Najważniejszym aktem jest ustawa z dn. 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (t. jedn. Dz.U. z 2018 r. poz. 1260, ze zm.) – dalej jako „u.p.s.”. Natomiast szczegółowe kwestie dotyczące zasad wynagradzania pracowników niepedagogicznych uregulowane zostały w rozp. RM z dn. 15.05.2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 936, ze zm.).

Przepisy u.p.s. dotyczące wynagrodzenia

Zgodnie z art. 36 ust. 1 u.p.s. pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie stosowne do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych. W ust. 2 cyt. regulacji ustawa precyzuje, jakie elementy wchodzą w skład wynagrodzenia: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę (tzw. stażowy), nagroda jubileuszowa, jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy (tzw. odprawa emerytalno-rentowa) oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka) na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Przepisy art. 38 ust. 1 u.p.s. stanowią, że pracownikowi samorządowemu po 5 latach pracy przysługuje dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wynoszącej 5% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1% za każdy dalszy rok pracy aż do osiągnięcia wysokości 20% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

Kolejnym uprawnieniem pracownika samorządowego jest nagroda jubileuszowa, o której mowa w art. 38 ust. 2 u.p.s. Przysługuje ona w ustalonej wysokości po przepracowaniu okresów wskazanych w powołanym przepisie. Wysokość wspomnianego świadczenia wynosi zatem:

• 75% wynagrodzenia miesięcznego –   po 20 latach pracy,
• 100% wynagrodzenia miesięcznego –   po 25 latach pracy,
• 150% wynagrodzenia miesięcznego –   po 30 latach pracy,
• 200% wynagrodzenia miesięcznego –   po 35 latach pracy,
• 300% wynagrodzenia miesięcznego –   po 40 latach pracy,
• 400% wynagrodzenia miesięcznego –   po 45 latach pracy.

Ostatnim z uprawnień jest jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy. Zgodnie z art. 38 ust. 3 u.p.s. wysokość tego świadczenia uzależniona jest od stażu pracy i wynosi:

• po 10 latach pracy – równowartość dwumiesięcznego wynagrodzenia,
• po 15 latach pracy – równowartość trzymiesięcznego wynagrodzenia,
• po 20 latach pracy – równowartość sześciomiesięcznego wynagrodzenia.

Wysokość nagrody jubileuszowej i odprawy emerytalno-rentowej oblicza się, stosując zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Do okresów pracy uprawniających do: dodatku stażowego, nagrody jubileuszowej i odprawy emerytalno-rentowej – wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 38 ust. 5 u.p.s.).

Oprócz ww. obligatoryjnych składników wynagrodzenia pracownikowi samorządowemu przysługują też świadczenia fakultatywne, czyli: dodatek funkcyjny, dodatek specjalny z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań oraz nagroda za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej (art. 36 ust. 4–6 u.p.s.). Oznacza to, że w określonych sytuacjach świadczenia te mogą zostać przyznane pracownikom, przy czym nagrodę za szczególne osiągnięcia otrzymują wyłącznie pracownicy samorządowi zatrudnieni na podstawie powołania i umowy o pracę.

Zgodnie z art. 39 u.p.s. pracodawca w regulaminie wynagradzania określa dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wymagania kwalifikacyjne oraz szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego. W ramach tego samego regulaminu pracodawca może określić również warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa, a także warunki i sposób przyznawania dodatków specjalnego i funkcyjnego oraz innych dodatków.

Szczegółowo kwestie dotyczące uprawnień pracowników samorządowych w zakresie wynagradzania normuje rozporządzenie RM z dn. 15.05.2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. W przepisach tych ustalone zostały tabele minimalnego miesięcznego poziomu wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę – zarówno w urzędach, jak i w jednostkach organizacyjnych j.s.t. (załącznik nr 3 do cyt. rozp.). Rozwiązania przyjęte w tych tabelach mają zastosowanie także do pracowników niepedagogicznych oświaty.

Ponadto w cyt. rozp. określono szczegółowe warunki przyznawania i wypłacania dodatku stażowego oraz szczegółowe warunki ustalania prawa do nagrody jubileuszowej i odprawy emerytalno-rentowej oraz zasady ich wypłacania.

Przepisy Kodeksu pracy dotyczące wynagrodzenia

W kwestiach nieuregulowanych postanowieniami pragmatyk zawodowych zastosowanie mają powszechne przepisy z zakresu prawa pracy.

Zgodnie z art. 22 § 1 k.p. przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, musi zostać określone w umowie o pracę, jako jeden z warunków pracy i płacy – taki wymóg stawia art. 29 § 1 k.p. Pracodawca ma też obowiązek poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę (a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia). Ewentualne późniejsze zmiany w tym zakresie również pociągają za sobą obowiązek pisemnego powiadomienia pracownika – niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian.

Zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej (art. 29 § 4 k.p.).

Kodeks pracy nie zawiera zamkniętego katalogu kryteriów służących prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia za pracę, określa natomiast w art. 78 § 1 podstawowe elementy, jakie należy uwzględnić przy określeniu wysokości płacy. Zgodnie z tym przepisem wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby:

• odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także
• uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy.

Składniki wynagrodzenia

Właściwie ustalone wynagrodzenie powinno obejmować stawkę wynagrodzenia zasadniczego (podstawowego) za pracę określonego rodzaju lub na danym stanowisku oraz inne (dodatkowe) składniki wynagrodzenia, jeśli zostały one przewidziane z tytułu wykonywania określonej pracy. Określenie warunków wynagrodzenia i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą powinno zostać dokonane:

• w układzie zbiorowym pracy (u.z.p.), z zastosowaniem przepisów działu XI k.p. lub
• w regulaminie wynagradzania – co dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym u.z.p. (zob. art. 77²p.).

Jeżeli dany pracodawca nie jest objęty postanowieniami u.z.p. albo nie ma obowiązku wydania regulaminu wynagradzania, ustalenia w zakresie warunków płacowych określa się w indywidualnej umowie o pracę. W obecnym kształcie prawa pracy postanowienia dotyczące warunków płacowych, a w szczególności określające wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia – stanowią obligatoryjny składnik każdej umowy o pracę oraz, odpowiednio, innych aktów będących podstawą nawiązania stosunku pracy.

W praktyce dotyczącej ustalania wynagrodzenia stosuje się podział na wynagrodzenie zasadnicze (podstawowe) oraz wynagrodzenie dodatkowe, obejmujące – premie, nagrody, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, dodatek za pracę wykonywaną w warunkach szkodliwych dla zdrowia, dodatek za pracę w niedziele i święta, dodatek za pracę w porze nocnej, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.

W myśl art. 151¹ § 1 k.p. za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

• 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
  • w nocy,
  • w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
  • w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
• 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż wymienione powyżej.

Także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia.

Wynagrodzenie będące podstawą obliczenia dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia.

W przypadku pracowników stale wykonujących pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za godziny nadliczbowe może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Zgodnie z art. 151⁸ § 1 k.p. pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę takiej pracy w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. Jeżeli pracownik wykonuje pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy, dodatek ten może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.

Dodatek za pracę w niedziele i święta ma charakter warunkowy i wypłacany jest wtedy, gdy pracownik nie może wykorzystać przysługującego mu z tytułu świadczenia pracy w niedzielę lub święto dnia wolnego od pracy. Zgodnie z art. 151¹¹ § 2 k.p. jeżeli pracownik nie może wykorzystać dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po przepracowanej niedzieli, przysługuje mu dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego, a w razie braku możliwości udzielenia dnia wolnego od pracy w tym terminie – dodatek do wynagrodzenia w wysokości określonej w art. 151¹ § 1 pkt 1 k.p. (100% wynagrodzenia), za każdą godzinę pracy w niedzielę. Natomiast w przypadku, gdy pracownik nie może wykorzystać dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w święto w ciągu okresu rozliczeniowego, przysługuje mu dodatek do wynagrodzenia w wysokości określonej w art. 151¹ § 1 pkt 1 k.p. (100% wynagrodzenia), za każdą godzinę pracy w święto.

