Pracodawca obowiązany jest przechowywać w formie papierowej dokumentację pracowniczą, która dotyczy zatrudnienia i okresu pracy, przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u tego pracodawcy, a dokumentację płacową przez 50 lat, licząc od daty jej wytworzenia. Jest to nie tylko bardzo kosztowne, ale i uciążliwe dla pracodawców. Poza tym nie wszystkie firmy posiadają odpowiednie warunki do przechowywania takiej dokumentacji.

 

Jeszcze w grudniu ubiegłego roku na 53. posiedzeniu Sejmu RP, Ministerstwo Gospodarki poinformowało, że został powołany zespół roboczy, który zajmie się kwestią przechowywania dokumentacji pracowniczej. W skład zespołu wchodzą przedstawiciele resortu gospodarki, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwa Sprawiedliwości, głównego inspektora ochrony danych osobowych, Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

Zespół pracuje nad ograniczeniem dokumentacji i określeniem czasu jej przechowywania innego niż 50 lat.

W odpowiedzi na interpelację posłów Krzysztofa Gadowskiego i Mirosławy Nykiel w sprawie prac powołanego zespołu roboczego do przechowywania dokumentacji pracowniczej podsekretarz stanu w Ministerstwie Gospodarki Mariusz Haładyj udzielił szczegółowych informacji na ten temat.

Prowadzone przez zespół prace mają charakter analityczny. W pracach zespołu uczestniczą przedstawiciele Ministerstw: Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej, Zdrowia oraz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W celu uzyskania szczegółowych informacji zapraszani są także przedstawiciele innych urzędów oraz instytucji, tj. Ministerstwa Sprawiedliwości i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zespół stanowi forum wymiany opinii w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotychczas odbyły się trzy spotkania zespołu.

W trakcie pierwszego spotkania dyskusji poddane zostały zagadnienia dotyczące:
a) digitalizacji dokumentacji już wytworzonej, dokumentacji wytworzonej w formie elektronicznej, skrócenia terminów przechowywania dokumentacji, likwidacji obowiązku przechowywania niektórych dokumentów,
b) ważności podpisu elektronicznego i odtwarzalności dokumentu po bardzo długim okresie przechowywania,
c) zabezpieczenia interesu obywateli, którym należy zapewnić możliwość udowodnienia okresów składkowych,
d) możliwości poświadczenia prawdziwości dokumentów zdigitalizowanych,
e) możliwości podziału dokumentacji pracowniczej na dokumentację o krótkim terminie przechowania i o długim terminie przechowania.

Podczas drugiego spotkania zespołu poruszone zostały kwestie związane z nową definicją dokumentu w świetle projektu ustawy o zmianie ustawy Kodeks cywilny, ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, funkcjonowaniem systemu teleinformatycznego ZUS oraz odtwarzalnością dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym po długim okresie przechowywania.

Na trzecim spotkaniu przedmiotem dyskusji były kwestie związane z możliwością rezygnacji z przechowywania części dokumentów pracowniczych oraz skrócenia okresu przechowywania, a także nałożenia na ZUS zadań związanych z ewentualnym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.
Dalsze prace zespołu dotyczyć będą ustalenia rodzajów dokumentów podlegających długookresowemu przechowywaniu, wyboru opcji wytwarzania dokumentów – w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej – a także wskazania dokumentów, które będą mogły być poddane digitalizacji bez konieczności udziału notariusza.

Ponadto Ministerstwo Gospodarki uzyskało od niektórych wydziałów promocji, handlu i inwestycji ambasad Rzeczypospolitej Polskiej informacje na temat obowiązujących rozwiązań w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Informacje te zostaną wykorzystane w dalszych pracach nad projektem, w szczególności, w przypadku podjęcia działań legislacyjnych, w teście regulacyjnym oraz ocenie skutków regulacji.

Kluczowe znaczenie dla działań dotyczących ułatwień w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej mają również prowadzone przez Ministerstwo Sprawiedliwości prace nad zmianą przepisów kodeksów cywilnego i postępowania cywilnego, w szczególności w zakresie nowej definicji dokumentu.

Należy podkreślić, że kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej mają bardzo złożony charakter i obejmują skomplikowane rozwiązania szczegółowe dotyczące również systemów informatycznych, m.in. takie jak:
a) digitalizacja dokumentacji już wytworzonej,
b) przechowywanie dokumentacji wytworzonej w formie elektronicznej,
c) w przypadku zdigitalizowania akt pracowniczych wytworzonych na papierze – problem poświadczenia prawdziwości dokumentów,
d) utrzymanie ważności (wartości dowodowej) dokumentów elektronicznych,
e) kwestia ważności podpisu i odtwarzalności dokumentu po bardzo długim okresie przechowywania,
f) w przypadku małych przedsiębiorców – potencjalne trudności z wytwarzaniem i przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej.
Wobec powyższego etap prac koncepcyjnych nad rozwiązaniami ułatwiającymi przechowywanie dokumentacji pracowniczej wymaga czasu i dokonania dalszych analiz.

Jednak jak poinformował przedstawiciel resortu gospodarki trudno jest określić przewidywany termin przygotowania oraz wprowadzenia konkretnych zmian w regulacjach dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej.

źródło: sejm.gov.pl