Co jeśli regulamin ZFŚS nie przewiduje powołania komisji socjalnej, a tylko udział przedstawicieli związku zawodowego w procesie oceny wniosków o przyznanie świadczeń z funduszu socjalnego? Związki zawodowe pisemnie wyznaczają swojego przedstawiciela do udziału w opiniowaniu wniosków. Czy regulamin ZFŚS jako źródło prawa pracy może być podstawą udostępnienia danych zawartych we wnioskach pracowników przedstawicielom związku zawodowego?

W myśl …

(…) art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1–lb, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Postanowienia regulaminu ZFŚS określają zatem, na jakich zasadach, komu i w jaki sposób (w tym: z udziałem jakich osób) przyznawane są świadczenia z ZFŚS.

Wiele podmiotów w postanowieniach regulaminu ZFŚS określa zadania i skład komisji socjalnych. W skład tych komisji często wchodzą również przedstawiciele związku zawodowego. W jednym z komentarzy wskazano, że w przypadku, kiedy u pracodawcy funkcjonuje komisja socjalna, to „w celu prawidłowej realizacji zadań nałożonych na komisję, powinna ona mieć w swoim składzie pracodawcę lub jego przedstawiciela, przedstawiciela pracowników i przedstawiciela związków zawodowych”. Prawidłowość wydawania środków z ZFŚS podlega bowiem kontroli związków zawodowych na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o ZFŚS. Zgodnie z tym przepisem związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot do ZFŚS środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ww. ustawy lub o przekazanie należnych środków na ten Fundusz.

W sytuacji opisanej w przedstawionym pytaniu, pracodawca nie przewidział w regulaminie ZFŚS powołania komisji socjalnej, ale przewidział inne, zgodne z przepisami prawa pracy rozwiązanie, czyli udział przedstawicieli związków zawodowych w opiniowaniu przyznawania indywidualnych świadczeń poszczególnym osobom. „Jeżeli regulamin ZFŚS przewiduje, że związki zawodowe pisemnie wyznaczają do tego zadania swojego przedstawiciela, wówczas taki przedstawiciel może i powinien mieć dostęp do danych osobowych zawartych we wnioskach o przyznanie świadczenia” – wyjaśnia UODO.

O regulaminie ZFŚS jako źródle prawa pracy i kwestiach, które mogą być w nim uregulowane, wypowiadał się Sąd Najwyższy w wyroku z dn. 06.12.2001 r., (sygn. akt: I PKN 355/00). Wskazał on, że: „Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest […] wewnątrzzakładowym aktem normatywnym, konkretyzującym zasady gospodarowania środkami funduszu, przeznaczania tych środków na różne rodzaje działalności socjalnej i przyznawania indywidualnych świadczeń socjalnych, w tym także o charakterze roszczeniowym”.

Przedstawiciel wyznaczony przez związek zawodowy będzie również uprawniony do opiniowania wniosku o przyznanie świadczenia, który został złożony przez emeryta. Jak wskazuje art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS, osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ww. ustawy, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS.

Małgorzata Tabaszewska – specjalistka prawa oświatowego

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – Dz.U. z 2021 r. poz. 746.