Informacje ogólne dotyczące obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

Uszczegółowienie powyższego obowiązku – w odniesieniu do obligatoryjnych czynności dotyczących ewidencjonowania czasu pracy – zawarto w art. 149 § 1 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi – na jego żądanie.

Przepisy k.p. przewidują w stosunku do niektórych grup zatrudnionych odstępstwo od obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Nie oznacza to jednak zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w ogóle, a jedynie rezygnację z rejestrowania godzin pracy; dotyczy to pracowników:

• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej,
• objętych systemem zadaniowego czasu pracy.

Uzasadnionym jest w tym miejscu odwołać się do wyroku SN z dnia 19.05.2004 r., zgodnie z którym ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 § 2 k.p.) wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona (I PK 630/03, OSNAPiUS 2005/2/4).

Inną kwestię – a mianowicie skutki nieprowadzenia ewidencji czasu pracy przez zobowiązaną do tego osobę – rozstrzygnął SN w wyroku z dnia 16.11.2000 r., jak wynika z jego treści kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany do prowadzenia dokumentacji dotyczącej czasu pracy własnego i podległych mu pracowników, nie może, dochodząc wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych i w wolne soboty wywodzić korzystnych dla siebie skutków, powołując się na brak takiej dokumentacji (I PKN 80/00, OSNAPiUS 2002/11/264).

Szczegółowe zasady dotyczące prowadzenia dokumentacji w zakresie ewidencjonowania czasu pracy

Począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. regulacje określające zakres, sposób i warunki zakładania i prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, zawarto w rozp. MRPiPS z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), zwanym dalej „r.d.p.”.

Wydanie powyższego aktu wykonawczego jest bezpośrednio związane z wejściem w życie, również z dniem 1 stycznia 2019 r., zmian w k.p. wprowadzonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357). Wspomniane przepisy ustanowiły m.in. możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, co z kolei spowodowało konieczność uregulowania – zarówno na szczeblu ustawowym, jak również wykonawczym – wielu zagadnień związanych z techniczną stroną postępowania w tym obszarze (chodzi przede wszystkim o wymagania, jakie muszą spełniać systemy teleinformatyczne, w ramach których dokumentacja pracownicza jest prowadzona i przechowywana, w tym w zakresie zabezpieczenia dokumentów przed dostępem do nich osób nieuprawnionych).

Stosownie zatem do brzmienia § 6 pkt 1 i 2 r.d.p. – pracodawca prowadzi odrębnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

b) wnioski pracownika dotyczące:

• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 k.p.),
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.),
• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),
• stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ 1 k.p.),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ 2 k.p.),

c) dokumenty związane:

• ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140),
• z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³p.),
• z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d) zgoda:

• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 k.p.),
• pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 k.p.);

2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

 

Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 r.d.p.).

Aktualnie obowiązujące przepisy k.p., czyli art. 94 pkt 9a, przewidują, iż dokumentacja pracownicza, obejmująca zatem dokumenty w zakresie ewidencjonowania czasu pracy, może być prowadzona i przechowywana zarówno w tradycyjnej papierowej formie, jak i w postaci elektronicznej. Do tych kwestii odnoszą się również odpowiednie zapisy r.d.p. Oznacza to, że szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zostały wskazane w Rozdziale 3 r.d.p.

Z kolei regulacje ujęte w Rozdziale 4 r.d.p. określają szczegółowe zasady postępowania w przypadku przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Przepisy przejściowe, dostosowawcze oraz określające termin wejścia w życie r.d.p.

Zgodnie z § 23 r.d.p. przepisy tego aktu wykonawczego weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

W innym zapisie r.d.p. (§ 19) ustalono, że uregulowania niniejszego rozp. mają zastosowanie do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.

Jak wynika z § 20 ust. 1 r.d.p. do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie r.d.p. w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy r.d.p., z wyjątkiem § 2–6 r.d.p., a zatem także z wyłączeniem unormowania odnoszącego się do zasad ewidencjonowania czasu pracy. W tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie omawianego aktu wykonawczego, czyli regulacje zawarte w rozp. MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Powołane rozp. stosuje się ponadto do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, o których mowa w § 20 ust. 1 r.d.p., prowadzonych w dniu wejścia w życie r.d.p.

Z kolei do dokumentacji pracowniczej pracowników, o których wyżej była mowa w § 20 ust. 1 r.d.p., gromadzonej od dnia wejścia w życie r.d.p. stosuje się postanowienia wspomnianego rozp.

Jednocześnie pracodawcy mogą dostosować dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do § 2–6 r.d.p.

Odpowiedzialność wykroczeniowa za naruszenie przepisów dotyczących obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 281 pkt 6, 6a i 7 k.p. kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:

• nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
• nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 94⁵ 2 i art. 94⁶ pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,
• pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem

— podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Maciej Ofierski