„Pracuję w Belgii na własnej działalności A1. Chcę przejść od nowego miesiąca na VAT, i zatrudniać podwykonawców z polskimi drukami A1. Na co powinien zwrócić uwagę, czy mam to gdzieś zgłosić?”

Przed wyjazdem z państwa, w którym dana osoba jest objęta ubezpieczeniem, do innego państwa w celu podjęcia pracy, należy zaopatrzyć się w dokumenty uprawniające do otrzymywania niezbędnych świadczeń rzeczowych w państwie wykonywania pracy (np. opieki medycznej, hospitalizacji i innych). W celu potwierdzenia, któremu ustawodawstwu dotyczącemu zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba, a także w celu poświadczenia, że nie jest ona zobowiązana do opłacania składek w innym państwie wydawane jest zaświadczenie A1.

Istotne jest, iż aby pozostać w …

(…) polskim systemie ubezpieczeń społecznych w trakcie oddelegowania, pracownik musi podlegać ubezpieczeniu społecznemu w Polsce przynajmniej przez jeden miesiąc bezpośrednio poprzedzający okres oddelegowania. Konieczne jest także spełnienie warunku prowadzenia przez pracodawcę działalności w Polsce – w tym przypadku musi to być znaczna część działalności innej niż samo zarządzanie wewnętrzne.

W przypadku zamiaru zatrudniania w Belgii podwykonawców posiadających zaświadczenie A1 konieczna jest ich rejestracja w systemie Limosa. Deklaracja LIMOSA ma charakter zgłoszenia delegowania, którego należy dokonać przed rozpoczęciem delegowania. W deklaracji wskazać należy m.in. datę rozpoczęcia i zakończenia delegowania, dane identyfikacyjne pracowników, rodzaj prac lub branża, miejsce faktycznego wykonywania pracy. Rejestracji należy dokonać przed rozpoczęciem prac. Jednocześnie w deklaracji należy wskazać osobę fizyczną, która w razie potrzeby będzie dostarczała belgijskiej inspekcji pracy informacji dotyczących zatrudnienia pracowników delegowanych oraz prowadzonych prac. Obowiązek ten ma zastosowanie również do osób samozatrudnionych w sektorze budowlanym.

Równocześnie w przypadku branży budowlanej konieczne jest dodatkowe meldowanie obecności pracowników w miejscu pracy tzw. checkinatwork, który rejestruje obecność pracowników (a nie ilość przepracowanych godzin). Rejestracja pracowników na budowie jest obowiązkowa dla inwestycji o wartości przekraczającej 500.000 euro (dla prac, które ruszyły w okresie od 01.04.2014 r. do 29.02.2016 r. 800.000 euro) i dotyczy zarówno wykonawców belgijskich jak i zagranicznych. Rejestracji należy dokonywać codziennie, zanim osoba wykonująca pracę ją rozpocznie.

W sektorze budowalnym zwrócić uwagę należy także na obowiązek wypłacania tzw. rocznych premii lojalnościowych. Zgodnie bowiem z belgijskimi i europejskimi przepisami, pracownicy fizyczni oddelegowani do pracy w Belgii w sektorze budowlanym uprawnieni są otrzymywania tzw. rocznych premii lojalnościowych. Premie te wypłacane są przez specjalnie powołaną do tego celu instytucję – OPOC (Office Patronal d’Organisation et de Contrôle des Régimes de Sécurité d’Existence), we Flandrii nazywanej PDOK (Patronale Dienst voor organisatie en controle van de bestaanszekerheidsstelsels). Polskie firmy mają obowiązek zarejestrowania się w OPOC, składania co kwartał deklaracji z danymi pracowników przebywających w Belgii oraz opłacania składek na Fundusz (9,12%).

Polscy podwykonawcy mogą wnioskować o zwolnienie ze składek OPOC, jeżeli udowodnią, że ich pracownicy podlegają porównywalnemu systemowi zabezpieczenia w kraju pochodzenia. Należy pamiętać, że niewywiązanie się z wyżej wymienionych obowiązków przez przedsiębiorcę będącego podwykonawcą może powodować potrącenie stosownych kwot przez inwestora lub wykonawcę, dla którego taki podwykonawca świadczy usługi budowlane.

Ponadto pracownikom, którzy przekraczają 183 dni pobytu i pracy na terenie Belgii, pracodawca powinien odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy do belgijskiego urzędu skarbowego.

Na koniec warto też zwrócić uwagę na zapewnienie pracownikom, w razie konieczności, odpowiedniej opieki medycznej. W tym celu należy zadbać, by pracownicy posiadali Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Narodowy Fundusz Zdrowia wydaje taką kartę po okazaniu zaświadczenia A1.

Jeśli zatrudnienie podwykonawców ma odbywać się na zasadzie umowy o podwykonawstwo należy dopilnować, by podwykonawca dopełnił wszelkich powyżej opisanych obowiązków. W umowie pomiędzy Inwestorem a Głównym Wykonawcą powinien się znaleźć także odpowiedni zapis pozwalający Głównemu Wykonawcy na dalsze zlecenie prac.

Oczywiście należy również pamiętać również o samej rejestracji do VAT w Belgii (właściwym organem dla firm niemających siedziby w Belgii jest Contrôle TVA pour les assujettis Etrangers). Do wniosku należy dołączyć następujące dokumenty: uzasadnienie powodu rejestracji (umowa o wykonanie usługi, umowa o magazyn, faktury itd), certyfikat rezydencji, odpis z rejestru handlowego, potwierdzenie rejestracji do VAT w kraju pochodzenia, formularz 604A (rozpoczęcie działalności), formularz IDT oraz umowę z osobą, pod której adresem będzie możliwa kontrola przechowywanych dokumentów. Po dokonaniu rejestracji pamiętać należy o obowiązku składania comiesięcznych deklaracji VAT (można wnioskować o składanie deklaracji kwartalnych, ale trzeba spełnić określone warunki).

Kamil Wywiał – aplikant radcowski