INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 5 listopada 2020 r. (data wpływu 9 listopada 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 9 listopada 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenia przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, pracodawcą, płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Przedmiotem działalności Spółki jest przetwarzanie danych, zarządzanie stronami internetowymi, pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych, pozostała działalność wspomagająca usługi finansowe, z wyłączeniem ubezpieczeń i funduszów emerytalnych, działalność rachunkowo-księgowa, doradztwo podatkowe.

W związku z wprowadzonym stanem zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii Spółka współpracuje z częścią pracowników na odległość. Współpraca z Pracownikami odbywa się w trybie pracy zdalnej, nieuregulowanej przepisami Kodeksu Pracy. Standardowe obowiązki z zakresu umowy o pracę poza siedzibą zakładu pracy mogą być zdalnie kontrolowane przez pracodawcę. Tryb pracy zdalnej wprowadzono na polecenie pracodawcy. Praca zdalna wykonywana jest w systemie czasu pracy określonego w umowie o pracę oraz zgodnie z postanowieniami odpowiednich regulacji wewnętrznych, w tym w szczególności z postanowieniami Regulaminu Pracy obowiązującego w Spółce.

Z dniem 15 września 2020 r. Spółka wprowadziła Regulamin pracy zdalnej (dalej również: „Regulamin”) w zakresie pracy zdalnej, w którym przewidziana została możliwość refundacji kosztów zakupionego przez pracowników sprzętu niezbędnego do wykonywania obowiązków pracowniczych w trakcie pracy zdalnej. Regulamin obowiązuje od 18 września 2020 r. i obejmuje wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę u Wnioskodawcy. Spółka w celu przeciwdziałania COVID-19 na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych dopuszcza wykonywanie pracy zdalnej poza miejscem stałego wykonywania pracy możliwej dla wszystkich pracowników, którym charakter pracy na to zezwala. Jednocześnie Spółka zastrzega, że praca zdalna może być wykonywana tylko i wyłącznie na terytorium Polski, oraz w miejscu, w który zapewnione są warunki pracy zgodne z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, w szczególności warunki wskazane w załączniku do Regulaminu pracy zdalnej.

Ponadto, zgodnie z Regulaminem, pracownik uprawniony jest do zawnioskowania do Wnioskodawcy o zwrot kosztów za zakupiony sprzęt niezbędny do wyposażenia stanowiska pracy do pracy zdalnej, zgodnie z wykazem sprzętu podlegającego refundacji, który znajduje się w Załączniku nr 2 do Regulaminu. Wysokość refundacji wynosi maksymalnie 800 zł brutto i przysługuje jednorazowo każdemu pracownikowi. Złożenie wniosku o refundację za zakupiony sprzęt niezbędny do wykonywania pracy zdalnej odbywa się za pomocą wewnętrznego systemu .. funkcjonującego w Spółce. Zwrot kwoty przeznaczonej na zakup sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej odbywa się na podstawie imiennej faktury po wcześniejszym zaakceptowaniu przez przełożonego w systemie … . W przypadku braku możliwości przedstawienia faktury zakupu pracownik może przedstawić imienny paragon. Weryfikacji oraz akceptacji zakupu na podstawie dowodu nabycia sprzętu dokonuje przełożony. Kwota 800 zł może być wykorzystana jednorazowo lub podzielona na części. Wnioskowanie o zwrot może odbywać się na podstawie jednego lub większej liczby dokumentów nabycia sprzętów.

Ponadto w Regulaminie przyjęto, że dokumenty zakupu z datą wystawienia od dnia 15 marca 2020 r. uznawane będą za ważne i stanowić mogą podstawę do ubiegania się o refundację od Pracodawcy. Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Regulaminu pracy zdalnej refundacji podlegają:

• Krzesło,
• Stół/biurko,
• Podnóżek,
• Uchwyt na dokumenty,
• Apteczka – wyposażenie zgodne z normą DIN 13157,
• Gaśnica proszkowa ABC 2 kg.

Zakupiony przez pracownika sprzęt stanowi własność pracownika i pozostanie jego własnością po zakończeniu stosunku zatrudnienia. Na podstawie przepisów Regulaminu refundacja nie przysługuje w okresie wypowiedzenia. W okresie wypowiedzenia Wnioskodawca będzie indywidualnie i wyłącznie na wniosek pracownika uzgadniał tryb i sposób doposażenia stanowiska pracy zdalnej. Jednocześnie Spółka dopuszcza możliwość dodatkowej refundacji kosztów po wykorzystaniu przez pracownika limitu kwoty 800 zł brutto, jednak tylko w wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach, m.in. gdy zakupiony wcześniej sprzęt nie nadaje się do dalszego użytku, nie spełnia wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy czy nie jest objęty gwarancją producenta. Decyzja o ewentualnej dodatkowej refundacji jest podejmowana przez bezpośredniego przełożonego pracownika po konsultacji z Działem HR (BHP). Spółka dokonała refundacji zwrotu kosztów za zakupiony przez część pracowników sprzęt, jeśli zostały spełnione ww. warunki oraz będzie dokonywać zwrotu w przyszłości na rzecz pracowników w przypadku, gdy warunki zostaną spełnione.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy zwrot przez Wnioskodawcę kosztu na rzecz pracowników z tytułu zakupu przez nich sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej podlegać będzie zwolnieniu zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT oraz czy w związku z tym Spółka jako płatnik będzie obowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu na podstawie art. 31 ustawy o PIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot kosztu na rzecz pracowników z tytułu zakupu przez nich sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej wskazanego w Regulaminie pracy zdalnej obowiązującym w Spółce (w Załączniku nr 2) będzie podlegać zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 i tym samym Spółka nie będzie obowiązana do pobierania zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu.

