„Kiedy powinniśmy jako gminny ośrodek kultury wypłacić ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych? Po zakończeniu miesiąca, za który jest składany, np. ryczałt za marzec złożony w dniu 01.04.2018 r.? Czy w ostatnim dniu roboczym dla tego pracownika jeszcze w miesiącu marcu? Ile dni jest na jego wypłatę?”

Kwestię ryczałtu za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych porusza …

(…) rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

W treści wspomnianego aktu prawnego jest mowa jedynie o tym, że zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Przepisy rozporządzenia określają również co powinno zawierać to oświadczenie pracownika.

Jednakże rozporządzenie nie rozstrzyga w jakim terminie rzeczony ryczałt powinien zostać wypłacony pracownikowi.

Z uwagi na to, że ryczałt jest miesięczny, a podstawą do jego obliczenia i wypłaty za dany miesiąc jest oświadczenie pracownika obejmujące cały ten miesiąc, ryczałt powinien być wypłacany po zakończeniu miesiąca, za który przysługuje.

Co istotne, ryczałt nie jest składnikiem miesięcznego wynagrodzenia pracownika, dlatego nie ma konieczności wypłacania go razem z wynagrodzeniem za kolejny miesiąc. Termin wypłaty ryczałtu zależy zatem od pracodawcy.

Sandra Grzywocz-Nowak – adwokat

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dn. 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.