Czy wydatki poniesione z tytułu noclegów w hotelach stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112 poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej przedstawione we wniosku z dnia 20 czerwca 2013 r. (data wpływu 24 czerwca 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów poniesionych z tytułu noclegów pracowników – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24 czerwca 2013 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca – Spółka zatrudnia na podstawę umów o pracę przedstawicieli handlowych. Miejscem wykonywania pracy przez tych pracowników jest obszar województwa. Ponieważ zdarza się, że w przypadku określonej grupy przedstawicieli handlowych charakter pracy wymaga stałego przemieszczania się i wykonywania pracy poza obszarem danego województwa (spotkanie z partnerami handlowymi, wizyty u dystrybutorów produktów Spółki) Spółka rozważa rozszerzenie wskazanego w umowach o pracę miejsca zatrudnienia z województwa na obszar kilku województw. Wówczas miejscem pracy będzie przypisany w umowie o pracę obszar kilku województw.

Ponieważ wspomniane wyjazdy będą odbywać się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika, wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, Spółka nie będzie ich traktować jako podróży służbowych (delegacji) w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Z tego też względu nie planuje wypłacać diet i innych należności przysługujących pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych.

W trakcie wykonywania pracy przedstawiciele handlowi będą ponosić wydatki na noclegi związane z wykonywaną pracą. Przedstawiciele handlowi przedstawią Spółce na potwierdzenie dokonanych wydatków faktury, rachunki lub paragony. Spółka zwróci pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Zwrotowi podlegać będą tylko koszty uzasadnione i nieprzekraczające limitów ustalonych w wewnętrznych regulaminach Spółki. Wspomniane dokumenty wystawiane będą na Spółkę, tj. Spółka będzie wskazana na fakturach i rachunkach jako nabywca usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki poniesione z tytułu noclegów w hotelach stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, wyjazdy przedstawicieli handlowych zatrudnionych na umowę o pracę związane są z wykonywaniem obowiązków wynikających z umów o pracę i służą zabezpieczeniu istniejących źródeł przychodu oraz pozyskaniu nowych. W związku z tym wszelkie koszty noclegu poniesione w związku z tymi wyjazdami, zwracane pracownikom na podstawie przedłożonych dokumentów (faktury, rachunki) będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 UCIT.

Jak wynika z art. 15 ust. 1 UCIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Na podstawie zatem art. 15 ust. 1 UCIT, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów tych wydatków, które – racjonalnie oceniając – mogą przyczynić się do powstania lub zwiększenia przychodu podatnika, o ile dane wydatki nie zostały wyłączone z takich kosztów na mocy art. 16 ust. 1 tej ustawy. W orzecznictwie sądów administracyjnych oraz organów podatkowych utrwalony jest pogląd, że za koszty w rozumieniu art. 15 ust. 1 UCIT uznać można te wydatki, które pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi w jej następstwie przychodami.

W przyszłości Spółka zamierza ponosić koszty noclegów przedstawicieli handlowych na trasach ich przejazdu w miejscu pracy. Poniesienie tych kosztów będzie konieczne z uwagi na pokonywanie przez pracowników znacznych odległości oraz konieczność świadczenia pracy na terenie przypisanych województw. Może się zdarzyć, że jeden wyjazd przedstawiciela handlowego będzie trwał kilka dni, w związku z czym wykonując swoje obowiązki pracownik będzie zmuszony nocować poza swoim miejscem zamieszkania. Wydatki te mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych przedstawicieli handlowych wynikających z umowy o pracę i nie mają związku z celami osobistymi (prywatnymi) pracowników. Wydatki poniesione przez pracowników Spółki będą zwracane im na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów ( faktury, rachunki, paragony).

Wydatki na noclegi w hotelach związane z pracą przedstawicieli handlowych zostaną poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów Spółki, w szczególności z tytułu sprzedaży produktów Spółki. Powinny więc podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 UCIT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

O możliwości obciążenia podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami ponoszonymi przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych decydują przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 74 poz. 397 ze zm.).
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo – skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.

Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe np. diety oraz inne należności związane z podróżą.

Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłacanych pracownikowi z tyt. opłaconego noclegu do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie, że świadczona przez niego praca będzie wykonywana w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek będzie spełniony, to kosztem uzyskania przychodów będzie równowartość zwracanych pracownikowi kosztów noclegu.

Jak wynika z opisu sprawy, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca zatrudnia na podstawę umów o pracę przedstawicieli handlowych. Miejscem wykonywania pracy przez tych pracowników jest obszar województwa. Ponieważ zdarza się, że w przypadku określonej grupy przedstawicieli handlowych charakter pracy wymaga stałego przemieszczania się i wykonywania pracy poza obszarem danego województwa (spotkanie z partnerami handlowymi, wizyty u dystrybutorów produktów Spółki) Spółka rozważa rozszerzenie wskazanego w umowach o pracę miejsca zatrudnienia z województwa na obszar kilku województw. Wówczas miejscem pracy będzie przypisany w umowie o pracę obszar kilku województw.

Spółka zwróci pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Zwrotowi podlegać będą tylko koszty uzasadnione i nieprzekraczające limitów ustalonych w wewnętrznych regulaminach Spółki. Wspomniane dokumenty wystawiane będą na Spółkę, tj. Spółka będzie wskazana na fakturach i rachunkach jako nabywca usług.

Mając na uwadze powyższe oraz powołane regulacje prawne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych uznać należy, że zwrócone pracownikowi przez Spółkę koszty noclegu, w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych w ramach zawartej umowy o pracę, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Reasumując, wydatki poniesione z tytułu noclegów pracowników w hotelach stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Jednocześnie wskazać należy, że wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów (zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów), obciąża Podatnika.

Jak bowiem stanowi art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno też wynikać, że mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów.

Ponadto, tut. Organ nadmienia, że pełna weryfikacja prawidłowości zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). Dokonując bowiem interpretacji indywidualnej organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 18 września 2013 r. nr IPTPB3/423-240/13-2/GG