Urząd Ochrony Danych Osobowych, stwierdzając naruszenie przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych przez PNP SA z siedzibą w Warszawie, nałożył na nią administracyjną karę pieniężną w kwocie ponad 22 tys. złotych.

Powodem nałożenia kary pieniężnej jest brak współpracy z organem nadzorczym oraz niezapewnienie dostępu do wszelkich informacji niezbędnych do realizacji przez UODO zadań.

UODO w celu ustalenia stanu faktycznego sprawy zainicjowanej skargą, trzykrotnie zwrócił się do ukaranej Spółki z wezwaniem do ustosunkowania się do treści tej skargi oraz do złożenia wyjaśnień. Żadne ze skierowanych do Spółki wezwań – na adresy ujawnione w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego jako adresy lokalu jej siedziby – nie zostało przez Spółkę odebrane pomimo dwukrotnego ich awizowania. W związku z tym wysłane Spółce wezwania zostały uznane za doręczone.

W konsekwencji niepodejmowania przez Spółkę kierowanej do niej korespondencji, UODO nie uzyskało informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy. Stanu tego nie zmieniło również wszczęcie postępowania w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej. Pismo informujące o wszczęciu takiego postępowania również nie zostało przez Spółkę odebrane.

W decyzji podkreślone zostało, że odpowiedzialność za nieudzielenie UODO żądanych przez niego informacji spoczywa na Spółce. Nie zmienia tego okoliczność, że wezwania kierowane przez UODO do Spółki nie zostały ostatecznie przez nią odebrane. Przytaczając orzecznictwo sądów administracyjnych wskazano, że powinnością każdej jednostki organizacyjnej jest zapewnienie takiej organizacji odbioru pism, aby przebieg korespondencji odbywał się w sposób ciągły i niezakłócony oraz wyłącznie przez osoby uprawnione. Zaniedbania w tym zakresie obciążają tę właśnie jednostkę organizacyjną.

Obowiązek współpracy z organem nadzorczym jest identyczny dla administratora i podmiotu przetwarzającego. Współpraca ta, obejmuje konieczność przedstawienia organowi nadzorczemu – na jego żądanie – wszelkich posiadanych przez administratora lub podmiot przetwarzający informacji związanych z prowadzonym postępowaniem.

Należy stwierdzić, że Spółka nie odpowiadając na wezwania UODO, naruszyła obowiązek zapewnienia organowi nadzorczemu dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań – w tym przypadku do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy.

Zdaniem UODO, nałożona administracyjna kara pieniężna zdyscyplinuje Spółkę do prawidłowej współpracy z  organem nadzorczym zarówno w dalszym toku postępowania dotyczącego rozpatrzenia skargi, jak i w ewentualnych innych postępowaniach prowadzonych w przyszłości z udziałem Spółki przed Urząd.

UODO