Postępowanie w zakresie wypłaty wynagrodzenia

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest terminowe wypłacanie prawidłowo ustalonego wynagrodzenia, z zachowaniem wymaganego w tym zakresie trybu (art. 94 pkt 5 k.p.).

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 80 k.p. wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a zatem wypłata wynagrodzenia następuje z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości.

W myśl art. 85 § 1 k.p. wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Te składniki wynagrodzenia, które przysługują pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy.

Pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy.

Zgodnie z art. 104¹ § 1 pkt 5 k.p. regulamin pracy powinien określać termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia.

Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej; częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy (niektóre branżowe przepisy zezwalają na częściową realizację wypłaty należności pracowniczych w naturze).

O sposobie wypłaty wynagrodzenia rozstrzyga z kolei art. 86 § 3 k.p., zgodnie z którym wypłata pensji jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Tak więc w obecnym stanie prawnym, obowiązującym od 01.01.2019 r., podstawowym sposobem regulowania przez pracodawcę należności pracowniczych jest przelew bankowy – jego realizacja powinna nastąpić w takim czasie, aby pracownik dysponował wynagrodzeniem w dniu, który został określony w przepisach zakładowego prawa pracy jako dzień płatności.

W związku z powyższym pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Tworzenie regulaminu wynagradzania

W myśl art. 77¹ k.p. warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustalają układy zbiorowe pracy. Jednak w przypadku, gdy z różnych powodów układ zbiorowy pracy nie może być zawarty, jego funkcję w zakresie ustalania warunków płacowych spełnia regulamin wynagradzania.

Zgodnie z art. 77² § 1 k.p. pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy odpowiadającym wymaganiom określonym w § 3 tej regulacji, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Pracodawca, który zatrudnia mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym u.z.p. odpowiadającym ww. wymaganiom, może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Z kolei pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym ani ponadzakładowym u.z.p. odpowiadającym ww. wymaganiom, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania. W regulaminie wynagradzania pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania.

Regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę. Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Ochrona oraz tajemnica wynagrodzenia za pracę

Zgodnie z art. 84 k.p. pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę. Ta zasada dotyczy wszelkich oświadczeń woli pracownika w tej sprawie, które będąc mniej korzystnymi niż powszechnie obowiązujące przepisy prawa – są nieważne. Wskazane unormowanie odnosi się też do poszczególnych składników płacy (niedopuszczalność tzw. częściowego zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia lub przeniesienia go na inną osobę). Zakaz zrzeczenia się przez pracownika wynagrodzenia za pracę ma charakter bezwzględny.

W razie powstania po stronie pracownika wątpliwości co do prawidłowego sposobu ustalenia należnego mu wynagrodzenia – pracownik ma prawo zażądać od pracodawcy udostępnienia do wglądu dokumentów, na podstawie których obliczono jego płacę. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić zgłoszone przez pracownika żądanie (art. 85 § 5 k.p.). Pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej.

Warto dodać, że informacja o wysokości wynagrodzenia za pracę podlega szczególnie silnej ochronie prawnej. Kwota wynagrodzenia pracowniczego zaliczana jest do dóbr osobistych człowieka, wobec czego objęta jest – na podstawie art. 23 ustawy z dn. 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2018 r. poz. 1025, z późn. zm.) – ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. Potwierdzeniem tego jest również uchwała SN z dn. 16.07.1993 r., zgodnie z którą wysokość indywidualnego wynagrodzenia stanowi informację będącą dobrem osobistym związanym ze sferą prywatności pracownika, a więc informację której – poza ustanowionymi wyjątkami – nie wolno ujawniać bez zgody pracownika (I PZP 28/93, OSN 1994/1/1). Informacja o wysokości i składnikach wynagrodzenia, jakie przysługiwały pracownikowi w czasie stosunku pracy, może być np. umieszczona w świadectwie pracy, ale wyłącznie na żądanie pracownika.