez kontrahenta.

Biorąc pod uwagę powyższe należy uznać, że wydatki, które Spółka zamierza ponieść na zakup usług cateringowych, o których mowa w opisie zdarzenia przyszłego spełniają warunki wymienione w art. 15 ust. 1 ustawy PDOP.

Aby wydatek mógł być kosztem uzyskania przychodów nie może także zostać wskazany w art. 16 ust. 1 ustawy PDOP jako niestanowiący kosztów uzyskania przychodów.

W powyższym zakresie w szczególności należy mieć na uwadze wyłączenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy PDOP. Stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa PDOP nie definiuje terminu „reprezentacja”, dlatego też należy posłużyć się w tym zakresie wykładnią językową. Przez „reprezentację” rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” – Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN: Warszawa 2007 r.).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy PDOP, w praktyce uznaje się, że ocena, czy określone koszty mogą mieć charakter reprezentacyjny, powinna być dokonywana przez pryzmat celu tych wydatków. Za czynności o charakterze reprezentacyjnym są zwykle uważane przede wszystkim działania skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej ukierunkowane na stworzenie oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Jak wynika z przedstawionych okoliczności zdarzenia przyszłego, Spółka rozważa zawarcie umowy na usługę cateringową dla pracowników Spółki. Przedmiotowe wydatki nie będą zatem skierowane „na zewnątrz”, czyli do kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów Spółki, ale do pracowników przez co nie należy ich rozpatrywać w kategoriach kosztów reprezentacji. Dodatkowo celem ponoszonych kosztów nie jest wykreowanie pozytywnego obrazu Spółki wobec kontrahentów, a polepszenie warunków i komfortu pracy, co ma wpłynąć na wydajność pracowników i zwiększenie efektywności ich pracy.

Mając na uwadze powyższe, należy uznać, że art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy PDOP nie znajdzie w tym przypadku zastosowania.

Dodatkowo, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka nie będzie finansowała nabycia przedmiotowej usługi cateringowej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Mając na uwadze powyższe, należy uznać, że art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy PDOP nie znajdzie w tym przypadku zastosowania.

W związku z powyższym, należy uznać, że koszty usług cateringowych, jakie Spółka poniesie w związku z nabywaniem posiłków dla pracowników, spełniają przesłanki wymienione w art. 15 ust. 1 ustawy PDOP i nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy PDOP. Należy podkreślić, że przedmiotowe koszty mają w szczególności na celu zapewnienie pracownikom Spółki odpowiednich warunków pracy, zwiększenie motywacji pracowników oraz bardziej efektywne wykorzystanie ich czasu pracy, co powinno pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie Spółki i na możliwość generowania przez nią przychodów podatkowych. W konsekwencji, zdaniem Spółki, koszty zakupu na rzecz pracowników usług cateringowych, o których mowa w opisie zdarzenia przyszłego, będą dla Spółki kosztem uzyskania przychodów.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe na rzecz innych podatników w zbliżonych stanach faktycznych, w tym w:

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18 września 2009 r. o sygn. IPPB5/423-468/09-4/JC,
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 4 stycznia 2012 r. o sygn. IBPBI/2/423-1195/11/MS,
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 4 listopada 2014 r. o sygn. ILPB3/423-433/14-4/PR.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja indywidualna z 3 lipca 2017 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.56.2017.1.JG – Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej