Spółka zamierza zawrzeć umowę z zagranicznym kontrahentem, dotyczącą m.in. przechowywania faktur VAT wystawianych na spółkę w formie papierowej. Zgodnie z zawartą umową faktury VAT otrzymywane przez spółkę w formie papierowej przechowywane będą w wersji elektronicznej. Czy ww. procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego? Czy spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT przez spółkę, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych faktur VAT?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9.11.2012 r. (data wpływu 14.11.2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14.11.2012 r. wpłynął do tut. Organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. (dalej Spółka) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w sektorze handlu hurtowego. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce (dalej: Dostawcy). W związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT w formie papierowej i elektronicznej.

W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymywanych faktur VAT w formie papierowej, Spółka zamierza zawrzeć umowę z zagranicznym kontrahentem (dalej: Kontrahent), dotyczącą m.in. przechowywania faktur VAT wystawianych na Spółkę w formie papierowej. Kontrahent na podstawie zawartej ze Spółką umowy będzie uprawniony do powierzenia całości lub części swoich obowiązków innemu podmiotowi w tym również w zakresie przechowywania faktur (dalej: Podwykonawca).

Zgodnie z zawartą umową z Kontrahentem faktury VAT otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej przechowywane będą w wersji elektronicznej.

Kontrahent posiada siedzibę w Niemczech, a Podwykonawca będący podmiotem powiązanym z Kontrahentem posiada siedzibę w Polsce i jest zarejestrowany na VAT w Polsce.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:

1. Sprzedawca/Dostawca towarów/usług nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki (wówczas Spółka przesyła papierową fakturę VAT na adres Podwykonawcy) albo bezpośrednio na adres Podwykonawcy.
2. Oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) będzie stemplowana właściwą datą otrzymania jej przez Spółkę albo przez Podwykonawcę.
3. Podwykonawca zeskanuje każdą otrzymaną fakturę VAT posiadającą stempel z oznaczeniem daty wpływu faktury VAT, przy czym wersja elektroniczna faktury VAT będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury VAT).
4. Zeskanowana faktura VAT zostanie wprowadzona do elektronicznej bazy danych. Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych, nie będzie możliwa modyfikacja treści faktury VAT.
5. Po wprowadzeniu faktury VAT do elektronicznej bazy danych, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Podwykonawca będzie posiadał upoważnienie Spółki do otrzymywania faktur VAT oraz innych dokumentów w imieniu Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego?
2. Czy w związku z planowanym wprowadzeniem wyżej opisanej procedury przechowywania faktur VAT w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę lub Podwykonawcę, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych faktur VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki, przedstawiona przez Spółkę w stanie faktycznym proponowana procedura przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur papierowych.

Jednocześnie, opisana procedura przechowywania faktur VAT pozwala na pełne odliczenie podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur VAT, niszczonych po uprzednim wprowadzeniu ich do elektronicznej bazy danych.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 Ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Z kolei ust. 11 wskazanego przepisu stanowi, iż jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Kwestię przechowywania faktur papierowych, regulują przepisy rozporządzenia fakturowego. Zgodnie z § 21 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jednocześnie wyjaśniono, iż autentyczność pochodzenia, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W świetle powołanych wyżej przepisów, należy uznać, iż kluczowym warunkiem dla odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury zakupowej (o ile zakupione towary czy usługi są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT). Zatem, o ile Spółka otrzyma fakturę dokumentującą dokonanie zakupu towarów i usług i spełni pozostałe warunki wynikające z przepisów podatkowych, będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Odnosząc się natomiast do regulacji dotyczących przechowywania faktur, zdaniem Spółki obecnie istnieje możliwość przechowywania faktur papierowych zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Świadczy o tym sformułowanie, iż podatnicy mogą przechowywać faktury w „dowolny sposób”. Dowolny sposób przechowywania, ograniczony jest kilkoma warunkami. Podstawowym warunkiem przechowywania faktur, bez względu na wybór formy przechowywania, jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. O ile zatem sposób przechowywania faktur będzie odpowiadał wymogom przepisów, Spółka będzie miała prawo do pełnego odliczenia VAT z otrzymanych faktur.

W ocenie Spółki, prawidłowość prezentowanego przez nią stanowiska w powyższej sprawie potwierdza także pośrednio § 22 rozporządzenia fakturowego. W myśl tego przepisu, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. W związku z powyższym, należy stwierdzić, iż Ustawodawca przewidział możliwość przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej. Jednakże, w przypadku przechowywania ich za granicą wprowadzono dodatkowe obwarowania.

Spółka pragnie zaznaczyć, iż papierowa faktura VAT zapisana w elektronicznym systemie przechowywania danych, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej.

W świetle przedstawionych okoliczności faktycznych, zdaniem Spółki, proponowana przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT jest prawidłowa, gdyż spełnia wszystkie wymogi prawno-podatkowe. W konsekwencji zatem należy uznać, iż Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczania podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur VAT.

Powyższe stanowisko podziela m. in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, w interpretacji indywidualnej z dnia 27 października 2011 r. (ILPP4/443-534/11-2/EWW), który uznał za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy w analogicznym stanie faktycznym,

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054) w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12,16 i 18 /ust.10 pkt 1 wym. artykułu/.

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy.

W myśl § 21 ust. 1 wyżej powołanego rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych – § 21 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego.

Zgodnie z ust. 3 § 21 rozporządzenia – autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 22 rozporządzenia – faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Należy również wskazać, iż zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższe przepisy nie narzucają obowiązku przechowywania przez odbiorcę faktur dokumentujących dokonane zakupy w takiej formie, w jakiej zostały wystawione. Tym samym również prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur nie jest uwarunkowane przechowywaniem otrzymanych faktur w formie papierowej. Prawodawca dopuszcza dowolny sposób przechowywania faktur, zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej przy zachowaniu warunków określonych w ww. przepisach. Dodatkowy wymóg dostępu on-line dotyczy faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju.

Ze złożonego wniosku wynika, iż Spółka jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w sektorze handlu hurtowego i nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce. W związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT w formie papierowej i elektronicznej.

Spółka zamierza zawrzeć umowę z zagranicznym kontrahentem, dotyczącą m.in. przechowywania faktur VAT wystawianych na Spółkę w formie papierowej. Kontrahent na podstawie zawartej ze Spółką umowy będzie uprawniony do powierzenia całości lub części swoich obowiązków innemu podmiotowi w tym również w zakresie przechowywania faktur.

Zgodnie z zawartą umową z Kontrahentem faktury VAT otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej przechowywane będą w wersji elektronicznej.

Kontrahent posiada siedzibę w Niemczech, a Podwykonawca będący podmiotem powiązanym z Kontrahentem posiada siedzibę w Polsce i jest zarejestrowanym podatnikiem VAT w Polsce.

Wszystkie zeskanowane papierowe faktury VAT opatrzone datą otrzymania jej przez Spółkę albo przez Podwykonawcę będą przechowywane w formie elektronicznej, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Podwykonawca będzie posiadał upoważnienie Spółki do otrzymywania faktur VAT oraz innych dokumentów w imieniu Spółki. Wnioskodawca ma wątpliwości, czy prawidłowo będzie przechowywał faktury, które otrzymał od kontrahentów w formie papierowej oraz czy będzie miał prawo do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że – jak wskazał Wnioskodawca – proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 21 rozporządzenia z dnia 28.03.2011 r. w sprawie wystawiania faktur oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp właściwym organom, a także umożliwiając tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych – należy stwierdzić, iż w opisanym stanie przyszłym, przechowywanie wszystkich faktur w formie elektronicznej zlecone innemu podmiotowi (Podwykonawcy), jest zgodne z § 21 ust. 1-4, § 22 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur.

Z uwagi na to, iż faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur /Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego/, zatem faktury mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

Wnioskodawca prowadząc handel hurtowy otrzymuje i będzie otrzymywał faktury wystawione w formie papierowej przez dostawców towarów i usług bądź upoważni do ich otrzymywania podmiot, który będzie dokonywał ich archiwizacji w formie elektronicznej. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma bezpośrednio lub otrzymanych przez upoważnionego Podwykonawcę. Również sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, iż Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach, dokonując ich archiwizacji w formie elektronicznej – należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18.12.2012 r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG