„Czy można zutylizować dokumentację szkolną z egzaminów gimnazjalnych (protokoły zbiorcze, deklaracje rodziców, dostosowania itp.? Czy należy sporządzić jakąś dokumentację z tej utylizacji? Jak długo należy przechowywać w szkole dokumentację z egzaminu ósmoklasisty?”

Odpowiadając na pytanie uważam, że organizatorem egzaminów gimnazjalnych nie …

(…) jest szkoła, lecz Okręgowa Komisja Egzaminacyjna i jako organizator odpowiada za całą dokumentację związaną z organizacją tych egzaminów. W szkolnej dokumentacji zostają jedynie: protokoły przebiegu sprawdzianu/egzaminów z poszczególnych sal, kopie: decyzji o przerwaniu egzaminu, list zdających z poszczególnych sal, zbiorczego protokołu przebiegu egzaminu, wykazu uczniów, którzy nie przystąpili do egzaminu, protokoły przekazania/odbioru dokumentacji egzaminacyjnej.

Osoba odpowiedzialna w szkole za tą dokumentację powinna je uporządkować i przygotować do przechowania zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązująca w szkole.

W odniesieniu do ostatniego pytania należy mieć na uwadze treść § 27 ust. 1-2 rozporządzenia MEN w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty, według którego – „prace egzaminacyjne uczniów: zeszyty zadań egzaminacyjnych, karty odpowiedzi lub karty rozwiązań zadań egzaminacyjnych, a także wykazy, o których mowa w § 25 ust. 1 pkt 1, oraz kopie zaświadczeń, o których mowa w § 25 ust. 5 pkt 3, przechowuje okręgowa komisja egzaminacyjna przez okres 6 miesięcy, licząc od dnia przekazania szkołom zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty określonego w komunikacie w sprawie harmonogramu przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty w terminie głównym i terminie dodatkowym, o którym mowa w art. 9a ust. 2 pkt 10 lit. a tiret pierwsze ustawy.

Protokoły zbiorcze, o których mowa w § 25 ust. 3, przechowuje okręgowa komisja egzaminacyjna przez okres 2 lat, licząc od dnia przekazania szkołom zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty określonego w komunikacie w sprawie harmonogramu przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty w terminie głównym i terminie dodatkowym, o którym mowa w art. 9a ust. 2 pkt 10 lit. a tiret pierwsze ustawy.”

Paweł Nowak – prawnik

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dn. 01.08.2017 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty – Dz.U. z 2020 r. poz. 1361.