Czy Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów (faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki) jedynie w formie elektronicznej? W szczególności, czy Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy – przedstawione we wniosku z 26 października 2015 r. (data wpływu 2 listopada 2015 r.) uzupełnionym pismem z 18 grudnia 2015 r. (data wpływu 28 grudnia 2015 r.) na wezwanie Organu z 14 grudnia 2015 r. znak sprawy IPPP2/4512-1052/15-2/AO o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 listopada 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Niniejszy wniosek uzupełniony został pismem z 18 grudnia 2015 r. (data wpływu 28 grudnia 2015 r.) na wezwanie Organu z 14 grudnia 2015 r. znak sprawy IPPP2/4512-1052/15-2/AO.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest dystrybutorem szerokiej gamy produktów zdrowej żywności dla dzieci, której główną grupę produktową stanowią dania warzywne, zupki, desery owocowe i mleczne, mleko, kaszki mleczne, ciastka, batony, herbatki, napoje, soki i nektary. Ponadto, Wnioskodawca zajmuje się także dystrybucją produktów dla kobiet karmiących i kobiet w ciąży, oraz kosmetyków dla dzieci.

Spółka, w związku z prowadzoną działalnością, otrzymuje od kontrahentów znaczną ilość faktur.

Część tych faktur jest do Spółki przesyłana w formie papierowej, część zaś elektronicznie.

Spółka planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej.

Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki (dalej: Dokumenty).

W nowym systemie, faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej.

Planowanym jest, iż Dokumenty w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF (lub jpg, tiff). Dzięki temu nie będzie możliwa zmiana danych zawartych w Dokumentach. Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od innych Dokumentów i będzie pozwalała na ich identyfikację i szybkie odszukanie w systemie. Skany Dokumentów będą przechowywane w systemie informatycznym Wnioskodawcy, na serwerze znajdującym się w Niemczech. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu. Dokumenty będą podzielone na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć.

Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do odpowiednich plików w systemie informatycznym, Dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zaznacza, iż również ta część Dokumentów która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF, na specjalnie przygotowane do tego konto mailowe) również będzie archiwizowana w nowym systemie, jedynie w formie elektronicznej.

Poza archiwizowaniem Dokumentów w systemie, dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, Dokumenty będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne (przykładowo płyty CD, DVD).

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy Dokumentów, w sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2. łatwe ich odszukanie,
3. bezzwłoczny dostęp do Dokumentów przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej, na ich żądanie.

Ponadto w piśmie uzupełniającym złożony wniosek Wnioskodawca wskazał, że:

• Dokumenty, o których mowa we wniosku będą przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;
• Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przedstawionym przypadku, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej? W szczególności, czy Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej?

Stanowisko Wnioskodawcy,

W ocenie Spółki, w przedstawionym przypadku, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. W szczególności, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej.

Stosownie do art. 112 ustawy VAT – podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy VAT, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (ust. 2 art. 112a).

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy VAT, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy VAT).

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy VAT).

Na tle powyższych przepisów wskazuje się powszechnie, iż pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą (tak m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2 kwietnia 2014 r., nr IPPP1/443-274/14-2/EK). Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Wskazuje się również, iż obowiązujące obecnie regulacje w zakresie przechowywania faktur dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Dodatkowo, nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści (tak m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 19 września 2014 r., nr IPPP1/443-770/14-2/JL).

Uwzględniając powyższe, w ocenie Wnioskodawcy należy uznać, iż obowiązujące obecnie regulacje nie wprowadzają żadnego ograniczenia w myśl którego faktury, w tym również faktury w formie papierowej, nie mogłyby korzystać z elektronicznej formy przechowania. Faktura w formie papierowej jest fakturą, o której mowa w art. 2 pkt 31 ustawy VAT i może być przechowywana zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Warunkiem jest jednak, aby podatnik dopilnował spełnienia przesłanek wskazanych w przepisach, tj. podatnik powinien przechowywać faktury:

• w podziale na okresy rozliczeniowe,
• w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• w sposób zapewniający bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów (oraz w przypadku faktur elektronicznych, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych) odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Odnosząc powyższe do przedmiotowej sprawy, w ocenie Spółki będzie ona uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. W szczególności, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej. Jak bowiem wskazywano, obecnie nie ma przeszkód, aby faktury otrzymane w formie papierowej były przechowywane elektronicznie. Planowane przez Spółkę rozwiązanie polegające na elektronicznym archiwizowaniu Dokumentów, w tym również Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, nie jest zatem niezgodne z obowiązującymi przepisami. W szczególności, zdaniem Spółki – po spełnieniu wymogów wskazanych w ustawie VAT – będzie ona uprawniona do archiwizowania wyłącznie w formie elektronicznej otrzymywanych w formie papierowej Dokumentów. Po stronie Spółki nie zaistnieje konieczność przechowywania Dokumentów w formie papierowej – za wystarczające należy uznać skanowanie papierowych Dokumentów i ich elektroniczną archiwizację.

W tym miejscu Wnioskodawca wskazuje, iż pogląd, zgodnie z którym faktury w formie papierowej mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, jest powszechnie akceptowany przez organy podatkowe. Dla przykładu można wskazać na interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 maja 2014 r., nr ILPP4/443-66/14-2/BA, gdzie stwierdzono: „Na tle powyższych informacji potwierdzić należy pogląd Wnioskodawcy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, będzie on uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy.”

Tożsame stanowisko zaprezentowano również m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 października 2014 r., nr ILPP4/443-379/14-2/BA: „Jak poinformowała Spółka, elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów byłyby przechowywane w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktur),
• integralność tekstu (uniemożliwienie zmiany danych zawartych w dokumentach),
• czytelność dokumentów (brak trudności z odczytaniem treści faktury),
• łatwe ich odszukanie,
• bezzwłoczny dostęp organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na tle powyższych informacji potwierdzić należy pogląd Spółki, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, będzie ona uprawniona do ich przechowywania jedynie w sposób elektroniczny. Ponadto brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur, faktur korygujących, not korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany) – w zależności od preferencji Wnioskodawcy w tym zakresie.”

Uwzględniając powyższe, w ocenie Spółki, w przedstawionym przypadku, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. W szczególności, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W tym miejscu należy wskazać, że według art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Jak stanowi art. 106j ust. 1 ww. ustawy w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Według art. 106l ust. 1 pkt 1 ww. ustawy w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:

1. na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura- ust. 3 ww. artykułu.

Na mocy art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca jest dystrybutorem szerokiej gamy produktów zdrowej żywności dla dzieci i zajmuje się dystrybucją produktów dla kobiet karmiących i kobiet w ciąży oraz kosmetyków dla dzieci. Spółka, w związku z prowadzoną działalnością, otrzymuje od kontrahentów znaczną ilość faktur. Część tych faktur jest do Spółki przesyłana w formie papierowej, część zaś elektronicznie. Spółka planuje wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki.

W nowym systemie, faktury otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej. Planowane jest, że Dokumenty w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF (lub jpg, tiff), dzięki temu nie będzie możliwa zmiana danych zawartych w Dokumentach. Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od innych Dokumentów i będzie pozwalała na ich identyfikację i szybkie odszukanie w systemie. Skany Dokumentów będą przechowywane w systemie informatycznym Wnioskodawcy, na serwerze znajdującym się w Niemczech. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą, w odpowiednich folderach pozwalających na szybkie odszukanie danego dokumentu. Dokumenty będą podzielone na okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyć. Po zeskanowaniu Dokumentów i wprowadzeniu ich do odpowiednich plików w systemie informatycznym, Dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej. Dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej (w postaci skanów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zaznacza, że również ta część Dokumentów która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF, na specjalnie przygotowane do tego konto mailowe) również będzie archiwizowana w nowym systemie, jedynie w formie elektronicznej. Poza archiwizowaniem Dokumentów w systemie, dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, Dokumenty będą okresowo zgrywane na nośniki zewnętrzne (przykładowo płyty CD, DVD).

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy Dokumentów, w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do Dokumentów przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej, na ich żądanie. Ponadto Dokumenty, o których mowa we wniosku będą przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur, a Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji otrzymanych faktur zakupowych należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Ponadto w art. 112a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług został przewidziany dodatkowy warunek dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Dotyczy on umożliwienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych dostępu on-line do tych faktur.

W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie otrzymanych faktur w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112a ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami. We wniosku wskazano, że Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy Dokumentów, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz bezzwłoczny dostęp do Dokumentów przez organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej, na ich żądanie. Ponadto Dokumenty będą podzielone na okresy rozliczeniowe, co pozwala na ich identyfikację i łatwe ich odszukanie. Dodatkowo, w związku z przechowywaniem w formie elektronicznej Dokumentów poza terytorium kraju, Dokumenty te będą przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on#8209;line do tych faktur. Ponadto Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W konsekwencji, sposób przechowywania Dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji.

Tak więc, wobec przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że w analizowanym przypadku Wnioskodawca będzie uprawniony do archiwizacji Dokumentów jedynie w formie elektronicznej, w szczególności, Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) Dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania Dokumentów w formie papierowej.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Interpretacja indywidualna z 8 stycznia 2016 r., sygn. IPPP2/4512-1052/15-4/AO – Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie