W 2001 r. Wnioskodawca podpisał umowę z firmą partnerską na świadczenie usług remontowych, porządkowych i konserwacyjnych. W tym roku firma ta obchodzi swój jubileusz. Z tej okazji Wnioskodawca chce podziękować za współpracę i zamierza, za pośrednictwem biura turystycznego, dla niektórych pracowników firmy partnerskiej kilkudniowy wyjazd zagraniczny oraz sfinansować go z własnych środków. Czy fakturę za ww. imprezę turystyczną Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 7 sierpnia 2015 r. (data wpływu 10 sierpnia 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 26 października 2015 r. (data wpływu 30 października 2015 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków za imprezę turystyczną – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10 sierpnia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków za imprezę turystyczną.

Wniosek ten nie spełniał wymogów, o których mowa w art. 14b § 1 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.), w związku z czym pismem z dnia 23 października 2015 r., Nr …., na podstawie art. 169 § 1 i 2 w zw. z art. 14h wymienionej ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie do uzupełnienia ww. wniosku wysłano w dniu 23 października 2015 r. (data doręczenia 26 października 2015 r.). Wnioskodawca uzupełnił ww. wniosek pismem z dnia 26 października 2015 r. (data wpływu 30 października 2015 r.), nadanym za pośrednictwem Poczty Polskiej w dniu 28 października 2015 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca działalność gospodarczą prowadzi od 1993 r. Na początku polegała ona na świadczeniu usług remontowych na rzecz osób fizycznych. Próby wejścia na rynek podmiotów gospodarczych były niemożliwe aż do 2001 r., kiedy to udało się Wnioskodawcy nawiązać współpracę i podpisać umowy na usługi remontowe, porządkowe i konserwacyjne z Firmą świadczącą usługi na rzecz mieszkańców. Czasem Wnioskodawca przystępuje do przetargów na roboty budowlane, gdzie w miarę posiadanych wolnych mocy przerobowych Wnioskodawca rozszerza front robót. Wnioskodawca świadczy usługi najwyższej jakości, bo Firma, z którą współpracuje uczestniczy w Międzynarodowym Systemie Zarządzania Jakością (ISO) i stawia wymagania z najwyższej półki. W spełnieniu oczekiwań Systemu bardzo ważny jest czynnik ludzki po obu stronach trwania wieloletnich umów, w których uczestniczą pracownicy. Współpraca dotyczy również pracy społecznej na rzecz dzieci, czy ludzi starszych zamieszkujących osiedle. Pracownicy partnerskiej Firmy dostrzegają zaangażowanie Wnioskodawcy wykraczające poza realizację umów i składają podziękowania i listy gratulacyjne.

Powyższa współpraca trwa nieprzerwanie i właśnie w tym roku Firma partnerska obchodzi jubileusz. Z tej okazji Wnioskodawca chce podziękować niektórym pracownikom finansując im kilkudniowy wyjazd zagraniczny, organizowany przez Biuro Turystyczne, traktując to jako koszty reprezentacyjne (uzyskania przychodu) w swojej działalności gospodarczej.

Dotychczas Wnioskodawca nigdy nie stosował żadnych tego typu gratyfikacji, bo z innymi kontrahentami realizuje umowy roczne na wykonanie określonej usługi.

Wnioskodawca zna rynek w swojej branży i wie, że każda nowa umowa to realna, obiektywna, czasem wizerunkowa ocena dotychczas wykonywanych usług przez osoby z Nim współpracujące. Nikt nie daje Wnioskodawcy gwarancji na podpisanie kolejnych wieloletnich umów, dotychczasowe kończą się w 2020 r. Na rynku usług obecnie konkuruje się jakością, którą spełniają pracownicy zatrudnieni w Firmie Wnioskodawcy na umowy o pracę. Niepodpisanie umów na kolejne lata będzie skutkowało grupowymi zwolnieniami i odprawami, co wygeneruje koszty, zamiast przychodu.

Reasumując, Wnioskodawca uważa, że sfinansowanie kilkudniowego wypoczynku to podziękowanie za współpracę i kształtowanie wizerunku firmy Wnioskodawcy, co mieści się w kosztach reprezentacyjnych.

W piśmie z dnia 26 października 2015 r., stanowiącym uzupełnienie wniosku, Wnioskodawca wskazał, że jest osobą fizyczną, działalność gospodarczą rozlicza na podstawie ksiąg rachunkowych, płaci podatek liniowy. Usługi świadczy na rzecz Firmy partnerskiej i innych podmiotów.

Poinformował, że podziękowania z okazji jubileuszu będą skierowane do pracowników Firmy partnerskiej poprzez organizację wyjazdu zagranicznego dla ww. pracowników. Zamawiającym wyjazd będzie Wnioskodawca. Faktura za ww. imprezę będzie wystawiona na Wnioskodawcę. Wyjazd zostanie sfinansowany ze środków własnych Wnioskodawcy. Celem poniesienia kosztów kilkudniowego wypoczynku będzie podziękowanie za współpracę, w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku firmy, mając na uwadze dalszą współpracę w oparciu o kolejne podpisane umowy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie, ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku:

Czy w świetle przedstawionych okoliczności, fakturę za imprezę turystyczną Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawionym w uzupełnieniu wniosku, taki wydatek stanowić będzie koszt zwykłego funkcjonowania firmy i należy go zaliczyć do kosztów podatkowych, ponieważ zostanie poniesiony w celu zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, stan prawny na dzień 1 stycznia 2015 r., w art. 22 ust. 1 określa koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyłączeniem wymienionych w art. 23 ust. 1 pkt 23.

