Jaka jest odpowiedzialność biur rachunkowych za rejestracje, zbieranie informacji i przekazywanie odpowiednim służbom podejrzanych transakcji finansowych?

„Czy biura rachunkowe mają np. obowiązek posiadać szkolenia dotyczące przeciwdziałaniu prania brudnych pieniędzy?”

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, uznaje podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych za …

(…) instytucje obowiązane i nakłada na nie obowiązki w zakresie rejestrowania i zgłaszania transakcji dokonywanych przez rozliczane podmioty. Dotyczy o tych biur rachunkowych, które prowadzą księgi rachunkowe, co oznacza, że biura rachunkowe, które rozliczają wyłącznie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, objęte uproszczoną ewidencją podatkową (księga przychodów i rozchodów – KPiR) nie będzie podlegało regulacjom wskazanej ustawy.

Nakładane obowiązki mają charakter głównie rejestracyjny i informacyjny

Zgodnie z art. 8 ust. 1 cyt. ustawy, instytucja obowiązana przeprowadzająca transakcję, której równowartość przekracza 15.000 euro, ma obowiązek zarejestrować taką transakcję również w przypadku, gdy jest ona przeprowadzana za pomocą więcej niż jednej operacji, których okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane i zostały podzielone na operacje o mniejszej wartości z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji.

Ponadto art. 8 ust. 3 tej ustawy stanowi, iż instytucja obowiązana przeprowadzająca transakcję, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, ma obowiązek zarejestrować taką transakcję, bez względu na jej wartość i charakter. Obowiązek ten w myśl art. 8 ust. 3a ustawy stosuje się również w przypadku gdy instytucja obowiązana nie przyjmuje dyspozycji lub zlecenia do przeprowadzenia transakcji, także do sytuacji, gdy instytucja ta wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinna wiedzieć o takiej transakcji w związku z wykonaniem umowy z klientem.

Rejestr transakcji biuro rachunkowe zobowiązane jest przechowywać przez okres 5 lat

Ponadto biuro rachunkowe jest zobowiązane do wprowadzenia w formie pisemnej wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura ta powinna zawierać w szczególności określenie sposobu:

– rejestracji transakcji,

– wykonania środków bezpieczeństwa finansowego,

– przyjmowania oświadczeń mówiących o tym, czy klient biura jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, o ile takie są przyjmowane,

– analizy i oceny ryzyka,

– przekazywania informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi,

– wstrzymania transakcji, blokady rachunku i zamrożenia wartości majątkowych,

– przechowywania informacji.

Dodatkowo, na mocy art. 10a ust. 4 ww. ustawy, biuro rachunkowe ma zapewnić udział pracowników wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w instytucji obowiązanej w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków.

Innymi obowiązkami biur rachunkowych, to przekazanie informacji o transakcjach zarejestrowanych, zgodnie z art. 8 ust. 1 i 3, Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. Przekazanie to polega na przesłaniu (w tym także z wykorzystaniem informatycznych nośników danych) lub bezpośrednim dostarczeniu danych z rejestru transakcji.

Informacje o transakcjach zarejestrowanych przez biuro rachunkowe przekazuje się do Generalnego Inspektora:

– w terminie 14 dni po upływie każdego miesiąca kalendarzowego – w przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 1;

– niezwłocznie – w przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3.

W zgłoszeniu podejrzenia podmiotu o pranie brudnych pieniędzy przekazywanym do Generalnego Inspektora powinny znaleźć się dane takie, jakie zamieszczono w prowadzonym rejestrze tj.:

– data przeprowadzenia transakcji;

– dane identyfikacyjne stron transakcji:

• w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli – zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby, a także imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji, a ponadto numery PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość cudzoziemca, lub kodu kraju w przypadku przedstawienia paszportu;
• w przypadku osób prawnych – zapisanie aktualnych danych z wyciągu z rejestru sądowego lub innego dokumentu, wskazującego nazwę (firmę), formę organizacyjną osoby prawnej, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imiona, nazwiska i numery PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę osobę prawną;
• w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej – zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego nazwę, formę organizacyjną, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę jednostkę;
• w przypadku stron transakcji niebędących klientami – zapisanie ich nazwy (firmy) lub imienia i nazwiska oraz adresu, w zakresie, w jakim dane te instytucja obowiązana może ustalić przy zachowaniu należytej staranności;

– kwotę, walutę i rodzaj transakcji;

– numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków;

– uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji w przypadku przekazywania informacji o transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3.

Biuro rachunkowe za niedopełnienie zadań, jakie spoczywają na nich jako instytucji obowiązanej, grożą sankcje pieniężne i karne. Art. 35 ust. 1 w/w ustawy stanowi bowiem, iż kto, działając w imieniu lub interesie instytucji obowiązanej, wbrew przepisom ustawy, nie dopełnia obowiązku:

1) rejestracji transakcji, przekazania Generalnemu Inspektorowi dokumentów dotyczących tej transakcji lub przechowywania przez wymagany okres rejestru tych transakcji, lub dokumentów dotyczących tej transakcji,

2) zachowania środków bezpieczeństwa finansowego, zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 10a ust. 1, lub przechowywania informacji uzyskanych w związku ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego,

3) zawiadomienia Generalnego Inspektora o transakcji, o której mowa w art. 16 ust. 1,

podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Jeżeli sprawca czynu działa nieumyślnie, podlega grzywnie.

Dorota Stangreciak-Karpierz – radca prawny

Abistema Kancelaria Prawna Stangreciak, Karpierz sp.k. Kraków

www.abistema.pl

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 16.11.2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – Dz.U. z 2000 r. Nr 116, poz. 1216 z późn. zm.