Stosownie do art. 3 ust. 3-9 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Jednocześnie środki pracy i materiały do pracy potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca, przy czym wskazane zostało dodatkowo, że przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać środków pracy niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Mając na uwadze powyższe uznać należy, że to po stronie pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia odpowiedniego wyposażenia stanowiska pracy zdalnej służącego prawidłowemu wykonywaniu obowiązków pracowniczych, w tym np. dostarczenia niezbędnego sprzętu jak komputer, monitor, skaner, drukarka czy też zapewnienie odpowiedniego warsztatu pracy poprzez zaopatrzenie w biurko, krzesło, podnóżek czy uchwyt na dokumenty. Jednocześnie dopuszczenie używania przez pracownika środków niezapewnionych przez pracodawcę z uwzględnieniem wskazanych zastrzeżeń, uznać można za swego rodzaju współdziałanie z pracodawcą w celu należytego prowadzenia działalności poprzez prawidłowe wykonywanie obowiązków pracowniczych w trakcie pracy zdalnej.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Zgodnie natomiast z art. 10 pkt 1 ww. ustawy źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wymienione w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto, zgodnie z art. 31 ustawy o PIT osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej. Jednocześnie stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa pojęcia „ekwiwalent”. Zatem, w tym zakresie należy mieć na uwadze znaczenie jakie termin ten ma w języku polskim. Według internetowego Słownika języka polskiego (https://sjp.pl/), „ekwiwalent” to „równowartość czegoś w naturze lub pieniądzu, rzecz zawierająca w sobie wartość innej rzeczy, równoważnik, odpowiednik, substytut”. Powyższe wskazuje, iż podstawę określenia wysokości przysługującego pracownikom ekwiwalentu za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowi ich równowartość. Zgodnie z zasadami logiki i doświadczenia towarzyszącego prowadzeniu działalności gospodarczej uznać należy, iż równowartość używanych narzędzi, materiałów i sprzętu odnieść należy do ceny jednostkowej, odpowiadającej ich cenie nabycia, jako kategorii obiektywnej.

Dodatkowo ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji narzędzi, materiałów i sprzętu, w związku z tym należy odnieść się do ich pojęć zawartych w internetowym Słowniku Języka Polskiego PWN (http://sjp.pwn.pl/), które określają, iż: „narzędzie” to urządzenie proste lub złożone umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy; „materiał” to jest to, z czego wytwarzane są przedmioty, tworzywo, substancja, artykuł, produkt; „sprzęt” to przedmioty użytkowe, maszyny, urządzenia. W związku z powyższym do narzędzi, materiałów lub sprzętu, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zakwalifikować można wymienione w Załączniku nr 2 sprzęty:

• Krzesło
• Stół/biurko
• Podnóżek
• Uchwyt na dokumenty
• Apteczkę
• Gaśnicę proszkową.

Jednocześnie zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• Ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
• Kwota wypłaty powinna być ekwiwalentna co do wartości za używanie odpowiedniego sprzętu,
• Narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
• Narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

W konsekwencji po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzystać powinna ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Mając na uwadze powyższe, uznać należy, iż uzyskany od pracodawcy zwrot kosztów poniesionych przez pracownika, związanych z zakupem sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej zgodnie z katalogiem dopuszczonych przez Spółkę przedmiotów stanowić będzie przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Odpowiednio, od tego typu świadczeń Spółka, jako płatnik nie będzie zobowiązana do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Dokonując analiz warunków do zastosowania omawianego zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy PIT wskazać należy po pierwsze, że zgodnie z Regulaminem pracy zdalnej obowiązującym w Spółce ekwiwalent jest i będzie wypłacany w formie pieniężnej, a tylko jego wysokość została ograniczona do maksymalnie 800 zł brutto. Co za tym idzie pierwszy warunek wskazany powyżej jest spełniony. Wskazać należy dodatkowo, że ekwiwalent nie zawsze oznacza zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można bowiem przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent, przy założeniu, że niespożytkowana przez pracownika na zakup sprzętu o wymaganych parametrach nadwyżka wysokości otrzymanego ekwiwalentu nad ceną zakupionego wyposażenia, podlegać będzie zwrotowi. W sytuacji Spółki nie dojdzie w ogóle do wypłaty kwoty, która stanowiłaby nadwyżkę ponad udokumentowane wydatki poniesione przez pracownika. Jednocześnie wprowadzenie ograniczenia co do wysokości dopuszczalnego zwrotu za zakup sprzętu Spółka argumentuje koniecznością możliwie precyzyjnego ustaleniu kwoty odpowiadającej wartości użyczenia rzeczy (tj. krzesła, biurka i innych elementów zgodnie z Załącznikiem nr 2) z punktu widzenia racjonalnie działającego pracodawcy. Ponadto przedmiotowe zwolnienie powinno mieć zastosowanie, jako że wysokość ekwiwalentu odzwierciedlać będzie wydatki poniesione na ten cel, a podstawą wypłaty ekwiwalentu są i będą dowody potwierdzające i dokumentujące poniesione przez poszczególnych pracowników wydatki na wskazany w Załączniku nr 2 sprzęt. Co za tym idzie, rozliczenie nastąpiło lub nastąpi do wysokości kwot wskazanych na załączanych przez pracowników imiennych fakturach/paragonach w granicach przyznanego przez Spółkę limitu, po uprzednim zaakceptowaniu dokonywanego rozliczenia przez przełożonego.

Ponadto wskazany powyżej sprzęt stanowiący własność pracownika był oraz będzie wykorzystywany przez niego przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy, co wynika wprost z Regulaminu Spółki. Podkreślenia wymaga fakt, iż w sytuacji wykonywania pracy przez pracowników na rzecz Spółki w miejscu stałego wykonywania pracy (w siedzibie Spółki), powyższy sprzęt enumeratywnie wskazany w Załączniku nr 2 do Regulaminu jest zapewniany przez pracodawcę. Niemniej jednak, biorąc pod uwagę wyjątkowe okoliczności, tj. wprowadzony stan zagrożenia epidemicznego w Polsce oraz stan epidemii w związku z COVID-19, uznać można, że w celu należytego wykonywania obowiązków pracowniczych sam pracownik niejako współdziała z pracodawcą, organizując samodzielnie we własnym zakresie sprzęt niezbędny do świadczenia pracy zdalnej na rzecz pracodawcy. A zatem poniesiony przez niego wydatek na zakup sprzętu, który nie jest zapewniany przez pracodawcę, został spełniony właśnie w interesie pracodawcy.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki w opisanym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym, w przypadku zwrotu kosztów na rzecz pracowników z tytułu zakupu przez nich sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej, wszystkie warunki pozwalające na zwolnienie ekwiwalentu na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych należy uznać za spełnione.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia wynika, że w związku z wprowadzonym stanem zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii Spółka współpracuje z częścią pracowników na odległość. Współpraca z Pracownikami odbywa się w trybie pracy zdalnej, nieuregulowanej przepisami Kodeksu Pracy. Spółka wprowadziła Regulamin pracy zdalnej, w którym przewidziana została możliwość refundacji kosztów zakupionego przez pracowników sprzętu niezbędnego do wykonywania obowiązków pracowniczych w trakcie pracy zdalnej. Zgodnie z Regulaminem, pracownik uprawniony jest do zawnioskowania do Spółki o zwrot kosztów za zakupiony sprzęt niezbędny do wyposażenia stanowiska pracy do pracy zdalnej. Wysokość refundacji wynosi maksymalnie 800 zł brutto i przysługuje jednorazowo każdemu pracownikowi. Zakupiony przez pracownika sprzęt stanowi własność pracownika i pozostanie jego własnością po zakończeniu stosunku zatrudnienia.

Wskazać w tym miejscu należy na art. 77 ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz. U. 2020 r. poz. 1086 z późn. zm.). Przepis ten wprowadził zmiany w przepisach ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1842) między innymi w odniesieniu do pracy zdalnej.

Zgodnie z przyjętymi rozwiązaniami, na podstawie art. 3 pkt 1 ww. ustawy w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Jak stanowi art. 3 pkt 3 ww. ustawy wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Co do zasady, jak wynika z art. 3 pkt 4 narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca, jednakże na podstawie art. 3 pkt 5 przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W sytuacji zlecenia pracy zdalnej, na podstawie ww. przepisów ustawy z 2 marca 2020 r., w związku z regulacją wynikającą z art. 3 pkt 4, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej, po stronie pracownika, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie powstanie z tego tytułu przychód. Co istotne, bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Mając na uwadze powyższe regulacje w przypadku pracowników Wnioskodawcy, którzy pracę zdalną wykonują w związku z występowaniem zagrożenia epidemicznego, otrzymany zwrot kosztów zakupu niezbędnego do pracy sprzętu nie będzie skutkował powstaniem po ich stronie przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych. W konsekwencji nie może mieć zastosowania przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy. Równocześnie na Wnioskodawcy jako płatniku nie ciążą z tego tytułu obowiązki płatnika.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dn. 01.02.2021 r. – sygn. 0115-KDIT1.4011.851.2020.1.KK