Dnia 11.10.2021 r. weszła w życie ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych, regulująca zasady tworzenia, organizowania i działania tych kas u pracodawców. Ponieważ KZP mogą działać również w szkołach i placówkach oświatowych, warto zwrócić uwagę na niektóre uregulowania nowej ustawy.

Członkostwo w kasie – nie tylko pracownicy

Zgodnie z …

(…) art. 7 ust. 1 cyt. ustawy osoby wykonujące pracę zarobkową u danego pracodawcy mogą utworzyć kasę zapomogowo-pożyczkową, jeżeli gotowość przynależności do niej zadeklaruje co najmniej 10 z tych osób.

W myśl art. 10 ust. 1 i 2 cyt. ustawy członkiem KZP może być osoba wykonująca pracę zarobkową u danego pracodawcy. Przejście na emeryturę lub rentę nie pozbawia tej osoby prawa członkostwa w KZP.

Użyte tu pojęcie „osoby wykonujące pracę zarobkową” należy rozumieć zgodnie z art. 1¹ pkt 1 ustawy z dn. 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (t. jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 263, ze zm.) – są to więc zarówno pracownicy, jak i osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, oraz mają takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy.

Przepisy te uwzględniają fakt, że od 01.01.2019 r. nowelizacja ustawy o związkach zawodowych dała prawo tworzenia i wstępowania do związków zawodowych wszystkim osobom wykonującym pracę zarobkową u danego pracodawcy, a nie tylko pracownikom.

Na podstawie nowej ustawy członkami KZP mogą być osoby wykonujące pracę zarobkową na podstawie umów cywilnoprawnych. Jest to rozwiązanie ważne także z punktu widzenia szkół niesamorządowych, w których pod pewnymi warunkami możliwe jest powierzenie nauczycielowi prowadzenia zajęć bezpośrednio z uczniami lub wychowankami na innej podstawie niż umowa o pracę (art. 10a KN).

Pomoc dla KZP – obowiązki dyrektora szkoły

Dyrektor szkoły, jako kierownik zakładu pracy, osoba reprezentująca szkołę – pracodawcę, ma wobec KZP pewne obowiązki, sformułowane w art. 6 ust. 1 cyt. ustawy. Zgodnie z nim pracodawca świadczy kasie pomoc w zakresie:

• udostępniania pomieszczeń biurowych;
• udostępniania odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie gotówki;
• transportu gotówki do banku i z banku, jeśli pracodawca prowadzi obrót gotówkowy;
• udzielania informacji umożliwiających dokonanie weryfikacji, czy określona osoba spełnia warunki, o których mowa w art. 7 ust. 1 oraz art. 35 ust. 4 pkt 1–3 ustawy (a zatem, czy jest ona osobą wykonującą pracę zarobkową i czy łączy ją z pracodawcą stosunek prawny, a także czy może zostać poręczycielem spłaty ewentualnego zadłużenia członka KZP);
• prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej;
• dokonywania na rzecz KZP potrąceń wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na listach płac, listach wypłat i zasiłków, a w przypadku braku możliwości dokonania takiego potrącenia – informuje o tym zarząd;
• niezwłocznego odprowadzania wpłat wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na rachunek płatniczy KZP;
• przekazywania przez zarząd członkom KZP informacji o stanie ich wkładów członkowskich i zadłużenia.

W uzasadnieniu do projektu ustawy podkreślono, że pomoc pracodawcy w prowadzeniu księgowości i obsługi kasowej może w szczególności polegać na wyznaczeniu osoby posiadającej odpowiednie kwalifikacje do realizacji tych czynności. Udzielanie KZP pomocy prawnej ma z kolei na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa prawnego kasy w jej bieżącej działalności (np. opiniowanie projektów umów lub uchwał, interpretacja obowiązujących przepisów, sporządzanie opinii prawnych).

Jeżeli chodzi o pomoc pracodawcy w zakresie dokonywania na rzecz KZP potrąceń wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na listach płac, listach wypłat i zasiłków – to w przypadkach, gdy pracodawca nie będzie miał możliwości dokonania takich potrąceń (np. w razie przekroczenia dopuszczalnych kwot potrąceń określonych w przepisach art. 87¹ lub art. 91 K.p.), powinien o tym poinformować zarząd KZP.

Jeżeli chodzi o obowiązek pracodawcy dotyczący niezwłocznego odprowadzania wpłat wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na rachunek płatniczy KZP – w porównaniu z dotychczasowymi przepisami sformułowanie „rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej” zastąpiono ogólnym pojęciem „rachunek płatniczy”. W myśl art. 2 pkt 25 ustawy z dn. 19.08.2011 r. o usługach płatniczych (t. jedn. Dz.U. z 2021 r. poz. 1907, ze zm.) rachunek płatniczy to rachunek prowadzony dla jednego lub większej liczby użytkowników służący do wykonywania transakcji płatniczych, przy czym przez rachunek płatniczy rozumie się także rachunek bankowy, jeżeli służy do wykonywania transakcji płatniczych.

Przetwarzanie danych osobowych

W działalności kasy dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z art. 43 ust. 8 cyt. ustawy pracodawca, u którego funkcjonuje KZP, przetwarza dane osobowe, o których mowa w art. 43 ust. 2 cyt. ustawy, w celu świadczenia KZP pomocy, o której mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4–8 cyt. ustawy (zob. powyższe wyliczenie).

Rola dyrektora szkoły w zakresie przetwarzania danych osobowych została więc ściśle określona i zawężona do wskazanych celów. Natomiast w art. 43 ust. 7 cyt. ustawy wprost wskazano, że administratorem danych osobowych jest KZP.

Umowa między szkołą a KZP

Zgodnie z art. 6 ust. 2 i 3 cyt. ustawy szczegółowe warunki świadczenia kasie pomocy przez pracodawcę określa umowa zawarta między pracodawcą a KZP. Umowa ta może określać zasady wykonywania czynności podejmowanych u pracodawcy przez członków KZP w związku z realizacją ich obowiązków w zarządzie i komisji rewizyjnej.

Jedna kasa dla kilku szkół?

Co do zasady – zgodnie z art. 7 ust. 3 cyt. ustawy – u jednego pracodawcy może działać jedna KZP. Siedzibą i adresem KZP są siedziba i adres pracodawcy, u którego została ona utworzona. W jednej szkole może zatem działać jedna kasa.

Jednocześnie art. 8 cyt. ustawy dopuszcza możliwość utworzenia międzyzakładowej KZP obejmującej zakresem swojego działania co najmniej dwóch pracodawców (a więc na przykład dwie szkoły lub więcej). Łączna liczba osób wykonujących pracę zarobkową, od której zależy utworzenie międzyzakładowej KZP, nie może być mniejsza niż 10. W takim wypadku siedzibą i adresem KZP są siedziba i adres pracodawcy, u którego odbywają się posiedzenia zarządu.

Pracodawcy, których zakresem swojego działania obejmuje międzyzakładowa KZP, zawierają umowę określającą szczegółowe warunki świadczonej kasie pomocy. Jeżeli umowa zawarta między pracodawcami nie stanowi inaczej:

• koszty działania międzyzakładowej KZP, wynikające ze świadczonej przez pracodawcę pomocy, ponoszą pracodawcy, u których ona działa, proporcjonalnie do liczby członków międzyzakładowej KZP u każdego z tych pracodawców (w kosztach tych partycypują więc wszystkie szkoły objęte działaniem międzyzakładowej KZP);
• liczba członków międzyzakładowej KZP jest ustalana w pierwszym roku działalności według stanu na dzień jej utworzenia, a w kolejnych latach działalności według stanu na 31 grudnia poprzedniego roku kalendarzowego.

W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawcy doprecyzowali kwestie związane z pokrywaniem przez nich kosztów działalności międzyzakładowej KZP na przykład w drodze porozumienia. Koszty te mogą obejmować w szczególności wydatki związane z udostępnianiem KZP pomieszczeń biurowych, odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie gotówki, transportu gotówki czy też prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej.

Kontrola nad KZP

Zgodnie z art. 5 ust. 1–4 cyt. ustawy kontrola nad KZP sprawowana jest według poniższych reguł:

1. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, o której mowa w art. 25¹ ustawy o związkach zawodowych, to ona sprawuje kontrolę nad KZP.
2. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, kontrolę nad KZP sprawują wspólnie te organizacje, tworząc wspólną reprezentację związkową, o której mowa w art. 30 ust. 4 ustawy o związkach zawodowych, oraz wyznaczając osobę, o której mowa w art. 5 ust. 6 cyt. ustawy o KZP; w przypadku nieutworzenia wspólnej reprezentacji związkowej kontrolę nad KZP sprawuje zakładowa organizacja związkowa zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową u pracodawcy, u którego działa ta organizacja.
3. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, kontrolę nad KZP sprawuje rada pracowników, o której mowa w ustawie z dn. 7.04.2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. poz. 550, z późn. zm.).
4. Jeżeli u pracodawcy nie działa rada pracowników, kontrolę nad KZP sprawuje reprezentacja osób wykonujących pracę zarobkową wyłoniona w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Podmiot sprawujący kontrolę nad KZP wyznacza jedną osobę, która ma prawo uczestnictwa w posiedzeniach walnego zebrania członków.

Co z dotychczasowymi kasami?

Przed wejściem w życie nowej ustawy podstawę prawną działania kas zapomogowo-pożyczkowych stanowiły przepisy art. 39 ustawy z dn. 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (t. jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 263, ze zm.) oraz rozp. RM z dn. 19.12.1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz.U. z 1992 r. Nr 100, poz. 502).

Zgodnie z przepisami przejściowymi, które znalazły się w nowej ustawie, kasy zapomogowo-pożyczkowe działające dotąd na podstawie art. 39 ustawy o związkach zawodowych z dniem wejścia w życie omawianej ustawy, czyli 11.10.2021 r., stają się KZP w rozumieniu tej ustawy, to samo dotyczy ich członków, a także wpisowego i dotychczasowych wkładów członkowskich. Natomiast członkowie organów dotychczasowej kasy zapomogowo-pożyczkowej pełnią swoje obowiązki do końca kadencji.

Zarząd KZP w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy musi złożyć wniosek do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, zgodnie z przepisami ustawy z dn. 29.06.1995 r. o statystyce publicznej (t. jedn. Dz.U. z 2021 r. poz. 955, ze zm.), o zmianę danych objętych wpisem do tego rejestru.

Należy pamiętać, że w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, czyli maksymalnie do 12.04.2023 r., KZP mają obowiązek dostosować swój statut do zmian wynikających z nowej ustawy.

Małgorzata Tabaszewska – specjalistka prawa oświatowego

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 11.08.2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych – Dz.U. z 2021 r. poz. 1666.