Koszt kilkudniowego wyjazdu zagranicznego jest zwykłym podziękowaniem pracownikom Firmy partnerskiej za dotychczasową dobrą współpracę na przestrzeni kilkudziesięciu lat. Dobra współpraca stron wpływa na obniżenie kosztów, skrócenie cyklu inwestycyjnego, ale też jakość świadczonych usług. Wpływa to również na kształtowanie wizerunku firmy Wnioskodawcy i ma ścisły związek z przychodami.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zgodnie z generalną zasadą zawartą w cytowanym przepisie, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, to pomiędzy tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek tego typu, że poniesienie wydatku ma, lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu lub zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania wyróżnia się koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie). W przypadku kosztów pośrednich brak jest możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Do tego rodzaju kosztów zalicza się m.in. koszty ogólnego zarządu, koszty administracyjne, wydatki na utrzymanie obiektów, obsługę prawną, ubezpieczenie, świadczenia na rzecz pracowników, koszty promocji i reklamy.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanym w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu.

Zatem, podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków pod warunkiem:

• faktycznego poniesienia wydatku,
• istnienia związku przyczynowego pomiędzy wydatkiem a przychodami,
• braku dokonanego wydatku na liście negatywnej, zawartej w art. 23 ustawy,
• odpowiedniego udokumentowania poniesionego wydatku.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanym w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu.

Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Konsekwencją tej regulacji prawnej jest wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wydatków na reprezentację, do których w szczególności zostały zaliczone wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów. Wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ww. ustawa podatkowa nie definiuje terminu „reprezentacja”, ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja”, nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu. Występujący w obrocie prawnym termin „reprezentacja”, wyrażający się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi jednak do wniosku, że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako „przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu”, a nie „wystawność, okazałość, wytworność”. Pomocną może być również etymologia tego słowa – „repraesentatio” (łac.) oznacza „wizerunek”.

Z powyższego wynika, że o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami, akcentowania jej renomy i poszanowania kontrahenta. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

• stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i
• stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Zatem, celem wydatków na reprezentację jest m.in. stworzenie i utrwalenie właściwego wizerunku firmy. Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów, czy usług. Wskazanie w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy określonych grup wydatków (poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych), bez doprecyzowania, że chodzi o wydatki w tym zakresie przekraczające określoną wysokość lub niemieszczące się w określonej formie, jako w szczególności będące kosztami reprezentacji, oznacza, że ustawodawca nie wiąże wyrażenia „koszty reprezentacji” z wytwornością, okazałością, wystawnością, ale właśnie z wszelkimi kosztami występowania w imieniu i w interesie podatnika, kosztami reprezentowania go na zewnątrz, w kontaktach z kontrahentami i partnerami biznesowymi, kosztami budowania i podtrzymywania pozytywnego wizerunku firmy.

Zatem, wydatki na reprezentację, to wszelkie wydatki związane nie tylko z reprezentowaniem firmy podatnika na zewnątrz, ale także wydatki związane z tworzeniem określonego, pozytywnego wizerunku firmy.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca od 1993 r. prowadzi działalność gospodarczą. W 2001 r. podpisał umowę z Firmą partnerską na świadczenie usług remontowych, porządkowych i konserwacyjnych. Zgodnie z warunkami tej umowy musi świadczyć usługi najwyższej jakości, bo Firma ta uczestniczy w Międzynarodowym Systemie Zarządzania Jakością (ISO). W takim przypadku ważny jest czynnik ludzki po obu stronach tej umowy, czyli pracownicy, którzy uczestniczą w wykonywaniu zadań. Współpraca dotyczy również pracy społecznej na rzecz dzieci, czy ludzi starszych zamieszkujących osiedle. Współpraca Wnioskodawcy z Firmą partnerską trwa nieprzerwanie, a dotychczasowe umowy kończą się w 2020 r. Pracownicy partnerskiej Firmy dostrzegają zaangażowanie Wnioskodawcy wykraczające poza realizację umów i składają podziękowania i listy gratulacyjne.

W tym roku Firma partnerska obchodzi swój jubileusz. Z tej okazji Wnioskodawca chce podziękować za współpracę niektórym pracownikom tej Firmy. Zamierza w związku z powyższym zorganizować, za pośrednictwem Biura Turystycznego, dla niektórych pracowników Firmy partnerskiej kilkudniowy wyjazd zagraniczny oraz sfinansować go z własnych środków.

Celem poniesienia ww. kosztów będzie stworzenia oczekiwanego wizerunku firmy Wnioskodawcy oraz podziękowanie za współpracę. Wnioskodawca traktuje te wydatki jako koszty reprezentacyjne uzyskania przychodu w swojej działalności gospodarczej.

Biorąc pod uwagę opisane we wniosku zdarzenie przyszłe i treść powołanych wyżej przepisów należy stwierdzić, że skoro wyjazd zagraniczny dla niektórych pracowników Firmy partnerskiej zakupiony zostanie przez Wnioskodawcę z myślą o budowaniu pozytywnych relacji z tym kontrahentem, a także w celu kształtowania pozytywnego wizerunku firmy Wnioskodawcy, to wydatki, które poniesione zostaną w związku z organizacją wyjazdu dla ww. pracowników mają charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z tym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna z 9 listopada 2015 r., sygn. IPTPB1/4511-474/15-4/AG – Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi