Z tytułu udostępniania rodzicom gromadzonych przez publiczne przedszkola, oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych, inne formy wychowania przedszkolnego, szkoły i placówki informacji w zakresie nauczania, wychowania oraz opieki, dotyczących ich dzieci, nie mogą być pobierane od rodziców opłaty, bez względu na postać i sposób przekazywania tych informacji (art. 5g u.s.o.).

Rodzaje dokumentacji i obowiązki związane z jej prowadzeniem

Księga ewidencji dzieci

Zgodnie z art. 41 ust. 1 u.p.o. dyrektorzy publicznych szkół podstawowych kontrolują spełnianie obowiązku szkolnego przez dzieci zamieszkałe w obwodach tych szkół. Zadaniem dyrektora szkoły podstawowej jest również kontrolowanie spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego przez dzieci, które mieszkają w obwodzie tej szkoły (art. 33 ust. 2 u.p.o.). W celu kontroli spełniania ww. obowiązków szkoła podstawowa prowadzi księgę ewidencji dzieci zamieszkałych w jej obwodzie szkoły i podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania przedszkolnego oraz obowiązkowi szkolnemu.

Zgodnie z § 3 ust. 2 cyt. rozp. do księgi ewidencji prowadzonej przez szkołę podstawową wpisuje się według roku urodzenia: imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania dziecka, a także imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka. W księdze odnotowuje się także informacje o:

• przedszkolu lub innej formie wychowania przedszkolnego, w tym o przedszkolu za granicą lub przy przedstawicielstwie dyplomatycznym innego państwa w Polsce, albo miejscu realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, organizowanych zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 7 ust. 3 ustawy z dn. 19.08.1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego (t. jedn. Dz.U. z 2018 r. poz. 1878, z późn. zm.), w którym dziecko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego,
• spełnianiu przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem lub inną formą wychowania przedszkolnego, ze wskazaniem zezwolenia dyrektora przedszkola lub szkoły podstawowej, na podstawie którego dziecko spełnia ww. obowiązek w tej formie,
• odroczeniu rozpoczęcia spełniania przez dziecko obowiązku szkolnego, ze wskazaniem decyzji dyrektora szkoły podstawowej, na podstawie której nastąpiło odroczenie, a w przypadku dziecka niepełnosprawnego – również ze wskazaniem orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego,
• szkole, w tym o szkole za granicą lub przy przedstawicielstwie dyplomatycznym innego państwa w Polsce, albo miejscu realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (o których mowa w przepisach wymienionych w pkt 1, w którym dziecko spełnia obowiązek szkolny,
• spełnianiu przez dziecko obowiązku szkolnego poza szkołą, ze wskazaniem zezwolenia dyrektora szkoły podstawowej, na podstawie którego dziecko spełnia ten obowiązek poza szkołą.

Księga uczniów (słuchaczy, wychowanków)

Zgodnie z § 4 ust. 1 cyt. rozp. każda szkoła dla dzieci i młodzieży ma obowiązek prowadzić księgę uczniów. Do księgi wpisuje się: imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania ucznia, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia, a także datę rozpoczęcia nauki w danej szkole oraz oddział, do którego ucznia przyjęto. W księdze odnotowuje się też datę ukończenia szkoły albo datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia. Przy dokonywaniu wpisów do księgi obowiązuje porządek chronologiczny według dat rozpoczęcia przez uczniów nauki w danej szkole, ale jeżeli szkoła wchodzi w skład młodzieżowego ośrodka wychowawczego, to wpisów w księdze uczniów dokonuje się chronologicznie według dat przybycia ucznia do ośrodka.

Te same zasady dotyczą księgi słuchaczy, do której prowadzenia zobowiązane są: szkoła dla dorosłych, branżowa szkoła II stopnia i szkoła policealna. Do księgi słuchaczy nie wpisuje się danych rodziców pełnoletnich słuchaczy.

Księgę wychowanków prowadzą: specjalny ośrodek szkolno-wychowawczy, specjalny ośrodek wychowawczy, młodzieżowy ośrodek wychowawczy, młodzieżowy ośrodek socjoterapii, ośrodek rewalidacyjno-wychowawczy oraz placówka zapewniająca opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania. Do księgi wpisuje się: imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia oraz numer PESEL wychowanka, adres zamieszkania wychowanka, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania wychowanka, datę przyjęcia wychowanka do placówki oraz datę i przyczynę skreślenia z listy wychowanków, a także nazwę i adres placówki, do której wychowanek został przeniesiony. Wpisów w księdze wychowanków dokonuje się chronologicznie według dat przyjęcia wychowanków do danej placówki, przy czym wpisów w księdze wychowanków młodzieżowego ośrodka wychowawczego dokonuje się chronologicznie według dat otrzymania przez dyrektora ośrodka, za pośrednictwem poczty, skierowania nieletniego do ośrodka, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 81 ustawy z dn. 26.10.1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich (t. jedn. Dz.U. z 2018 r. poz. 969).

Podstawa wpisu do księgi ewidencji i księgi uczniów

Jeżeli dziecko lub uczeń (słuchacz, wychowanek) nie posiadają numeru PESEL, do księgi ewidencji lub księgi uczniów (słuchaczy, wychowanków) zamiast numeru PESEL wpisuje się nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Wpisów w ww. księgach dokonuje się na podstawie dowodów osobistych lub innych dokumentów tożsamości rodziców albo pełnoletniego ucznia (słuchacza, wychowanka), innych dokumentów zawierających dane podlegające wpisowi do odpowiedniej księgi oraz informacji przekazanych przez organ gminy lub dyrektora innej szkoły (placówki).

Dziennik zajęć przedszkola

Przedszkole prowadzi dla każdego oddziału dziennik zajęć przedszkola. Dokumentuje się w nim przebieg pracy wychowawczo-dydaktycznej
z dziećmi w danym roku szkolnym. Do dziennika wpisuje się w porządku alfabetycznym: nazwiska i imiona dzieci, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, nazwiska i imiona rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, oraz tematy przeprowadzonych zajęć, a także godziny przyprowadzania i odbierania dziecka z przedszkola. W dzienniku odnotowuje się obecność dzieci na zajęciach w danym dniu, a przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.

Do dziennika zajęć przedszkola zorganizowanego w podmiocie leczniczym powyższe dane wpisuje się chronologicznie według dat przyjęcia dzieci do przedszkola.

Dziennik lekcyjny

Szkoła prowadzi dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku szkolnym. Dziennik lekcyjny zakłada wychowawca klasy, który jest odpowiedzialny za jego prowadzenie. Do uzupełniania dziennika zobowiązani są wszyscy nauczyciele prowadzący zajęcia z uczniami. Do dziennika wpisuje się
w porządku alfabetycznym lub innym ustalonym przez dyrektora szkoły: nazwiska i imiona uczniów albo słuchaczy, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia albo słuchacza, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, imiona i nazwiska nauczycieli prowadzących zajęcia edukacyjne oraz tygodniowy rozkład zajęć, a w szkołach prowadzących kształcenie w formie zaocznej – semestralny rozkład zajęć. Do dziennika lekcyjnego prowadzonego przez szkołę dla dorosłych, branżową szkołę II stopnia i szkołę policealną nie wpisuje się danych rodziców pełnoletnich słuchaczy.

W dzienniku lekcyjnym prowadzonym przez szkołę dla dzieci i młodzieży odnotowuje się obecność uczniów na zajęciach edukacyjnych, a także liczbę godzin usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności na tych zajęciach oraz wpisuje się tematy przeprowadzonych zajęć edukacyjnych, oceny bieżące, śródroczne i roczne oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych oraz śródroczne i roczne oceny klasyfikacyjne zachowania. Przeprowadzenie zajęć edukacyjnych nauczyciel potwierdza podpisem.

W dzienniku lekcyjnym prowadzonym przez szkołę dla dzieci i młodzieży dla klasy wstępnej odnotowuje się obecność uczniów na zajęciach edukacyjnych, liczbę godzin usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności uczniów na tych zajęciach oraz wpisuje się tematy przeprowadzonych zajęć edukacyjnych. Przeprowadzenie zajęć edukacyjnych nauczyciel potwierdza podpisem.

Zgodnie z cyt. rozp. bieżące oceny opisowe, śródroczne i roczne opisowe oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych, o których mowa w art. 44i ust. 1 pkt 2, ust. 2, 4 i 7 u.s.o., oraz śródroczne i roczne opisowe oceny klasyfikacyjne zachowania, o których mowa w art. 44i ust. 1 pkt 2, ust. 4 i 7 u.s.o., sporządzone komputerowo w postaci wydruku podpisanego przez odpowiednio nauczyciela prowadzącego dane zajęcia edukacyjne albo wychowawcę klasy, można dołączyć do dziennika lekcyjnego, co jest równoznaczne z wpisem do tego dziennika.

W dzienniku lekcyjnym prowadzonym przez szkołę dla dorosłych, branżową szkołę II stopnia i szkołę policealną wpisuje się tematy przeprowadzonych zajęć edukacyjnych, oceny bieżące, oceny z egzaminów semestralnych oraz poprawkowych przeprowadzanych w formie ustnej, w formie pisemnej i w formie zadań praktycznych oraz semestralne oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych. Przeprowadzenie zajęć edukacyjnych nauczyciel potwierdza podpisem. Integralną częścią dziennika lekcyjnego są listy obecności, na których słuchacze potwierdzają podpisem uczestnictwo na poszczególnych godzinach zajęć.

Dziennik zajęć w świetlicy

Szkoła prowadzi dziennik zajęć w świetlicy, w którym dokumentuje się zajęcia prowadzone z uczniami w świetlicy w danym roku szkolnym. Do dziennika zajęć w świetlicy wpisuje się plan pracy świetlicy na dany rok szkolny, imiona i nazwiska uczniów korzystających ze świetlicy oraz oddział, do którego uczęszczają, a także tematy przeprowadzonych zajęć, oraz odnotowuje się obecność uczniów na poszczególnych godzinach zajęć. Przeprowadzenie zajęć wychowawca świetlicy potwierdza podpisem.

Dziennik zajęć prowadzonych z wychowankami

W specjalnym ośrodku szkolno-wychowawczym, specjalnym ośrodku wychowawczym, młodzieżowym ośrodku wychowawczym, młodzieżowym ośrodku socjoterapii, ośrodku rewalidacyjno-wychowawczym oraz placówce zapewniającej opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania (internat, bursa) prowadzi się dla każdej grupy wychowanków dziennik zajęć, w którym dokumentuje się zajęcia realizowane z wychowankami w danym roku szkolnym (w § 10 cyt. rozp. określono zasady jego wypełniania).

Dziennik innych zajęć

Przedszkole, szkoła i placówka prowadzą dzienniki innych zajęć niż zajęcia wpisywane odpowiednio do dziennika zajęć przedszkola, dziennika lekcyjnego, dziennika zajęć w świetlicy oraz dziennika zajęć z wychowankami, o którym mowa w § 10 cyt. rozp., jeżeli jest to uzasadnione koniecznością dokumentowania przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, w szczególności zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej, zajęć rozwijających zainteresowania i uzdolnienia odpowiednio dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków oraz zajęć związanych z kształtowaniem kompetencji zawodowych uczniów lub słuchaczy.

Aby nie powielać informacji zgromadzonych w pozostałych dziennikach, do dziennika innych zajęć wpisuje się w porządku alfabetycznym jedynie podstawowe dane na temat dzieci, uczniów (słuchaczy, wychowanków), takie jak: imiona i nazwiska, daty i tematy przeprowadzonych zajęć, liczbę godzin tych zajęć, oraz odnotowuje się obecność. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.

W przypadku zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej do dziennika innych zajęć wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona dzieci, uczniów (słuchaczy, wychowanków) oraz oddział, do którego uczęszczają, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, indywidualny program pracy z dzieckiem, uczniem (słuchaczem, wychowankiem), a w przypadku zajęć grupowych – program pracy grupy, tygodniowy rozkład zajęć, daty i czas trwania oraz tematy przeprowadzonych zajęć, ocenę postępów i wnioski dotyczące dalszej pracy z dzieckiem, uczniem (słuchaczem, wychowankiem) oraz odnotowuje się obecność na zajęciach. Przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.

