Czy opisany w stanie faktycznym system otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania oraz przechowywania jedynie w formie papierowej spełnia wymogi określone w § 6 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. odnośnie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) i § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, w związku z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 12 listopada 2013 r. sygn. akt I SA/Kr 1505/13 uprawomocnionym od dnia 26 marca 2015 r. (data wpływu uprawomocnionego wyroku – 9 lipca 2015 r.) oraz wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 26 marca 2015 r. sygn. akt I FSK 447/14, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 28 stycznia 2013 r. (data wpływu 31 stycznia 2013 r.), uzupełnionym pismem z 23 kwietnia 2013 r. (data wpływu 26 kwietnia 2013 r.) oraz pismem z 5 października 2015 r. (data wpływu 9 października 2015 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia:

1. czy opisane w stanie faktycznym faktury elektroniczne mogą być przechowywane tylko w formie papierowej czy też istnieje obowiązek zachowywania oryginalnych załączników maili w których te faktury otrzymano,
2. czy opisany w stanie faktycznym system otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania oraz przechowywania jedynie w formie papierowej spełnia wymogi określone w § 6 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. odnośnie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
3. czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego (zwłaszcza brak archiwizacji maili w których otrzymano faktury elektroniczne) będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur

– jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 31 stycznia 2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia:

1. czy opisane w stanie faktycznym faktury elektroniczne mogą być przechowywane tylko w formie papierowej czy też istnieje obowiązek zachowywania oryginalnych załączników maili w których te faktury otrzymano,
2. czy opisany w stanie faktycznym system otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania oraz przechowywania jedynie w formie papierowej spełnia wymogi określone w § 6 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. odnośnie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
3. czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego (zwłaszcza brak archiwizacji maili w których otrzymano faktury elektroniczne) będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur,

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 23 kwietnia 2013 r. (data wpływu 26 kwietnia 2013 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 12 kwietnia 2013 r. znak: IBPP2/443-80/13/ICz.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest spółką z branży IT specjalizującą się w doradztwie, projektowaniu oraz wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w komunikacji w sieci Internet. Na potrzeby świadczenia usług Spółka dokonuje zakupu towarów i usług, które dokumentowane są fakturami VAT. W związku ze zmianą od 1 stycznia 2013 r. przepisów związanych z fakturami elektronicznymi, gdzie zrezygnowano z wymogu uzyskania pisemnej zgody na wystawianie faktur drogą elektroniczną na rzecz „akceptacji” takiej formy przez nabywcę w dowolnej formie Wnioskodawca rozważa możliwość całkowitego przejścia na system otrzymywania faktur od dostawców w wersji elektronicznej. W związku z tym planuje wyrażać akceptację (w dowolnej formie) na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną i otrzymywać faktury jedynie drogą elektroniczną.

Docelowo cały system wyglądałby tak:

1. Wnioskodawca akceptuje otrzymywanie faktur drogą elektroniczną
2. Faktury są wysyłane na adres e-mail wnioskodawcy w postaci pliku PDF lub JPG
3. Wnioskodawca wprowadza system tzw. kontroli biznesowej, która będzie obejmować:
   1. sprawdzamy, od kogo pochodzi ten mail – kontrola autentyczności pochodzenia
   2. sprawdzamy czy zapewniona jest integralność faktury (PDF, JPG)
   3. sprawdzamy czy faktura dokumentuje rzeczywiste transakcje i czy nie jest fakturę „pustą”
   4. sprawdzanie faktury z umową /zamówieniem/ustaleniami
   5. dodatkową weryfikacją biznesową będzie sprawdzanie faktury z przelewem po zamknięciu miesiąca
4. Po zweryfikowaniu integralność i autentyczność poprzez kontrolę biznesową o której mowa w punkcie 3, faktura jest drukowana i przechowywana w formie papierowej
5. Faktury nie będą przechowywane w formie elektronicznej ani też nie będą archiwizowane maile za pomocą których Wnioskodawca otrzymał te faktury.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy opisane w stanie faktycznym faktury elektroniczne mogą być przechowywane tylko w formie papierowej czy też istnieje obowiązek zachowywania oryginalnych załączników maili lub też maili w których te faktury otrzymano?
2. Czy opisany w stanie faktycznym system otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania oraz przechowywania jedynie w formie papierowej spełniają wymogi określone w § 6.1.1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20-12-2012 odnośnie zapewnienia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?
3. Czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego (zwłaszcza brak archiwizacji maili w których otrzymano faktury elektroniczne) będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur?

