Wprowadzone na początku roku zmiany w stawkach i zasadach rozliczania podatku od towarów i usług dotyczy m.in. wydłużenia okresu przechowywania dokumentów kasowych z dwóch do pięciu lat dla podmiotów korzystających z kas fiskalnych. Z podawanych przez Ministerstwo Finansów informacji wynika, że jest to ˝jedynie˝ wygaszenie okresu przejściowego, który okresowo skracał czas przechowywania dokumentów. W interpelacji skierowanej do MF zadano pytanie, dlaczego nie został ten okres wydłużony, a przede wszystkim dlaczego tak długi okres zakładano po okresie przejściowym.

Problem stanowi przechowywanie większej ilości rolek paragonowych. Przedsiębiorcy wskazują, że papierowe kopie paragonów ze względu na właściwości papieru termicznego i reakcje tuszu (w przechowywanych rolkach druk blaknie) szybko przestają nadawać się do odczytu. Uznają oni przedłużenie okresu dokumentowania za wyraźne utrudnienie i w efekcie ograniczenie przedsiębiorczości. Nawet nie potrzeba analizy ekspertów (choć są takie), aby zgodzić się z tymi opiniami.

 

Z opublikowanych wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że nie są prowadzone prace nad skróceniem tego okresu. Ministerstwo wyjaśnia, że jeśli przedsiębiorcy nie chcą przechowywać papierowych kopii paragonów, mogą zaopatrzyć się w kasy fiskalne zapewniające elektroniczny zapis kopii paragonów. Jednak warto pamiętać, jakim problemem było dla ogromnej rzeszy przedsiębiorców samo nabycie kas fiskalnych, a co dopiero teraz ich wymiana na nowocześniejsze. Wielu podatników zwyczajnie nie stać na zakup nowych kas fiskalnych.

W związku z powyższym w interpelacji poproszono o wyjaśnienie:
1. Jakie są argumenty za wprowadzeniem pięcioletniego okresu przechowywania dokumentów kasowych?
2. Czym kierowało się ministerstwo, wprowadzając okres przejściowy ograniczenia czasu przechowywania dokumentów kasowych do dwóch lat? Skoro ministerstwo widziało taką potrzebę (dwóch, a nie pięciu lat), czy obecnie ustąpiły powody, dla których ograniczenie zostało wprowadzone? Czy jednak nie powinno się tych powodów nadal brać pod uwagę?
3. Czy kwestia dłuższego przechowywania dokumentów kasowych wynika z regulacji unijnych? Czy ministerstwo posiada informacje, jaki jest okres obowiązkowego przechowywania dokumentów kasowych w poszczególnych krajach Unii Europejskiej?
4. Czy ministerstwo zamierza wprowadzić program dotacji lub ulg dla przedsiębiorców z przeznaczeniem na zakup nowych kas fiskalnych z zapisem elektronicznym, aby móc przechowywać dane w wymaganym okresie, biorąc pod uwagę trudności finansowe wielu małych podmiotów z nabyciem takich kas?
5. Czy ministerstwo ma dane, ilu z przedsiębiorców nie posiada kas fiskalnych z możliwością archiwizowania danych na nośniku elektronicznym? Jaki stanowią procent wszystkich podmiotów, które mają obowiązek 5-letniego przechowywania dokumentów kasowych?

W odpowiedzi na powyższą interpelację podsekretarz stanu w MF Maciej Grabowski zauważył, że postanowieniami § 19 zawartymi w przepisach przejściowych rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338, z późn. zm.) na okres przejściowy, tj. do końca 2011 r., skrócono okres (do dwóch lat) obowiązkowego przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym. Wprowadzenie tej regulacji było związane z jednej strony z sygnalizowanymi przez podatników trudnościami technicznymi archiwizowania dużej ilości rolek dokumentacji paragonowej, a z drugiej strony z wprowadzeniem nowego rozwiązania konstrukcyjnego kas, umożliwiającego archiwizowanie kopii dokumentów kasowych na informatycznych nośnikach danych.

W związku z faktem, iż mimo znacznego zainteresowania kasami umożliwiającymi archiwizowanie kopii dokumentów na nośnikach informatycznych i dynamicznego wzrostu liczby tych kas ich udział w ogólnej liczbie kas był jeszcze stosunkowo nieduży, postanowiono przedłużyć jeszcze o jeden rok możliwość archiwizowania przez ww. okres dwóch lat kopii papierowych dokumentów kasowych. Rozporządzeniem ministra finansów z dnia 24 czerwca 2011 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 140, poz. 818) przedłużono okres przejściowy (do 31 grudnia 2012 r.) dotyczący obowiązku 2-letniego terminu przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzanych przez kasy na nośniku papierowym.

Powyższa regulacja prawna miała służyć podjęciu przez podatników stosownych działań dostosowawczych polegających na nabyciu kas z elektronicznym zapisem kopii dokumentów kasowych – dla podatników, dla których archiwizowanie dużej ilości rolek dokumentacji mogło być uciążliwe. Dla podatników dokonujących niewielkiej liczby transakcji, którzy nie decydują się na stosowanie kasy z elektronicznym zapisem kopii, problem ten, w mojej ocenie, nie jest tak istotny. Przy sporadycznie wykonywanych usługach bądź dostawach archiwizowanie rolek dokumentacji nie jest, w mojej ocenie, uciążliwe. Oczywiście ostateczna decyzja co do oceny najbardziej korzystnego modelu ewidencjonowania należy do podatnika.

Wyraźnego podkreślenia wymaga fakt, iż ww. regulacja nie miała mieć charakteru stałego. Zważyć bowiem należy, że paragon i jego kopia są dowodami dokumentującymi sprzedaż i kwoty podatku należnego, potwierdzającymi dokonanie konkretnej transakcji w określonym czasie. Postanowienia natomiast art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) stanowią, iż podatnicy obowiązani są do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. co do zasady w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W dyrektywie 2006/112/WE Rady Unii Europejskiej z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej nie został wskazany okres przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia podatku oraz dokumentów związanych z tym rozliczeniem. Każde państwo członkowskie ustala ten okres we własnym zakresie. W polskich przepisach o podatku od towarów i usług powiązano okres przechowywania tej dokumentacji z przedawnieniem zobowiązania podatkowego – co w mojej ocenie jest uzasadnione. Ministerstwo Finansów nie posiada wiedzy na temat okresu przechowywania dokumentów kasowych w poszczególnych krajach Unii Europejskiej.

Stosowanie 5-letniego okresu przechowywania dokumentów kasowych jest istotne z punktu widzenia zapewnienia kontroli prawidłowości ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego (czy też szerzej – prawidłowości rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług). Kopie paragonów dokumentujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są jedynymi dowodami źródłowymi, w których zawarte są dane dotyczące konkretnej transakcji, takie jak: nazwa podatnika i jego numer identyfikacji podatkowej, data i czas przebiegu tej transakcji, nazwa towaru lub usługi, ilościowa i wartościowa rejestracja sprzedaży, kwoty podatków według poszczególnych stawek, łączna kwota podatku i kwota należności. W oparciu o zawarte na kopii paragonu dane mogą być więc przeprowadzone działania kontrolne polegające na porównaniu w czasie szczegółowych danych o sprzedaży zawartych w dokumentacji paragonowej z danymi dotyczącymi zakupów i tzw. stanami magazynowymi towarów. Z analizy tego typu danych można wyciągnąć wnioski: czy wszystkie transakcje były rejestrowane, czy rejestracja na kasie odbywała się na bieżąco, czy transakcje zarejestrowane znajdują potwierdzenie w strukturze asortymentowej zakupów, czy danym towarom (usługom) przyporządkowano właściwe stawki podatku itp.

Jeśli chodzi o kwestię możliwości wystąpienia braku czytelności paragonów, pragnę zauważyć, iż przypadki takie mogą wystąpić u podatników stosujących kasy rejestrujące z kopią papierową, którzy nie korzystają z atestowanych gatunków papieru i/lub nie zapewniają prawidłowych warunków przechowywania. Powyższe nie stanowi wystarczającego uzasadnienia dla skrócenia okresu przechowywania tych dokumentów.

Z przeprowadzonej natomiast analizy danych dotyczących nowo rejestrowanych kas, zawartych w ewidencji urzędów skarbowych wynika, iż występuje w ostatnim okresie zdecydowana tendencja wzrostowa sprzedaży kas z elektronicznym zapisem kopii i oferta podażowa tych kas jest dostateczna. W okresie od 01.01.2011 r. do 31.10.2012 r. udział tego typu kas w ogólnej liczbie nowo rejestrowanych kas wyniósł ok. 42%. W okresie II półrocza 2012 r. (stan na 31 października 2012 r.) stosunek nowo zarejestrowanych kas z elektronicznym zapisem kopii do ogólnej liczby nowo rejestrowanych kas w tym okresie wyniósł ok. 47%. Dla porównania w II półroczu 2011 r. stosunek ten wyniósł ok. 42%. Świadczy to niewątpliwie o występującej stałej tendencji wzrostu popularności kas z elektronicznym zapisem kopii. Oznacza to również, że oferta podażowa kas z nowocześniejszymi rozwiązaniami w zakresie archiwizowania jest dostateczna. Istnieją więc stosowne rozwiązania techniczne, a podatnicy mieli możliwość poczynić stosowne działania dostosowawcze w tym zakresie (tj. m.in. zapewnić prawidłowe warunki przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzonych na nośnikach papierowych lub nabyć kasę z elektronicznym zapisem kopii).

W świetle powyższego, biorąc pod uwagę znaczenie informacji zawartych w tych dokumentach dla celów kontrolnych, postanowiono nie przedłużać okresu przejściowego przyjętego w ww. rozporządzeniu z dnia 24 czerwca 2011 r.

Jeśli chodzi natomiast o kwestię ulg z tytułu zakupu kas rejestrujących, pragnę zauważyć, iż o możliwości stosowania odliczeń i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas decydują bezpośrednio zapisy art. 111 ww. ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zgodnie z regulacjami ustawowymi, w celu tworzenia odpowiednich warunków dla rozpoczynających działalność gospodarczą, objętych obowiązkiem rejestracji za pomocą kas rejestrujących, z odliczania lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas mogą korzystać jedynie podatnicy dokonujący zakupu kas na pierwsze wyposażenie. W myśl art. 111 ust. 4 ww. ustawy podatnikom, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, przysługuje prawo do odliczenia od tego podatku kwoty wydatkowanej na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej niż 700 zł. W przypadku podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami zwolnionymi od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy na rachunek bankowy podatnika (art. 111 ust. 5 ww. ustawy). Unormowania powyższe dotyczą zarówno kas z nośnikiem papierowym archiwizowania kopii paragonów, jak i kas z elektronicznym zapisem kopii.

Przy obecnym stanie finansów budżetu państwa nie jest przewidziane wprowadzenie kolejnych ulg na zakup nowych kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii dokumentów fiskalnych. Należy podkreślić, iż rozwiązanie przyjęte w art. 111 ust. 4 ustawy jest wyjątkową preferencją stosowaną w krajowym systemie podatkowym, gdzie budżet państwa dofinansowuje działalność gospodarczą (zwraca de facto koszty jej prowadzenia).

źródło: sejm.gov.pl