Do dziennika innych zajęć prowadzonego przez szkołę dla dorosłych, branżową szkołę II stopnia i szkołę policealną nie wpisuje się danych rodziców pełnoletnich słuchaczy.

Dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych

Prowadzenie dziennika zajęć rewalidacyjno-wychowawczych to wymóg stawiany przedszkolom, szkołom i placówkom, które organizują zespołowe lub indywidualne zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze. Dziennik zakłada się dla każdego zespołu albo dla każdego uczestnika (dziennik indywidualnych zajęć) i dokumentuje się w nim przebieg zajęć w danym roku szkolnym.

Do dzienników wpisuje się w porządku alfabetycznym: nazwiska i imiona uczestników zajęć, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, nazwiska i imiona rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresów zamieszkania uczestników zajęć, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, oraz odnotowuje się obecność na zajęciach, indywidualny program zajęć, a także opis przebiegu zajęć z każdym uczestnikiem.

Dziennik indywidualnych zajęć lub indywidualnego nauczania

Zgodnie z § 10 cyt. rozp. dla dzieci objętych indywidualnym obowiązkowym rocznym przygotowaniem przedszkolnym i uczniów objętych indywidualnym nauczaniem przedszkole i szkoła prowadzą odrębnie dla każdego dziecka i ucznia odpowiednio dziennik indywidualnych zajęć albo dziennik indywidualnego nauczania.

Arkusze ocen

Szkoła dla dzieci i młodzieży prowadzi dla każdego ucznia, a szkoła dla dorosłych, branżowa szkoła II stopnia i szkoła policealna dla każdego słuchacza, przez okres jego nauki w danej szkole, odpowiednio arkusz ocen ucznia albo słuchacza. W arkuszu dokumentuje się osiągnięcia edukacyjne ucznia (słuchacza).

Wpisów w arkuszu dokonuje się na podstawie danych zawartych odpowiednio w:

• księdze uczniów (słuchaczy),
• dzienniku lekcyjnym,
• protokołach egzaminów semestralnych,
• protokołach egzaminów klasyfikacyjnych i poprawkowych,
• protokołach sprawdzianów wiadomości i umiejętności,
• protokołach z prac komisji powołanej w celu ustalenia rocznej oceny klasyfikacyjnej zachowania,
• protokołach zebrań rady pedagogicznej,
• informacji o wyniku egzaminu ósmoklasisty albo o zwolnieniu z tego egzaminu przez dyrektora o.k.e.,
• informacji o wyniku egzaminu zawodowego albo o zwolnieniu z tego egzaminu przez dyrektora o.k.e.,
• innych dokumentach potwierdzających dane podlegające wpisowi.

Nauczyciel wypełniający arkusz ocen potwierdza podpisem zgodność wpisów z dokumentami, na podstawie których ich dokonano.

Roczne opisowe oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych i zachowania oraz końcowe opisowe oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych, sporządzone komputerowo w postaci wydruku podpisanego przez odpowiednio nauczyciela prowadzącego dane zajęcia edukacyjne albo wychowawcę klasy, można dołączyć do arkusza ocen ucznia, co jest równoznaczne z wpisem do tego arkusza.

Podstawą wpisu o klasyfikowaniu, promowaniu lub ukończeniu przez ucznia (słuchacza) szkoły jest:

• uchwała rady pedagogicznej,
• rozstrzygnięcie, o którym mowa w art. 73a u.p.o.

–   których datę wpisuje się do arkusza ocen ucznia albo słuchacza.

Arkusze ocen uczniów (słuchaczy) wypełnia się pismem ręcznym lub w postaci elektronicznej, zgodnie z rozp. MEN z dn. 27.08.2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. z 2019 r. poz. 1700, ze zm.). Arkusze ocen wypełniane w postaci elektronicznej przybierają postać papierowego wydruku dokumentu utworzonego i wypełnionego pierwotnie w postaci elektronicznej.

Dyrektor szkoły specjalnej zorganizowanej w podmiocie leczniczym lub jednostce pomocy społecznej przesyła dyrektorowi szkoły, do której uczeń wraca, pisemną informację o ocenach bieżących uzyskanych przez ucznia w czasie nauki w szkole specjalnej, jeżeli w tym okresie uczeń nie był klasyfikowany, a także informację o jego zachowaniu.

Księgi arkuszy ocen

Poszczególne arkusze ocen wchodzą w skład księgi arkuszy ocen, której założenie i prowadzenie jest obowiązkiem każdej szkoły. Księga zawiera wykazy uczniów (w przypadku szkoły dla dorosłych, branżowej szkoły II stopnia i szkoły policealnej – wykazy słuchaczy) wszystkich oddziałów, którzy w danym roku szkolnym ukończyli lub opuścili szkołę, oraz ich arkusze ocen. Do takiego wykazu wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona uczniów albo słuchaczy. Adnotację na końcu księgi (§ 15 ust. 5 cyt. rozp.) opatruje się pieczęcią szkoły oraz pieczątką i podpisem dyrektora szkoły.

Indeksy

Zgodnie z § 16 cyt. rozp. słuchaczom szkoły dla dorosłych, branżowej szkoły II stopnia i szkoły policealnej mogą być wydawane indeksy.

Inne dokumenty potwierdzające przebieg nauczania

Przepisy cyt. rozp. do dokumentacji przebiegu nauczania zaliczają także:

1) uchwały rady pedagogicznej dotyczące:

a) klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły,

b) przedłużenia okresu nauki uczniowi niepełnosprawnemu,

c) skrócenia okresu nauki uczniowi niedostosowanemu społecznie lub zagrożonemu niedostosowaniem społecznym uczęszczającemu do branżowej szkoły I stopnia zorganizowanej w młodzieżowym ośrodku wychowawczym lub młodzieżowym ośrodku socjoterapii;

1a) rozstrzygnięcia, o których mowa w art. 73a u.p.o., o wynikach klasyfikacji i promocji uczniów;

2) zezwolenia odpowiednio dyrektora przedszkola lub szkoły na:

a) indywidualny program lub tok nauki,

b) spełnianie przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem lub inną formą wychowania przedszkolnego,

c) spełnianie przez ucznia obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki poza szkołą;

3) protokoły egzaminów semestralnych słuchaczy szkół dla dorosłych, branżowych szkół II stopnia i szkół policealnych do czasu ukończenia lub opuszczenia przez nich szkoły;

4) zaświadczenie o przebiegu nauczania ucznia albo słuchacza.

Dzienniki specjalistów zatrudnionych w szkole

Zgodnie z § 18 cyt. rozp. pedagog, psycholog, logopeda, doradca zawodowy, terapeuta pedagogiczny lub inny specjalista – zatrudnieni w przedszkolu, szkole lub placówce – prowadzą dziennik, do którego wpisują tygodniowy rozkład swoich zajęć, zajęcia i czynności przeprowadzone w poszczególnych dniach, w tym informacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi współdziałają przy wykonywaniu swoich zadań, imiona i nazwiska dzieci, uczniów (słuchaczy, wychowanków) objętych różnymi formami pomocy, w szczególności pomocą psychologiczno-pedagogiczną.

Ponadto, zgodnie z wymogiem z § 19 cyt. rozp., przedszkole, szkoła i placówka gromadzą, w indywidualnej teczce, dla każdego dziecka, ucznia, uczestnika zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (słuchacza, wychowanka) objętego kształceniem specjalnym, zajęciami rewalidacyjno-wychowawczymi lub pomocą psychologiczno-pedagogiczną
dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, doradcę zawodowego, terapeutę pedagogicznego, lekarza oraz innego specjalistę, a także indywidualne programy edukacyjno-terapeutyczne (IPET), o których mowa w art. 127 ust. 3 u.p.o., oraz indywidualne programy zajęć, o których mowa w § 12 ust. 2 i 3 cyt. rozp. (zob. s. 11 i 12 nin. pkt).

Dziennik zajęć stałych, okresowych lub okazjonalnych

Obowiązkiem placówki wychowania pozaszkolnego jest prowadzenie dziennika zajęć stałych (dla każdej grupy wychowanków) oraz dziennika zajęć okresowych lub okazjonalnych (dla uczestników tych zajęć).

Do dziennika zajęć stałych wpisuje się w porządku alfabetycznym: imiona i nazwiska wychowanków uczestniczących w zajęciach, daty i miejsca ich urodzenia oraz adresy zamieszkania, nazwiska i imiona rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania wychowanka, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają, założenia programowe na dany rok szkolny, tygodniowy rozkład i tematy przeprowadzonych zajęć oraz odnotowuje się obecność wychowanków na zajęciach. Do dziennika zajęć okresowych lub okazjonalnych wpisuje się w szczególności założenia programowe i tematy przeprowadzonych zajęć oraz liczbę ich uczestników. W obu dziennikach przeprowadzenie zajęć nauczyciel potwierdza podpisem.

Dziennik elektroniczny

Omówione wcześniej dzienniki: zajęć przedszkola; lekcyjny; zajęć w świetlicy; zajęć prowadzonych z wychowankami; innych zajęć; zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (zespołowych i indywidualnych); indywidualnych zajęć albo indywidualnego nauczania; zajęć prowadzonych przez specjalistów zatrudnionych w szkole; zajęć stałych, okresowych lub okazjonalnych – mogą być prowadzone także w postaci elektronicznej, przy czym szkoła, przedszkole, placówka, które chcą prowadzić wyłącznie dzienniki elektroniczne, muszą uzyskać zgodę organu prowadzącego, który pokrywa koszty prowadzenia dziennika elektronicznego.

Z prowadzeniem dziennika w tej formie wiążą się dodatkowe wymagania, które szkoła musi spełnić. Dotyczą one, zgodnie z § 21 ust. 3 cyt. rozp.:

• zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny;
• zabezpieczenia tych danych przed dostępem osób nieuprawnionych;
• zabezpieczenia tych danych przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą;
• rejestrowania historii zmian i ich autorów;
• umożliwienia bezpłatnego wglądu rodzicom do dziennika elektronicznego, w zakresie dotyczącym ich dzieci.

W przypadku prowadzenia dzienników wyłącznie w formie elektronicznej wpisanie przez nauczyciela tematu zajęć jest równoznaczne z potwierdzeniem przeprowadzenia tych zajęć (nie dotyczy to dziennika prowadzonego przez specjalistów, dziennika zajęć prowadzonych z wychowankami, dziennika zajęć rewalidacyjno-wychowawczych i dziennika indywidualnych zajęć lub indywidualnego nauczania, gdzie potwierdzenie przeprowadzenia zajęć nie jest wymagane).

System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych powinien umożliwiać eksport danych do formatu XML oraz sporządzenie dzienników w postaci papierowej. Dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się w formie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych – według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego albo na dzień zakończenia semestru. Czynności zapisania danych dokonuje się w terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół dla dorosłych, branżowych szkół II stopnia i szkół policealnych – w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru.

Dokument elektroniczny stanowiący zapis dziennika elektronicznego musi być:

• opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym;
• zapisany i przechowywany w sposób zapewniający możliwość jego odczytania w niezmienionej treści w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20 cyt. rozp.

Postępowanie w razie zniszczenia dokumentacji

W przypadku zniszczenia dokumentacji przebiegu nauczania wskutek pożaru, powodzi lub innych zdarzeń losowych dyrektor szkoły powołuje komisję w celu ustalenia zakresu zniszczeń oraz odtworzenia tej dokumentacji, w szczególności księgi uczniów (słuchaczy), arkuszy ocen uczniów (słuchaczy), protokołów indywidualnych części ustnej egzaminu maturalnego oraz protokołów egzaminu dojrzałości.

Odtworzenia dokumentacji dokonuje się na podstawie zachowanej dokumentacji przebiegu nauczania i innych dokumentów oraz zeznań świadków. Z przebiegu prac komisji sporządza się protokół zawierający w szczególności skład komisji, termin rozpoczęcia i zakończenia prac komisji, opis zniszczonej dokumentacji przebiegu nauczania oraz podstawę, na jakiej dokonano jej odtworzenia. Do protokołu dołącza się spisane zeznania świadków. Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji. O powołaniu komisji i wynikach jej pracy dyrektor szkoły zawiadamia kuratora oświaty i organ prowadzący szkołę.

Prostowanie błędów i omyłek

Zgodnie z § 25 cyt. rozp. sprostowania błędu i oczywistej omyłki odpowiednio w:

• w księgach ewidencji, księdze uczniów (słuchaczy, wychowanków), arkuszu ocen ucznia (słuchacza) – dokonuje dyrektor szkoły lub placówki albo osoba przez niego upoważniona do dokonania sprostowania;
• w pozostałej dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej – dokonuje osoba, która taki błąd lub omyłkę popełniła, lub dyrektor szkoły (przedszkola, placówki) albo osoba przez niego upoważniona do dokonania sprostowania.

Sprostowania dokonuje się przez skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowych wyrazów i czytelne wpisanie kolorem czerwonym nad skreślonymi wyrazami właściwych danych oraz wpisanie daty i złożenie czytelnego podpisu przez osobę dokonującą sprostowania.

Zgodnie z § 26 cyt. rozp. dyrektor szkoły (przedszkola, placówki) ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz za wydawanie przez szkołę (przedszkole, placówkę) dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją.

Przekazywanie dokumentacji między poradniami

Istotne przepisy, dotyczące przekazywania dokumentacji między publicznymi poradniami psychologiczno-pedagogicznymi (w tym specjalistycznymi), zawiera § 24 cyt. rozp.

Stanowi on, że jeżeli dana poradnia stała się niewłaściwa do udzielania pomocy dziecku, w szczególności w związku ze zmianą terenu swojego działania lub zmianą miejsca zamieszkania dziecka, dyrektor poradni, na wniosek rodziców dziecka, niezwłocznie przekazuje poradni, która będzie udzielała dziecku pomocy, indywidualną teczkę zawierającą dokumentację badań i czynności uzupełniających. Dyrektor poradni przekazującej teczkę sporządza protokół zawierający w szczególności oznaczenie obu poradni (przekazującej i przejmującej), chronologiczny spis dokumentów zawartych w teczce oraz datę przekazania protokołu. Protokół podpisują dyrektorzy obu poradni.

Odpowiednie stosowanie przepisów do oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych

Należy pamiętać, że przepisy § 2, § 11 ust. 1 i 3, § 12, § 18, § 19, § 21, § 23, § 25 i § 26 cyt. rozp. stosuje się także do oddziałów przedszkolnych zorganizowanych w szkołach podstawowych.

Ponadto informacje, które wpisuje się do księgi ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi rocznego przygotowania przedszkolnego i obowiązkowi szkolnemu zamieszkałych w obwodzie szkoły, czyli:

• informacje o przedszkolu lub innej formie wychowania przedszkolnego, w tym o przedszkolu za granicą lub przy przedstawicielstwie dyplomatycznym innego państwa w Polsce, albo miejscu realizacji zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, w którym dziecko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego (§ 3 ust. 2 pkt 2 lit. a cyt. rozp.) – uzupełnia się o informację o oddziale przedszkolnym zorganizowanym w szkole podstawowej, w którym dziecko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego,
• informacje o spełnianiu przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem lub inną formą wychowania przedszkolnego, ze wskazaniem zezwolenia dyrektora przedszkola lub szkoły podstawowej, na podstawie którego dziecko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego w tej formie (§ 3 ust. 2 pkt 2 lit. b cyt. rozp.) – uzupełnia się o informację o spełnianiu przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza oddziałem przedszkolnym zorganizowanym w szkole podstawowej.

Dokumentację przebiegu nauczania stanowi również zezwolenie na spełnianie przez dziecko obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza oddziałem przedszkolnym zorganizowanym w szkole podstawowej.