Wynikający z art. 29 § 3 k.p. obowiązek pisemnego poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia nieobjętych umową o pracę został wprowadzony od 01.01.2004 r.

Dotychczasowe zasady postępowania w tym zakresie zostały zmodyfikowane następnie ustawą z dn. 23.06.2006 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z członkostwem Rzeczpospolitej Polskiej w Unii Europejskiej (Dz.U. Nr 133, poz. 935). W zmienionym kształcie obowiązują one od 05.08.2006 r.

Zamieszczony formularz informacji o warunkach zatrudnienia nieobjętych umową o pracę — stanowiący propozycję druku gotowego do wykorzystania bądź dostosowania do potrzeb danego pracodawcy — uwzględnia wspomniane zmiany w k.p.

Obecnie większość informacji z Części A formularza (określonych w art. 29 § 3 pkt 1–4 k.p.) może być przekazana pracownikowi poprzez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy, przez co należy rozumieć zarówno regulacje k.p. i innych ustaw, jak i przepisy zakładowego prawa pracy (u.z.p., regulaminy).

Wymaga podkreślenia, że sporządzając informację o warunkach zatrudnienia koniecznym jest użycie takich sformułowań, które będą się odnosiły do konkretnych uprawnień danego pracownika, innymi słowy dokument ten powinien mieć zindywidualizowany charakter. Oznacza to zatem, że np. w stosunku do pracownika zatrudnionego na cały etat, który legitymuje się łącznym stażem pracy krótszym niż 10 lat, w części dotyczącej wymiaru urlopu wypoczynkowego należy zawrzeć stwierdzenie, iż pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu albo urlop wypoczynkowy w wymiarze określonym w art. 154 § 1 pkt 1 k.p. Podobna zależność dotyczy pracowników niepełnoetatowych.

Nowością jest obowiązek poinformowania pracownika o u.z.p., którym pracownik jest objęty (art. 29 § 3 pkt 5 k.p.). W tym przypadku pracodawca podaje pełną nazwę u.z.p., datę jego zawarcia oraz strony, które układ zawarły.

W porównaniu do poprzednich regulacji nie uległy zmianie obowiązki informacyjne spoczywające na pracodawcach nieobowiązanych do ustalenia regulaminu pracy (Część B formularza). Analogicznie jak w przypadku informacji z części A, dane ujęte w części B powinny dokładnie odzwierciedlać przyjęte w konkretnym zakładzie pracy procedury.

Warto także dodać, że pracodawca jest zobowiązany do przekazania pracownikowi pisemnej informacji o zmianie warunków zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 pkt 1–4 k.p., przy czym może to nastąpić również przez wskazanie odpowiednich unormowań prawa pracy. Ponadto pracodawca informuje pracownika o objęciu go u.z.p. oraz o zmianie u.z.p.

Z aktualnego brzmienia art. 29 § 3 k.p. jednoznacznie wynika, że pracownik powinien otrzymać odrębny dokument, w związku z czym obowiązek określony w tym przepisie nie może być zrealizowany np. przez ustne poinformowanie pracownika o jego uprawnieniach bądź udostępnienie ogólnej informacji w dziale kadr. Zgodnie ze zdaniem wstępnym art. 29 § 3 k.p. pracodawca przekazuje pracownikowi pisemną informację o warunkach zatrudnienia nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

W związku z kolejną nowelizacją Kodeksu pracy powyższa informacja, w przypadku telepracowników, musi być rozszerzona o kolejne punkty. Zgodnie z art. 67¹⁰ § 1 K.p wprowadzonym ustawą z dn. 24.08.2007 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 181, poz.1288) w warunkach zatrudnienia powinno się znaleźć ponadto określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika oraz powinna zostać wskazana osoba lub organ, o których mowa w art. 31 k.p., odpowiedzialne za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Jeżeli decyzja o przyjęciu formy telepracy zostanie podjęta w trakcie trwania zatrudnienia, wówczas informacje powyższe muszą być przekazane pracownikowi na piśmie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w formie telepracy.

Ponadto pracodawca obowiązany jest uzyskać od pracownika pisemne potwierdzenie zapoznania się z omawianą informacją, a następnie włączyć je do części B akt osobowych.

Przedstawione regulacje dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o warunkach zatrudnienia stosuje się odpowiednio do stosunków pracy nawiązywanych na innej podstawie niż umowa o pracę.