Stanowisko Wnioskodawcy:

1. Faktury opisane w stanie faktycznym mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym formie papierowej. Nie istnieje obowiązek archiwizowania maili w których te faktury otrzymano ani też plików elektronicznych z fakturami.
2. Opisany w stanie faktycznym system otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowane i przechowywane jedynie w wersji papierowej zapewnia integralność i autentyczność ich pochodzenia a tym samym spełnione są warunki § 6.1.1 Rozporządzenia z dnia 20-12-2012 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Przechowywanie plików elektronicznych lub mail w których te faktury otrzymano nie jest wymagane przepisami prawa.
3. Faktury VAT otrzymane i przechowywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanych w stanie faktycznym procedur, stanowią podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Uzasadnienie:

Z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej wynika, że:

§ 6.1. Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Przede wszystkim należy zauważyć, że z literalnego brzmienia tego przepisu nie wynika, że faktury mają być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Wręcz przeciwnie – słowa „faktury są w dowolny sposób” sugerują duży zakres swobody w tym rozporządzenia nie zakazuje też przechowywania e-faktur w formie papierowej. Przepis ten nie nakłada wymogu aby faktury przesłane drogą elektroniczną były przechowywane w tej formie, w jakiej zostały wystane. Mogą być zatem wydrukowane i przechowywane w formie papierowej. Trzeba zaznaczyć, że z powołanego przepisu nie wynika wprost, czy taki sposób będzie faktur dotyczy sprzedawcy, czy nabywcy. Wydaje się jednak, że może dotyczyć dwóch stron transakcji, a to oznaczałoby, że nabywca ma prawo przechowywać fakturę przesłaną (otrzymaną) drogą elektroniczną w formie elektronicznej lub papierowej. Warto tu podkreślić, że Rozporządzenie z dnia 20 grudnia 2010 r. (rozporządzenie poprzedzające obecnie obowiązujące Rozporządzenie) odeszło od krytykowanej regulacji nieobowiązującego już rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r., zgodnie z którą faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Należy to interpretować w ten sposób, że intencją ustawodawcy była rezygnacja z wymogu przechowywania faktur w formie elektronicznej na rzecz dowolnej formy spełniającej warunki określone w § 6.

Głównym wymaganiem, jakie stawia prawodawca, jest zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności faktur. Trudno byłoby założyć, że wydrukowanie faktury otrzymanej maile w postaci pliku pdf, wpływa w jakikolwiek sposób na integralność jej treści i czytelność. Autentyczności pochodzenia zapewniona jest poprzez proces kontroli biznesowej. Także spełnienie kolejnych warunków w żaden sposób nie wyklucza przechowywania faktur wydrukowanych – bez problemu mogą być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie i dający organom państwa bezzwłoczny dostęp do faktur. Co więcej w przypadku wystawienia faktur w formie papierowej nie ma żadnego dowodu na to, iż faktura zaksięgowana przez nabywcę jest tą samą, którą otrzymać od wystawcy (nie ma żadnego dowodu, że konkretna faktura odbyła drogę pocztą od wystawy do nabywcy, gdyż obecnie nie ma wymogu podpisania faktury przez wystawcę) więc stawianie fakturom elektronicznym wymagań bardzie> rygorystycznych niż te, którym podlegała faktury papierowe jest absurdalne.

W świetle § 6 ww. Rozporządzenia powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument co do którego zapewniona Jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesycania faktur.

W ocenie Wnioskodawcy zaproponowany sposób wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych, jest zgodny z ww. przepisami rozporządzenia Ministra Finansów. Należy zauważyć, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez Wnioskodawcę. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Ww. rozporządzenie nie precyzuje, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. procedury weryfikacji).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania i udostępniania faktur drogą elektroniczną. Zatem zarówno przesyłanie jak i otrzymywanie faktur elektronicznych jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów. Zgodnie z § 4 ww. Rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zdaniem Wnioskodawcy stosowane procedury biznesowe jednoznacznie zapewniają autentyczność pochodzenia integralności treści. Nie ma przy tym znaczenia, że faktury docelowo są drukowane i przechowywane w wersji papierowej, a pliki elektroniczne z fakturami ani oryginały maili, w których otrzymano te faktury nie są przez Wnioskodawcę archiwizowane.

W konsekwencji faktury VAT otrzymane i przechowywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanych w stanie faktycznym procedur, stanowią podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Do podobnego wniosku doszedł Naczelny Sąd Administracyjny, jeszcze na gruncie poprzedniego stanu prawnego: „Prowspólnotowa wykładnia prowadzi z jednej strony do wniosku, że prawodawca krajowy uregulował kwestię wystawiania i przekazywania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności ich przechowywania w tej samej formie, tyle że nie uczynił tego wprost z drugiej zaś strony wskazuje, że skoro w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej wprowadzono wymóg ich kwalifikowanego uwierzytelnienia, to – a contrario – w przypadku faktur elektronicznych nieprzechowywanych w tej formie, wymóg taki nie istnieje, w przeciwnym razie byłby bowiem wprost wyrażony” (wyrok NSA z 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK1444/09). NSA w innym wyroku doszedł też do wniosku, że „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne (wyrok NSA z 3 listopada 2009, syng. akt I FSK 1169/08). Nie ulega wątpliwości, że również druga wariacja systemu „mieszanego” – wysłanie faktury w formie elektronicznej, a następnie jej wydruk i przechowywanie tylko w formie papierowej, również mieści się w granicach tej wykładni.

Warto też zaznaczyć, iż w cytowanym już wyroku NSA również przyjął liberalną wykładnię uregulowań dotyczących faktur VAT, zgodną zresztą z prawem unijnym: „Za rozstrzygnięciem wspieranym przez wykładnię prowspólnotową przemawiają względy racjonalności i sprawności funkcjonowania obrotu gospodarczego, a także postępu technologicznego oraz upowszechnienia się elektronicznych środków komunikacji oraz przesyłania danych. Naczelny Sąd Administracyjny podziela argumenty Strony, że posługiwanie się fakturami sporządzanymi i przekazywanymi w formie elektronicznej znacznie przyspiesza obrót gospodarczy oraz pozwala na pewne oszczędności. Posługiwanie się takimi fakturami, drukowanymi przez strony transakcji na papierze i w tej formie przechowywanymi, nie zmniejsza przy tym bezpieczeństwa obrotu prawnego w porównaniu z sytuacją, w której faktury od samego początku mają postać papierową i w takiej formie są przekazywane nabywcy”.

Dyrektor Izby w Katowicach, działający z upoważnienia Ministra Finansów, postanowieniem z 13 maja 2013 r. znak: IBPP2/443-80/13/ICz pozostawił wniosek Sp. z o.o. … z siedzibą w K. z dnia 28 stycznia 2013 r. (data wpływu 31 stycznia 2013 r.), uzupełniony pismem z dnia 23 kwietnia 2013 r. (data wpływu 26 kwietnia 2013 r.), bez rozpatrzenia.

Wnioskodawca nie zgadzając się z przyjętym rozstrzygnięciem złożył do Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, działającego w imieniu Ministra Finansów, zażalenie z 23 maja 2013 r. wnosząc o uchylenie ww. postanowienia z 13 maja 2013 r.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach postanowieniem z 15 lipca 2013 r. znak: IBPP1/4433-5/13/AS utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie z 13 maja 2013 r. znak: IBPP2/443-80/13/ICz.

Wnioskodawca w dniu 22 sierpnia 2013 r. złożył skargę na ww. postanowienie z 15 lipca 2013 r.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie wyrokiem z 12 listopada 2013 r. sygn. akt I SA/Kr 1505/13 uchylił zaskarżone postanowienie z 15 lipca 2013 r. znak: IBPP1/4433-5/13/AS oraz poprzedzające je postanowienie z 13 maja 2013 r. znak: IBPP2/443-80/13/ICz.

W uzasadnieniu wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, oceniając stanowiska stron zaprezentowane w sprawie, stwierdził, iż:

W postępowaniu w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, zgodnie z art. 14h Ordynacji podatkowej, ma zastosowanie art. 169 § 1-2 tej ustawy. Z powołanych przepisów wynika, że możliwe jest żądanie przez organ podatkowy, uzupełnienia braków formalnych pisma, jakim jest wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, także w zakresie elementów wskazanych w art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej tj. elementów stanu faktycznego. Należy jednak zastrzec, że organ podatkowy w trybie art. 169 § 1 ustawy nie może żądać od wnioskodawcy modyfikowania stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) przedstawionego we wniosku o wydanie interpretacji, ani przedstawionej we wniosku oceny prawnej stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). W tym trybie organ podatkowy może żądać jedynie uzupełnienia wniosku o takie elementy bez których nie jest możliwa ocena czy stanowisko przedstawione we wniosku i ocena prawna są prawidłowe czy też błędne.

Przechodząc na grunt rozpoznawanej sprawy Sąd zauważył, że ustawodawca nałożył na podatnika obowiązek przechowywania i przesyłania faktury w sposób zapewniający autentyczność jej pochodzenia i integralność treści.

Sąd zauważył, że Skarżąca spółka, w świetle obowiązujących regulacji prawnych, chciała uzyskać odpowiedź, czy zaproponowany sposób przechowywania i przesyłania faktur w formie elektronicznej zapewni autentyczność i integralność faktur a przedstawiając własne stanowisko w sprawie, stwierdziła, że w jej ocenie zaproponowany system kontroli biznesowych zapewni spełnienie wymaganych przez przepisy cech faktur.

Udzielając odpowiedzi na wezwanie organu podatkowego w piśmie z dnia 23 kwietnia 2013 r. wyraźnie wskazała, iż przedstawiony przez nią stan faktyczny odnoszący się do zdarzenia przyszłego jest kompletny zaś ocena czy opisane tam czynności wypełniają przesłanki zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralność treści faktury nie jest elementem stanu faktycznego, lecz elementem oceny prawnej, którą w treści wniosku interpretacyjnego spółka przedstawiła w ramach „stanowiska podatnika”.

W okolicznościach sprawy – zdaniem Sądu – argumentację tą należy w pełni podzielić.

W ocenie Sądu, podzielić należy pogląd spółki według, którego ocena czy opisane w stanie faktycznym czynności wypełniają przesłanki zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur nie powinna być w badanym przypadku elementem stanu faktycznego, lecz elementem oceny prawnej zaś informacje, uzupełnienia których żądał organ podatkowy pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania, miały być w istocie przedmiotem interpretacji indywidualnej.

Zdaniem Sądu w świetle przepisów normujących wydawanie interpretacji indywidualnych, możliwa była ocena stanowiska strony skarżącej dotyczącego zgodności z przepisami prawa podatkowego zaproponowanych rozwiązań.

Na ww. wyrok Dyrektor Izby w Katowicach, działający z upoważnienia Ministra Finansów, złożył skargę kasacyjną z 15 stycznia 2014 r.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 marca 2015 r. sygn. akt I FSK 447/14 oddalił skargę kasacyjną organu.

W uzasadnieniu wyroku wskazano, że ponieważ prawodawca użył w rozporządzeniu wykonawczym pojęć niedookreślonych w postaci „autentyczności” i „integralności” faktur przesyłanych drogą elektroniczną, podatnik był uprawniony do wystąpienia z wnioskiem o interpretacje tych określeń użytych w rozporządzeniu wykonawczym.

Nie ulega również wątpliwości, że stosownie do dyspozycji art. 14b ust. 3 O.p., we wniosku o interpretację podatnik przedstawił stan faktyczny, obrazujący planowany przez podatnika sposób przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych. Jednocześnie, jak zwrócił na to uwagę Sąd pierwszej instancji nie można na tym etapie postępowania wykluczyć, że organ wezwie wnioskodawcę o dodatkowe wyjaśnienia i informacje, w tym szczegółowe informacje dotyczące rozwiązań metodycznych i technicznych, które strona zamierza wykorzystać w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności jej treści.

Uwzględniając powyższe obowiązkiem organu podatkowego było udzielenie interpretacji indywidualnej. Wnioskodawca bowiem domagał się interpretacji przepisu prawa podatkowego w kontekście ściśle wskazanego stanu faktycznego. W istocie więc wnosił o zweryfikowanie przez Ministra Finansów, czy prawidłowo dokonał subsumcji tego stanu faktycznego pod wyżej wskazane normy rozporządzenia wykonawczego.

Nie budzi żadnych wątpliwości to, że w przypadku czynności podejmowanych przez organ podatkowy w toku ewentualnego postępowania podatkowego, obowiązkiem organu, wynikającym z art. 122 O.p. byłoby przeanalizowanie sposobu przesyłania i przechowywania przez podatnika faktur elektronicznych. Tenże organ musiałby wówczas przeanalizować, czy stosowane przez podatnika metody postępowania gwarantują określoną w rozporządzeniu autentyczność i integralność faktur. Zatem całkowicie sprzeczne z funkcją gwarancyjną i informacyjną indywidualnej interpretacji jest postępowanie Ministra Finansów, który odmówił wszczęcia postępowania w niniejszej sprawie. Skoro okoliczności mogą być przeanalizowane w toku postępowania podatkowego to tym bardziej mogą być przedmiotem indywidualnej interpretacji.

W myśl art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.) ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Uwzględniając stanowisko Sądu wyrażone w ww. wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 12 listopada 2013 r. sygn. akt I SA/Kr 1505/13 oraz w ww. wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 marca 2015 r. sygn. akt I FSK 447/14, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, pismem z 24 września 2015 r. znak: IBPP2/4512-688/15/ICz wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku z 28 stycznia 2013 r.

W piśmie z 5 października 2015 r. (data wpływu 9 października 2015 r.), będącym odpowiedzią na ww. wezwanie tut. organu z 24 września 2015 r. znak: IBPP2/4512-688/15/ICz Wnioskodawca doprecyzował opis sprawy w następujący sposób:

1. Otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury są zapisane w pliku, w sposób zapewniający możliwość odczytu na urządzeniu elektronicznym wszelkich danych na nich zamieszczonych. Dokumenty te są odczytywane i aprobowane przez osoby dokonujące takich aprobat, co potwierdza możliwość ich odczytania. Faktury mogą również być wydrukowane, w taki sposób, aby zapewniona była możliwość odczytania wszelkich danych w nich zawartych po wydrukowaniu, jak i po zeskanowaniu ponownym.
2. Faktury przesłane do Wnioskodawcy mogą być otrzymane przez różnych pracowników (nie ma w tym względzie ograniczeń). Natomiast kolejnym etapem jest wprowadzenie obrazu elektronicznego faktury do systemu księgowego EYE-SHARE, w którym następuje przetwarzanie faktur (odczyt danych z faktury, weryfikacja zgodności z dokumentami bazowymi np. zamówieniem lub umową, akceptacja treści przez wyznaczone osoby w ramach systemu, przekazanie danych do systemu księgowego, archiwizacja faktur). Zarówno wprowadzenie do systemu EYE-SHARE, jak i akceptacja faktury w ramach tego systemu może być dokonywana wyłącznie przez upoważnione osoby, podobnież jak dostęp do samego systemu jest możliwy wyłącznie przez osoby upoważnione przez Wnioskodawcę.
3. Faktury przechowywane są w systemie w formacie PDF firmy Adobe. Plik zostanie wygenerowany z uwzględnieniem ograniczenia uprawnień do edycji dokumentu jakie zapewnia ten format. PDF w formacie „tylko do odczytu” jako przyjęty dla opisywanego rozwiązania format zapisu ze swej istoty nie jest przeznaczony do edytowania, zaś popularne oprogramowanie biurowe, edytory tekstu nie dają możliwości edytowania plików zapisanych w formacie PDF. Z założenia prezentuje on treść dokumentu w postaci niezmienionej wobec postaci nadanej przez twórcę tego dokumentu. Nie ma zatem co do zasady możliwości ingerencji w treść otrzymanego dokumentu. Ewentualne podejmowane w tym celu próby stanowiłyby przestępstwo, równoznaczne z fałszerstwem faktury „papierowej”. Ponadto, po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku, a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.
4. Faktury otrzymywane mailem są drukowane bez zmiany treści i przechowywane w dokumentacji księgowej. System elektroniczny EYESHARE do zatwierdzania faktur, archiwizuje skany wszystkich faktur otrzymanych papierowo i elektronicznie. Autentyczność pochodzenia zapewniają czynności weryfikacji w ramach systemu zgodności treści faktury z dokumentami bazowymi np. zamówieniem lub umową, przez wyznaczone osoby u Wnioskodawcy. Sposób zapewnienia integralności oraz czytelności został opisany w pkt 1-3 powyżej, oraz w treści wniosku o interpretację.

W piśmie tym Wnioskodawca uzupełnił też swoje stanowisko następująco:

Ad. 1 Stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do stanu faktycznego:

Zdaniem Wnioskodawcy system spełnia przesłankę ustawową „czytelności” faktur, co jednakże stanowi przedmiot oceny przez Organ wydający interpretację i jest elementem oceny prawnej.

Ad. 3 Stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do stanu faktycznego:

Zdaniem Wnioskodawcy system opisany powyżej spełnia przesłankę ustawową „integralności” treści faktury, co jednakże stanowi przedmiot oceny przez Organ wydający interpretację i jest elementem oceny prawnej.

Ad. 4 Stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do stanu faktycznego:

Biorąc pod uwagę regulacje ustawy o podatku od towarów i usług oraz regulacje art. 233 ust. 1 dyrektywy 2006/112/WE Wnioskodawca uważa, że otrzymywanie faktur VAT w formie elektronicznej spełnia wymogi określone we wzmiankowanych przepisach, dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności faktur, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co jednakże stanowi przedmiot oceny przez Organ wydający interpretację i jest elementem oceny prawnej.

Przede wszystkim art. 233 ust. 1 dyrektywy 2006/112/WE zrównuje fakturę przesłaną w formacie PDF z fakturą papierową. Format pliku PDF jest formatem „zwykłym”, który nie może być edytowany, a tym samym nie można zmodyfikować jego treści w sposób przypadkowy, a jedynie wykazując wolę zmiany np. przy użyciu dostępnych na rynku programów komputerowych służących do edycji plików PDF. Oznacza to, że ewentualna ingerencja w plik w formacie PDF jest możliwa w taki sam sposób jak ewentualna ingerencja w fakturę papierową, to znaczy poprzez ewentualne celowe działania zmierzające do przerobienia dokumentu, co może nosić znamiona czynu zabronionego. Warto w tym miejscu przytoczyć fragment uzasadnienia wniosku o interpretację podatkową, innego podatnika w podobnej sprawie.

„(…) wnioskodawca może przyjąć rozwiązanie dające ten sam stopień pewności, co do autentyczności i integralności treść jak dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą. Nie można zatem stawiać innych warunków zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści dla faktur elektronicznych i papierowych. Zdaniem ekspertów od faktury papierowej nie jest wymagane takie jej zabezpieczenie, które ma uniemożliwić dokonanie jakiegokolwiek przestępstwa przeciwko dokumentom. Z racji tego, że dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą nie jest wymagane uniemożliwienie sfałszowania danych na fakturze, nie można tego wymagać od faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Zgodnie z wnioskami płynącymi z ekspertyzy, faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną, w takim samym stopniu jak faktury papierowe, przesyłane klasyczną pocztą, uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura w szczególności danych dotyczących podatku VAT i autentyczności pochodzenia wynika to z faktu, że obecnie dostępne oprogramowanie, w takim samym stopniu umożliwia, niezgodne z prawem, wytworzenie zawierającej zmienione istotne dane faktury czy to w postaci papierowej czy w postaci elektronicznej.” (Interpretacja indywidualna z dnia 12.05.2011, sygn. IPPP3/443-468/11-2/JF, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie). Powyższe stanowisko podatnika dotyczące przechowywania i przesyłania faktur w formacie PDF zostało przez organ uznane za w pełni prawidłowe.

Podsumowując należy stwierdzić, że mimo tego, że narzędzia współczesnej techniki informatycznej oferują możliwości ingerowania w treść i autentyczność pochodzenia faktury, to jednak możliwa jest podobna ingerencja w treść i autentyczność faktury papierowej. Tym samym posługując się kryterium możliwości podrobienia dokumentu nie można przesądzać o niedopuszczalności stosowania formatu PDF do zabezpieczania integralności treści i autentyczności pochodzenia faktury elektronicznej.

Mając na uwadze ocenę prawną wyrażoną przez WSA w Krakowie w wyroku z 12 listopada 2013 r. sygn. akt I SA/Kr 1505/13 oraz w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 marca 2015 r. sygn. akt I FSK 447/14, jak również stan prawny mający w sprawie zastosowanie, stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na wstępie Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach zauważa, że w części E. 1 poz. 50 wniosku z 28 stycznia 2013 r. o wydanie interpretacji indywidualnej Wnioskodawca oznaczył sprawę będącą jego przedmiotem jako zdarzenie przyszłe. Stąd też niniejszą interpretację wydano w stanie prawnym obowiązującym w dniu wydania postanowienia z 13 maja 2013 r. znak: IBPP2/4512/80/13/ICz uchylonego wyrokiem WSA w Krakowie z 12 listopada 2013 r. sygn. akt I SA/Kr 1505/13, tj. w dniu 13 maja 2013 r.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) – zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT – podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Art. 106 ust. 8 ustawy stanowi, że minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy o VAT minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1. konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2. potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3. konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4. stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r., poz. 1528).

W myśl § 2 tego rozporządzenia ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1. autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktur.

Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy (§ 3 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z treścią § 4 ust. 1 tego rozporządzenia – faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis § 4 ust. 2 cyt. rozporządzenia stanowi, że sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Na mocy § 4 ust. 3 tego rozporządzenia – autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W myśl § 4 ust. 4 ww. rozporządzenia – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Z § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia wynika, że faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Z opisu sprawy wynika, że w związku ze zmianą od 1 stycznia 2013 r. przepisów związanych z fakturami elektronicznymi, Wnioskodawca planuje wyrażać akceptację (w dowolnej formie) na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną i otrzymywać faktury jedynie drogą elektroniczną. Po zweryfikowaniu integralności i autentyczności poprzez kontrolę biznesową o której mowa w punkcie 3, faktura jest drukowana i przechowywana w formie papierowej. Faktury nie będą przechowywane w formie elektronicznej ani też nie będą archiwizowane maile za pomocą których Wnioskodawca otrzymał te faktury.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur przesłanych wcześniej pocztą elektroniczną.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, w zakresie pytania oznaczonego nr 1, zgodnie z którym faktury opisane we wniosku mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym formie papierowej oraz że nie istnieje obowiązek archiwizowania maili w których te faktury otrzymano ani też plików elektronicznych z fakturami jest prawidłowe.

Odnosząc się do stanowiska Wnioskodawcy, w zakresie pytania nr 2, należy zauważyć, że wskazane przepisy powołanego rozporządzenia określają sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Na ich podstawie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej – bezpiecznego podpisu elektronicznego i systemu elektronicznego wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia wprowadzają bowiem możliwość zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które w sposób wiarygodny ustalą ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zaznaczyć należy, że już na etapie wystawiania i przesyłania faktur muszą zostać spełnione powyższe warunki, aby faktury można było uznać za faktury przesyłane w formie elektronicznej.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Zatem w świetle przepisów obowiązujących w 2013 r., dopuszczalne jest doręczenie faktury z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w przepisach.

Z opisu sprawy wynika, że docelowo cały system wyglądałby w sposób następujący:

1. Wnioskodawca akceptuje otrzymywanie faktur drogą elektroniczną
2. Faktury są wysyłane na adres e-mail wnioskodawcy w postaci pliku PDF lub JPG
3. Wnioskodawca wprowadza system tzw. kontroli biznesowej, która będzie obejmować:
   1. sprawdzamy, od kogo pochodzi ten mail – kontrola autentyczności pochodzenia
   2. sprawdzamy czy zapewniona jest integralność faktury (PDF, JPG)
   3. sprawdzamy czy faktura dokumentuje rzeczywiste transakcje i czy nie jest fakturę „pustą”
   4. sprawdzanie faktury z umową /zamówieniem/ustaleniami
   5. dodatkową weryfikacją biznesową będzie sprawdzanie faktury z przelewem po zamknięciu miesiąca
4. Po zweryfikowaniu integralność i autentyczność poprzez kontrolę biznesową o której mowa w punkcie 3, faktura jest drukowana i przechowywana w formie papierowej
5. Faktury nie będą przechowywane w formie elektronicznej ani też nie będą archiwizowane maile za pomocą których Wnioskodawca otrzymał te faktury.

Otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury są zapisane w pliku, w sposób zapewniający możliwość odczytu na urządzeniu elektronicznym wszelkich danych na nich zamieszczonych. Dokumenty te są odczytywane i aprobowane przez osoby dokonujące takich aprobat, co potwierdza możliwość ich odczytania. Faktury mogą również być wydrukowane, w taki sposób, aby zapewniona była możliwość odczytania wszelkich danych w nich zawartych po wydrukowaniu, jak i po zeskanowaniu ponownym.

Faktury przesłane do Wnioskodawcy mogą być otrzymane przez różnych pracowników (nie ma w tym względzie ograniczeń). Natomiast kolejnym etapem jest wprowadzenie obrazu elektronicznego faktury do systemu księgowego EYE-SHARE, w którym następuje przetwarzanie faktur (odczyt danych z faktury, weryfikacja zgodności z dokumentami bazowymi np. zamówieniem lub umową, akceptacja treści przez wyznaczone osoby w ramach systemu, przekazanie danych do systemu księgowego, archiwizacja faktur). Zarówno wprowadzenie do systemu EYE-SHARE, jak i akceptacja faktury w ramach tego systemu może być dokonywana wyłącznie przez upoważnione osoby, podobnież jak dostęp do samego systemu jest możliwy wyłącznie przez osoby upoważnione przez Wnioskodawcę.

Faktury przechowywane są w systemie w formacie PDF firmy Adobe. Plik zostanie wygenerowany z uwzględnieniem ograniczenia uprawnień do edycji dokumentu jakie zapewnia ten format. PDF w formacie „tylko do odczytu” jako przyjęty dla opisywanego rozwiązania format zapisu ze swej istoty nie jest przeznaczony do edytowania, zaś popularne oprogramowanie biurowe, edytory tekstu nie dają możliwości edytowania plików zapisanych w formacie PDF. Z założenia prezentuje on treść dokumentu w postaci niezmienionej wobec postaci nadanej przez twórcę tego dokumentu. Nie ma zatem co do zasady możliwości ingerencji w treść otrzymanego dokumentu. Ewentualne podejmowane w tym celu próby stanowiłyby przestępstwo, równoznaczne z fałszerstwem faktury „papierowej”. Ponadto, po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku, a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.

Faktury otrzymywane mailem są drukowane bez zmiany treści i przechowywane w dokumentacji księgowej. System elektroniczny EYESHARE do zatwierdzania faktur, archiwizuje skany wszystkich faktur otrzymanych papierowo i elektronicznie. Autentyczność pochodzenia zapewniają czynności weryfikacji w ramach systemu zgodności treści faktury z dokumentami bazowymi np. zamówieniem lub umową, przez wyznaczone osoby u Wnioskodawcy. Sposób zapewnienia integralności oraz czytelności został opisany w pkt 1-3 powyżej, oraz w treści wniosku o interpretację.

W odniesieniu do powyższego wskazać należy, że obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z uwagi na fakt, że Wnioskodawca wprowadza system tzw. kontroli biznesowej, który będzie obejmować sprawdzenie od kogo pochodzi mail, będzie prowadzona kontrola autentyczności pochodzenia, kontrola ta będzie obejmować sprawdzenie integralności faktury, sprawdzenie czy faktura dokumentuje rzeczywiste transakcje i czy nie jest fakturę „pustą”, sprawdzanie faktury z umową /zamówieniem/ustaleniami, sprawdzenie faktury z przelewem po zamknięciu miesiąca, a ponadto wprowadzenie obrazu elektronicznego do systemu księgowego EYE-SHARE oraz akceptacja faktury w ramach systemu może być dokonywana wyłącznie przez upoważnioną osobę, jak również dostęp do samego systemu jest możliwy wyłącznie przez osoby upoważnione przez Wnioskodawcę, należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur otrzymanych w formie obrazów elektronicznych – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, który dąży do zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także do zapewnienia pozostałych warunków określonych przepisami prawa, spełnione są warunki określone w § 6 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, w zakresie pytania oznaczonego nr 2, zgodnie z którym, opisany system otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowane i przechowywane jedynie w wersji papierowej zapewnia integralność i autentyczność ich pochodzenia a tym samym spełnione są warunki § 6.1.1 Rozporządzenia z dnia 20 grudnia 2012 r. oraz przechowywanie plików elektronicznych lub mail, w których te faktury otrzymano nie jest wymagane przepisami prawa, jest prawidłowe.

Dokonując oceny stanowiska Wnioskodawcy, w zakresie pytania oznaczonego nr 3, należy mieć na uwadze niżej wskazane przepisy:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Z powyższej cytowanych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że z uwagi na fakt, że w przedmiotowej sprawie tut. organ dokonał oceny stanowiska Wnioskodawcy odnośnie pytania nr 1 i 2 i przyjął, że faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę od kontrahenta w formacie PDF a następnie drukowane i przechowywane w formie papierowej spełniają wymogi określone ww. rozporządzeniem z dnia 20 grudnia 2012 r., zatem należy uznać, że stanowią one dokumenty, które będą dawały Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem, że towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Wobec tego stanowisko Wnioskodawcy w kwestii objętej pytaniem nr 3, zgodnie z którym faktury VAT otrzymane i przechowywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanych w stanie faktycznym procedur, stanowią podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, jest prawidłowe.

Reasumując stanowisko Wnioskodawcy w zakresie trzech pytań jest prawidłowe.

Zmiana któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiana stanu prawnego powoduje, że niniejsza interpretacja traci swoją ważność, a Wnioskodawca nie może korzystać z ochrony wynikającej z tej interpretacji.

Interpretacja indywidualna z 23 października 2015 r., sygn. IBPP2/4512-688/15/ICz – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach