Czy w sytuacji uzyskania przez pracownika zgody na rozliczenie kosztu noclegu na podstawie rachunku, którego wysokość przekracza limity, o których mowa w § 8 ust. 1 oraz § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., należności wypłacone pracownikowi ponad limit podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, czy też są wolne od obciążeń podatkowych?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 03 lipca 2013 r. (data wpływu do tut. Biura – 05 lipca 2013 r.), uzupełnionym w dniach 17 i 23 września 2013 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limity określone w rozporządzeniu – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 05 lipca 2013 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m. in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limity określone w rozporządzeniu.

Z uwagi na braki formalne wniosku, pismem z dnia 10 września 2013 r. znak: IBPB II/1/415-684/13/BJ, IBPB II/1/415-831/13/BJ, IBPB II/1/415-832/13/BJ, IBPBI/2/423-805/13/CzP wezwano Wnioskodawcę do jego uzupełnienia. Przedmiotowy wniosek uzupełniono w dniu 17 września (uiszczenie dodatkowej opłaty) i 23 września 2013 r. (pozostałe braki formalne).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca (Uniwersytet) jest uczelnią publiczną działającą na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.).

Uniwersytet deleguje swoich pracowników w podróże służbowe na obszarze kraju oraz poza jego granice w celu udziału w konferencjach naukowych, sympozjach, konsultacjach związanych z zadaniami statutowymi itp. Koszty delegacji Uczelnia rozlicza zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167). Rozliczenie podróży służbowej odbywa się na podstawie wypełnionego formularza „Rozliczenie wyjazdu służbowego”, do którego delegowany zobowiązany jest dołączyć dokumenty potwierdzające wszystkie poniesione wydatki ujęte w rozliczeniu (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Pracownicy, za zgodą delegującego, podróż służbową mogą odbyć samochodem niebędącym własnością pracodawcy. Uczelnia pokrywa koszty używania samochodu prywatnego do celów służbowych wynikające z ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu określonej w zatwierdzonym wniosku o wydanie krajowej delegacji służbowej, nie wyższej niż maksymalna stawka za 1 km przebiegu określona w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Ilość przejechanych kilometrów pracownik dokumentuje ewidencją przebiegu pojazdu w sposób zgodny z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Pracownicy wykorzystujący w podróży służbowej samochody prywatne oprócz kosztów związanych z eksploatacją samochodów (amortyzacja, paliwo, ubezpieczenie itp.) często ponoszą dodatkowe koszty związane z przejazdem drogami płatnymi i autostradami oraz korzystaniem z płatnych miejsc parkingowych.

Pracownicy Uczelni delegowani do krajów spoza Unii Europejskiej, z uwagi na brak objęcia świadczeniami z tytułu ubezpieczenia na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), wykupują często polisy ubezpieczeniowe ważne na okres trwania podróży służbowej. Opłacenie składek na dodatkowe ubezpieczenie jest działaniem racjonalnym i niezbędnym. Uczelnia zwracając pracownikom wydatki poniesione na wykupienie polis unika ryzyka ponoszenia znacznych kosztów finansowych, związanych z pokrywaniem kosztów udzielonej delegowanym pracownikom pomocy medycznej poza granicami kraju. Ponadto, w przypadku podróży służbowych do niektórych krajów otrzymanie wizy uwarunkowane jest od wykupienia polisy ubezpieczeniowej. Zakres ubezpieczenia obejmuje zwykle koszty leczenia za granicą i następstw nieszczęśliwych wypadków.

W niektórych przypadkach ubezpieczenie obejmuje również dodatkowe elementy, np.:

ubezpieczenie od utraty, kradzieży lub uszkodzenia bagażu podróżnego,
OC – za szkody na osobie,
OC – za szkody na rzeczy,
ubezpieczenie opóźnienia w dostarczeniu bagażu podróżnego,
ubezpieczenie opóźnienia lotu.
W niektórych polisach składka podawana jest w jednej kwocie odnoszącej się do całego zakresu ubezpieczenia, natomiast w innych podawana jest w rozbiciu na poszczególne zakresy ubezpieczenia.

Do otrzymania ewentualnych świadczeń w ramach wykupionych polis uprawnieni są zawsze pracownicy.

W związku z powyższym zadano m. in. następujące pytanie:

Czy w sytuacji uzyskania przez pracownika zgody na rozliczenie kosztu noclegu na podstawie rachunku, którego wysokość przekracza limity, o których mowa w § 8 ust. 1 oraz § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., należności wypłacone pracownikowi ponad limit podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, czy też są wolne od obciążeń podatkowych?

Wnioskodawca wskazał, iż stosownie do zapisu z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach (…).

W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w § 8 ust. 2 oraz § 16 ust. 3 ustawodawca dopuszcza w uzasadnionych przypadkach, za zgodą pracodawcy, zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limity, o których mowa w § 8 ust. 1 oraz § 16 ust. 1 rozporządzenia.

Zgodnie z powyższym, zwrot kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limity określone w powołanym rozporządzeniu, po spełnieniu warunków określonych w § 8 ust. 2 oraz w § 16 ust. 3, na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będzie wolny od podatku dochodowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy dotycząca podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limity określone w rozporządzeniu (pyt. ozn. nr 3). W pozostałym zakresie wniosku dotyczącym podatku dochodowego od osób fizycznych (pyt. ozn. nr 1 i 4) oraz podatku dochodowego od osób prawnych (pyt. ozn. nr 2, 5 i 6) zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że przychodami ze stosunku pracy są wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi nie tylko wynagrodzenia, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Z wniosku wynika, iż Wnioskodawca (Uniwersytet) deleguje swoich pracowników w podróże służbowe na obszarze kraju oraz poza jego granice w celu udziału w konferencjach naukowych, sympozjach, konsultacjach związanych z zadaniami statutowymi itp. Koszty delegacji Uczelnia rozlicza zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozliczenie podróży służbowej odbywa się na podstawie wypełnionego formularza „Rozliczenie wyjazdu służbowego”, do którego delegowany zobowiązany jest dołączyć dokumenty potwierdzające wszystkie poniesione wydatki ujęte w rozliczeniu (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), obowiązujące od 1 marca 2013 r.

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej, dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.). Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zasady rozliczania podróży służbowych reguluje ww. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W myśl § 2 ww. rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

diety;
zwrot kosztów:
przejazdów,
dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
noclegów,
innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zatem wypłacane i zwracane pracownikom diety i inne należności za czas podróży służbowej co do zasady stanowią przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten jednak w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości limitu określonego w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej i na zasadach określonych tym rozporządzeniem. Przy czym należy wyraźnie zaznaczyć, iż omawiane zwolnienie jest limitowane do wysokości określonej w powołanym wyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, a zatem ewentualna nadwyżka wypłacanych, zwracanych bądź finansowanych świadczeń – ponad limit określony w przedmiotowym akcie prawnym – spowoduje opodatkowanie wynikłych nadwyżek podatkiem dochodowym od osób fizycznych i w takiej sytuacji na Wnioskodawcy będzie spoczywał obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia na rachunek urzędu skarbowego odpowiedniej zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconych diet i zwróconych bądź sfinansowanych innych kosztów z tytułu odbywanej podróży służbowej przez swoich pracowników.

Należy jednak wskazać, iż zgodnie z § 8 ust. 1 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej (…) za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

W myśl § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Stosownie do § 16 ust. 1 cyt. rozporządzenia za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

Zgodnie z § 16 ust. 3 ww. rozporządzenia w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane wyżej przepisy prawa należy zatem stwierdzić, iż jeżeli Wnioskodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limity, o których mowa w § 8 ust. 1 oraz § 16 ust. 1 cyt. rozporządzenia, uznając taki przypadek jako uzasadniony, to wówczas otrzymany przez pracownika zwrot kosztów noclegu (potwierdzony rachunkiem/fakturą) w wysokości przekraczającej limity określone w rozporządzeniu będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 2 października 2013 r., sygn. IBPBII/1/415-831/13/BJ