Obecnie obowiązujące przepisy prawa pracy szczegółowo określają zakres informacji o charakterze personalnym, jakich pracodawca może wymagać od kandydata na pracownika. Niniejsze unormowania, wynikające z postanowień ustawy zasadniczej oraz odrębnych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, stanowią gwarancję zachowania w tajemnicy dóbr osobistych osoby ubiegającej się o zatrudnienie (określone informacje mogą być ujawnione pracodawcy wyłącznie wówczas, gdy stanowią tak przepisy rangi ustawowej), a jednocześnie umożliwiają pracodawcy przeprowadzenie skutecznej rekrutacji.

 Należy również mieć na uwadze kodeksowe uregulowania antydyskryminacyjne – zgodnie bowiem z ogólną zasadą wyrażoną w art. 18^3a ust. 1 k.p. pracownicy powinni być równo traktowani na każdym etapie stosunku pracy, w tym także w zakresie nawiązania takiego stosunku. Oznacza to, że żądanie pracodawcy udostępnienia przez kandydata na pracownika danych osobowych, które nie znajduje oparcia w ustawie, może zostać zakwalifikowane jako naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu. W tego typu sytuacjach osoba, która nie podjęła zatrudnienia z uwagi na zastosowanie wobec niej kryterium dyskryminującego, może domagać się odszkodowania, przy czym w odniesieniu do wymienionego roszczenia stosuje się odpowiednio przepisy prawa cywilnego. Takie stanowisko wyraził SN stwierdzając, że kandydat do pracy zgłaszający się na ofertę pracodawcy dyskryminującą ze względu na płeć  (art. 113 k.p.), który nie został zatrudniony, może dochodzić odszkodowania w granicach tzw. ujemnego interesu(culpa in contrahendo) na podstawie przepisów o czynach niedozwolonych (art. 415 k.c.). Powyższą tezę zawarto w wyroku SN z dnia 24.03.2000 r. (I PKN 314/99, OSNAPiUS 2001/15/480).

Dane osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie – zakres informacji, jakich może żądać pracodawca

Katalog informacji o charakterze danych osobowych, jakich pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie został określony w art. 22¹ § 1 k.p.; obejmują one:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. imiona rodziców,
3. datę urodzenia,
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5. wykształcenie,
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Powyższy wykaz danych osobowych stanowi katalog względnie zamknięty, tzn. pracodawcy nie wolno żądać od kandydata do pracy innych informacji personalno-ewidencyjnych oraz dotyczących uprawnień zawodowych i kwalifikacji, chyba że obowiązek podania takich informacji wynika z odrębnych przepisów.

Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w art. 22¹ § 1 k.p., jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 22¹ § 4 k.p.).

Powyższy przepis dotyczy szczególnych aktów prawnych (tzw. pragmatyk służbowych), które ustanawiają dodatkowe kryteria kwalifikacyjne dla osób zamierzających wykonywać określone zawody. Jeżeli więc przepisy prawne regulujące kwestie zatrudnienia danej grupy zawodowej uzależniają przyjęcie pracownika do pracy od przedłożenia wymaganych zaświadczeń, certyfikatów, dyplomów lub innych dokumentów, pracodawca jest uprawniony zażądać ich przedstawienia.

W tym kontekście należy wspomnieć o ograniczonych możliwościach pracodawcy w zakresie żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie zaświadczenia o niekaralności.

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie dają pracodawcy podstaw do żądania od kandydata na pracownika zaświadczenia o niekaralności, poza przypadkami gdy wymóg przedłożenia takiego zaświadczenia wynika wprost z ustawy.

Oznacza to, że żądanie informacji o niekaralności musi być odpowiednio umocowane w przepisie rangi ustawowej. Potwierdzają to jednoznacznie przepisy art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24.05.2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz.U. z 2019 r. poz. 1158), zwanej dalej „ustawą o KRK”, stanowiące, że prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w KRK, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z regulacji ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania danego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Sposób i tryb udzielania informacji o osobach na podstawie danych zgromadzonych w KRK określono w przepisach rozp. MS z dnia 07.07.2015 r. w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych
w Krajowym Rejestrze Karnym (Dz.U. poz. 1025, ze zm.). W powyższym rozp. zostały ponadto zawarte wzory: formularza zapytania o udzielenie informacji o osobie (zał. nr 1) oraz formularza informacji o osobie z KRK (zał. nr 3).

Aktualnie obowiązujące przepisy ustawy o KRK przewidują możliwość złożenia wniosku lub zapytania o udzielenie informacji o osobie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (postępowanie w tym zakresie uregulowano w rozp. MS z dnia 18.06.2014 r. w sprawie trybu udzielania z Krajowego Rejestru Karnego informacji o osobach oraz podmiotach zbiorowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, Dz.U. poz. 841, ze zm.).

W związku z tym zróżnicowano wysokość opłaty za wydanie informacji o osobie z KRK – w zależności od tego, czy wniosek bądź zapytanie skierowano w tradycyjny sposób, czy też przy wykorzystaniu urządzeń do teletransmisji danych. Wysokość opłat i sposób ich wnoszenia zostały określone w rozp. MS z dnia 18.06.2014 r. w sprawie opłat za wydanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego (Dz.U. poz. 861, ze zm.). Zgodnie z § 3 powołanego aktu wykonawczego wysokość opłat za wydanie informacji o osobie wynosi:

• 30 zł,
• 20 zł – w przypadku złożenia wniosku lub zapytania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Dobrowolne przedłożenie przez pracownika zaświadczenia o niekaralności, nawet wówczas gdy pracownik nie jest objęty ustawowym wymogiem przedstawienia takiego zaświadczenia, jest prawnie dopuszczalne.

Forma udostępnienia danych osobowych

Wszelkie dane osobowe przedstawiane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie w toku rekrutacji są udostępniane w formie oświadczenia dokonanego przez tę osobę.

Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych, które przedłożyła osoba ubiegająca się o zatrudnienie (w zakresie określonym w art. 22¹ § 1 k.p.).

Żądanie pracodawcy udokumentowania danych osobowych, o których wyżej mowa, jest jego uprawnieniem, w związku z czym pracodawca może zrezygnować z tej procedury, jeżeli uzna, że oświadczenia przedłożone przez osobę ubiegającą się o pracę lub pracownika stanowią wystarczające potwierdzenie określonego tytułu prawnego bądź stanu faktycznego.

Odesłanie do przepisów o ochronie danych osobowych

W zakresie nieuregulowanym omawianymi przepisami art. 22¹ k.p. do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się unormowania ustawy z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781). Przywołaną ustawę stosuje się do ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w zakresie określonym w art. 2 i art. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), określanego mianem „RODO”. Postanowienia RODO weszły w życie z dniem 25 maja 2018 r. i mają one zastosowanie na terytorium wszystkich państw członkowskich UE. Więcej informacji w tym zakresie przedmiotowym zawarto w odrębnym tekście tego rozdziału.

Dokumenty, jakich pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie – część A akt osobowych

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Szczegółowe instrukcje dotyczące tej sfery zobowiązań pracodawcy zawierają przepisy rozp. MRPIPS z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 r. poz. 2369), zwanego dalej „r.d.p.”.

Wymaga podkreślenia, że wspomniane rozp. weszło w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Oznacza to, że przepisy r.d.p. stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od wskazanej daty. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie r.d.p. w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy r.d.p., z wyjątkiem § 2–6 (dotyczy to zatem także regulacji określających zasady gromadzenia dokumentacji związanej z ubieganiem się o zatrudnienie). W tym zakresie mają zastosowanie przepisy dotychczasowe, czyli rozp. MPIPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Jednocześnie pracodawcy zatrudniający w dniu 1 stycznia 2019 r. pracowników mogą dostosować dokumentację pracowniczą zgromadzoną przed tym dniem do wymogów § 2-6 r.d.p.

Dokumenty, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy zostały określone w § 3 pkt 1 r.d.p. – są to:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1²p.).

Uwaga!

Oświadczenia i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się danej osoby o zatrudnienie określone w § 3 pkt 1 r.d.p. pracodawca przechowuje w części A akt osobowych pracownika. W części tej pracodawca gromadzi wyłącznie odpisy i kopie składanych dokumentów, które powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane; część A akt osobowych pracownika powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w części A akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się numery A1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń i dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. W tym miejscu warto dodać, że akta osobowe mogą być prowadzone w postaci elektronicznej – szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tej formie określono w przepisach Rozdziału 3 r.d.p.

Maciej Ofierski