„Pracownik zakończył pracę 15.10.2021 r., dnia 19.10. zostało wysłane świadectwo pracy listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. W związku z tym, że nie było zwrotu potwierdzenia odbioru, dnia 29.10 została zgłoszona reklamacja na pocztę polską. Na chwilę obecną w historii doręczenia przesyłki jest stan nadania listu dnia 19.10.2021 r. Czy w związku z zaginięciem przesyłki należy wystawić duplikat świadectwa pracy i wysłać ponownie, czy czekać na rozstrzygnięcie reklamacji? Czy w związku z taką sytuacją pracodawca ponosi odpowiedzialność za niedostarczenie świadectwa pracy w terminie?”

Na wstępie warto zaznaczyć, że formalnie nadanie przesyłki oznacza zawarcie umowy o świadczenie usług. W momencie przekazania przesyłki operatorowi (Poczcie Polskiej) pełną odpowiedzialność za dostarczenie przesyłki ponosi właśnie operator. Jeśli przesyłka nie dotrze do adresata oznacza to, że usługa pocztowa nie została zrealizowana. W związku z tym można żądać odszkodowania. W takiej sytuacji trzeba zareklamować taką usługę. I jak wynika to z treści pytania zostało wszczęte postępowanie reklamacyjne, na wyniki którego trzeba poczekać.

Niezależnie od powyższego, mając na uwadze przepisy prawa pracy stwierdzić należy, że pracodawca zobowiązany jest do …

(…) terminowego wydania świadectwa pracy swoim pracownikom. Niedopełnienie leżącego na jego barkach obowiązku może być fatalne w skutkach zarówno dla pracodawcy jak i pracownika. Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy – w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dn. 23.11.2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041) albo doręcza je w inny sposób.

W opisanym stanie faktycznym wynika, że pracodawca skorzystał z opcji przesłania byłemu pracownikowi świadectwa pracy za pośrednictwem operatora pocztowego, nadając w placówce pocztowej list polecony za potwierdzeniem odbioru. Jeśli pracodawca przekazuje świadectwo pracy przy udziale poczty, powinien nadać przesyłkę poleconą. Musi bowiem zadbać o dowód wysłania tego dokumentu. I tak też stało się w tym przypadku.

Oznacza to, że pracodawca nadając w placówce pocztowej świadectwo pracy i posiadając dowód nadania dopełnił bowiem wszelkich obowiązków, jakie nakładają na niego przepisy prawa pracy. Pracodawca uwolni się od odpowiedzialności, gdy dysponuje pocztowym dowodem nadania listu. Gdy przesyłka nie dochodzi do adresata, inicjatywa należy do niego – powinien skierować wniosek do pracodawcy o wydanie odpisu świadectwa pracy.

Ani Kodeks pracy ani inne akty wykonawcze nie regulują wprost obowiązku wydania pracownikowi duplikatu świadectwa pracy. Nie ma również określonych sankcji za niedopełnienie obowiązku ani terminu, w jakim należy duplikat przekazać pracownikowi. Rozporządzenie MRPiPS w sprawie świadectwa pracy w § 7 wskazuje, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracownikowi. Powyższy zapis wskazuje, że pracodawca ma obowiązek wydać odpis świadectwa. Jeśli jednak nie ustosunkuje się do wniosku pracownika i nie wyda mu duplikatu świadectwa pracy lub dokona tego ze znacznym opóźnieniem, może spotkać się z pociągnięciem do odpowiedzialności za poniesione przez pracownika straty powstałe z jego zaniedbania na podstawie zasad ogólnych Kodeksu cywilnego.

Reasumując, jeśli pracodawca ma możliwości skontaktowania się z pracownikiem np. telefonicznie lub mailowo w sprawie zaginięcia przesyłki listowej zawierającej świadectwo pracy, to uważam że nie będzie niewłaściwe poinformowanie go o zaistniałej sytuacji, a ów kontakt umożliwi jednocześnie uzyskanie odpowiedzi czy były pracownik che skorzystać z opcji wydania mu odpisu tego świadectwa pracy, w związku z opóźnianiem się otrzymania przez niego tego „właściwego” świadectwa pracy.

Paweł Nowak – prawnik

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy – tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320.
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy – Dz.U. z 2020 r. poz. 1862.