„Zawarliśmy w zeszłym roku umowę na przygotowanie wniosku do dofinansowanie dla firmy przedsiębiorstwo X Sp. z o.o. „Ze względu na to, że harmonogram konkursów na rok 2021 nie został jeszcze ogłoszony, strony uzgadniają, że w/w projekt zostanie złożony w pierwszym konkursie którego zakończenie przypada w 2021 roku.” Konkurs został ogłoszony w styczniu 2021 i przystąpiliśmy do prac. Wykonaliśmy cały szereg zadań. W lutym współpraca spowolniła, druga strona przestała realizować swoje zadania i ostatecznie wniosku nie złożyliśmy (termin kwiecień 2021). Próbowaliśmy odzyskać koszty delegacji – byliśmy dwukrotnie w Gdańsku i koszty naszej pracy. Druga strona poprosiła o faktury i rachunki. Natomiast od kwietnia je „analizują”. W umowie jest zapis: „2. Strony zobowiązują się rozstrzygać wszelkie spory powstałe w związku z umową w sposób polubowny, w drodze negocjacji. W przypadku jeśli strony nie rozstrzygną sporu w terminie 30 dni od daty poinformowania jednej strony przez drugą o sporze i jego przyczynach, spór zostanie poddany rozstrzygnięciu właściwemu Sądowi Powszechnemu.” W związku z tym zapisem poinformowałem drugą stronę, że jesteśmy w sporze. Od tego czasu minął już ponad miesiąc i zwrotu nie dostaliśmy. W umowie mamy zapisy o karach umownych: „5. Broker zobowiązany jest zapłacić Klientowi karę umowną: – w przypadku negatywnej oceny formalnej wniosku o dofinansowanie ze względu na poprawność przygotowanej dokumentacji oraz w przypadku nie złożenia wniosku przez Klienta z powodu niewykonania przedmiotu umowy Broker zwróci Zamawiającemu 100% wynagrodzenia określonego w paragrafie 4 ust. 1 niniejszej umowy. b) Klient zobowiązany jest zapłacić Brokerowi karę umowną: – za odstąpienie od umowy z przyczyn, za które Klient ponosi odpowiedzialność w wysokości 100% wynagrodzenia brutto.” Czy w tej sytuacji można zastosować punkt b) powyższego zapisu? Jeśli tak, to co należy wystawić fakturę, notę księgową? Jakie kroki należy podjąć jeśli druga strona nie zapłaci? Dysponujemy oryginałem podpisanej przez strony umowy. Broker ma listę kilkunastu maili oraz wykaz kilku połączeń telefonicznych z dyrektorem i członkiem zarządu drugiej strony. Spowolnienie współpracy polegało na tym, że nie był realizowany harmonogram przygotowania wniosku, który ustaliliśmy podczas podpisywania umowy. M.in. druga strona miała zmienić zapisy w KRS (kody PKD), które pasowałyby do zakresu prac. Miał zostać powołany zespół techniczny do realizacji wniosku itp. Z tego powodu wniosek nie został złożony, czy nawet jego edycja nie została rozpoczęta.”

Po analizie dosyć rozległej treści pytania Czytelnika, a także treści zawartej między stronami umowy, Autor niniejszej odpowiedzi wyjaśnia co następuje.

Czytelnik pyta, czy znajdzie zastosowanie postanowienie § 6 ust. 5 pkt b umowy o świadczenie usług zawartej między stronami, a mianowicie postanowienie dotyczące kary umownej należnej Brokerowi od Klienta.

W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, iż …

(…) ani z treści pytania Czytelnika, ani z załączonych dokumentów nie wynika, aby doszło do oficjalnego odstąpienia od umowy. Ponadto w treści samej umowy brak umownego prawa do odstąpienia, o którym mowa w art. 395 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym można zastrzec, że jednej lub obu stronom przysługiwać będzie w ciągu oznaczonego terminu prawo odstąpienia od umowy. Prawo to wykonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie.

Wprawdzie w umowie znajduje się § 7 pt.:” Warunki wcześniejszego rozwiązania umowy”, jednakże dla Brokera nie przewidziano umownego prawa odstąpienia, jeśli Klient spóźnia się ze spełnieniem swojego świadczenia tak bardzo, że grozi to niewykonaniem umowy w całości. Jest tylko prawo Brokera do natychmiastowego zakończenia świadczenia usług w razie opóźnienia płatności ze strony Klienta bądź niewypłacalności/bankructwa drugiej strony, a o takiej sytuacji nie było mowy w przedmiotowym przypadku.

W § 6 ust. 3 zd. drugie umowy napisano, że Broker nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za działania bądź zaniechania działań przez Klienta jak również za skutki decyzji i działań podejmowanych przez Klienta w związku z realizacją zadań będących przedmiotem umowy.

Mamy jeszcze art. 491 § 1 K.c., zgodnie z którym jeżeli jedna ze stron dopuszcza się zwłoki w wykonaniu zobowiązania z umowy wzajemnej, druga strona może wyznaczyć jej odpowiedni dodatkowy termin do wykonania z zagrożeniem, iż w razie bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu będzie uprawniona do odstąpienia od umowy. Może również bądź bez wyznaczenia terminu dodatkowego, bądź też po jego bezskutecznym upływie żądać wykonania zobowiązania i naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki.

W ocenie Autora, w stanie faktycznym przedmiotowej sprawy aktualizują się bardziej uprawnienia Brokera do żądania naprawienia szkody na zasadach ogólnych, aniżeli warunki do domagania się zapłaty kary umownej.

Jeżeli Broker posiada faktury i rachunki, a dzięki temu jest w stanie wycenić koszty, które poniósł w związku z przygotowaniami do próby realizacji umowy, warto wystosować przedsądowe wezwanie do zapłaty, w którym zostanie określone żądane odszkodowanie. W razie bezskutecznego upływu terminu wskazanego w wezwaniu pozostaje jedynie droga postępowania cywilnego celem dochodzenia zwrotu poniesionych kosztów.

Sandra Grzywocz-Nowak – adwokat

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 23.04.1964 r. Kodeks cywilny – tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740.