Jeśli pracodawca wypłaca ryczałt w stałej miesięcznej wysokości za pranie odzieży roboczej, bez względu na wysokość faktycznych kosztów, to taka wypłata stanowi podstawę wymiaru składek, nawet jeśli została nazwana ekwiwalentem – stwierdził Zakład Ubezpieczeń Społecznych w piśmie z dnia 3 marca 2021 r. (sygn. WPI/200000/43/118/2021)

Na podstawie art. 34 ust. 1 i ust. 5 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (tekst jedn.: Dz. U. z 2021 r. poz. 162 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2020 r. poz. 266 z późn. zm.) Zakład Ubezpieczeń Społecznych uznaje za nieprawidłowe stanowisko przedstawione we wniosku złożonym 15 lutego 2021 r. przez Przedsiębiorcę: (…) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wypłacanego pracownikom ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej.

Wnioskiem złożonym 15 lutego 2021 r. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w (zwana dalej: „Przedsiębiorcą”) wystąpiła do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (zwanego dalej „Zakładem”) o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Przedsiębiorca przedstawił:

Zgodnie z art. 237 (9) Kodeksu pracy, Pracownikom przydzielane są nieodpłatnie odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Ze względu na brak zapewnienia przez pracodawcę możliwości prania odzieży roboczej, czynności te wykonywane są przez samych pracowników. Z tego tytułu wypłacany jest pracownikom ekwiwalent pieniężny, który stanowi rekompensatę poniesionych kosztów. Wysokość ekwiwalentu jest stała i przypisana konkretnym stanowiskom pracownikom zatrudnionym w magazynie. Zasady wypłacania ekwiwalentu ujęte są w regulaminie pracy. Za czynność prania i konserwowania odzieży przez pracownika wypłacany jest ekwiwalent w kwocie zł brutto za każdy miesiąc, w którym pracownik przepracował (pozostawał w stosunku pracy) chociaż jeden dzień, niezależnie od wymiaru i etatu zatrudnienia.

Przedsiębiorca wnioskuje o wydanie pisemnej interpretacji w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartości ekwiwalentu pieniężnego stanowiącego rekompensatę poniesionych kosztów prania odzieży roboczej.

Własne stanowisko w sprawie:

Firma spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest zdania, że wypłacany ekwiwalent za pranie odzieży roboczej dla pracowników nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zgodnie bowiem z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlega wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej; używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego. Zgodnie zaś § 1 ww. rozporządzenia podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z zastrzeżeniem art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wypłacany pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który na podstawie art. 21 ust. 1 PIT 11 tej ustawy jest zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Z uwagi na powyższe, Przedsiębiorca wyraża stanowisko, iż ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikom, z tytułu rekompensaty poniesionych kosztów prania odzieży roboczej nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu a tym samym nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych zważył, co następuje:

Zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulują przepisy ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1949). Stosownie do treści art. 18 ust. 1 i ust. 2 w związku z art. 4 pkt 9 ww. ustawy oraz § 1 wskazanego rozporządzenia, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 z późn. zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie natomiast z § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radą Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

W myśl natomiast art. 237⁹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeksu pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.) – Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy (§ 1). Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie (§ 2). Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (§ 3).

Z powyższego wynika, że Pracodawca nie opłaca składek od ekwiwalentu, czyli od równowartości faktycznych kosztów, które zostały poniesione w związku z praniem odzieży. Jeśli natomiast Pracodawca wypłaca ryczałt w stałej miesięcznej wysokości, bez względu na wysokość faktycznych kosztów, to taka wyłata stanowi podstawę wymiaru składek, nawet jeśli została nazwana ekwiwalentem. Zgodnie z językową wykładnią pod pojęciem „ekwiwalent” należy rozumieć „równowartość, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy”, „rzecz równą innej wartością”. Ponadto, zgodnie ze słownikową definicją, „ryczałt” jest to „kwota o ustalonej z góry wysokości przeznaczona na jakieś wydatki, wyliczona bez podziału na poszczególne pozycje”.

Ekwiwalent nie jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, jeśli pracodawca ustalił go w kwocie, która odpowiada:

* rzeczywistym kosztom prania odzieży na podstawie cen obowiązujących w okolicznych pralniach – w przypadku, gdy pracownik korzysta z pralni i składa pracodawcy oświadczenia o wysokości poniesionych kosztów;

* kwocie wskazanej na rachunku z pralni przedkładanego pracodawcy;

* skalkulowanym wydatkom za zużytą energię elektryczną, proszek do prania i wodę, które powinny uwzględniać również zmiany cen oraz zużyte sprzętu – w przypadku, gdy pracownik pierze odzież roboczą we własnym zakresie.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że z Zgodnie z art. 237^s Kodeksu pracy. Pracownikom przydzielane są nieodpłatnie odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony Indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Ze względu na brak zapewnienia przez pracodawcę możliwości prania odzieży roboczej, czynności te wykonywane są przez samych pracowników. Za czynność prania i konserwowania odzieży przez pracownika pracodawca wypłaca ekwiwalent w kwocie zł brutto za każdy miesiąc, w którym pracownik przepracował (pozostawał w stosunku pracy) chociaż jeden dzień, niezależnie od wymiaru i etatu zatrudnienia. Ekwiwalent pieniężny, stanowi rekompensatę poniesionych przez pracownika kosztów za brak zapewnienia przez pracodawcę możliwości prania odzieży roboczej. Przedsiębiorca wyraża stanowisko, iż ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikom, z tytułu rekompensaty poniesionych kosztów prania odzieży roboczej nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu a tym samym nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zakład takiego stanowiska nie podziela. Ustalony dla pracowników w równej kwocie (…) zł ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie odzwierciedla rzeczywistych kosztów prania odzieży poniesionych przez pracownika.

Uwzględniając opis stanu faktycznego oraz obowiązujące przepisy prawa. Zakład Ubezpieczeń Społecznych uznaje za nieprawidłowe stanowisko Przedsiębiorcy przedstawione we wniosku złożonym 15 lutego 2021 r. w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wypłacanego pracownikom ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej.

Interpretacja indywidualna ZUS z dn. 3 marca 2021, sygn. WPI/200000/43/118/2021