Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia gromadzi się w części C akt osobowych pracownika, stanowiącej, tak jak część A i część B, integralny element dokumentacji pracowniczej.

Dokumenty gromadzone przez pracodawcę w związku z ustaniem zatrudnienia

Niezależnie od tego czy ustanie stosunku pracy nastąpiło w wyniku czynności prawnej jednej ze stron (rozwiązanie umowy przez pracodawcę lub pracownika), czy też do wygaśnięcia stosunku pracy doszło z mocy prawa (np. wskutek upływu terminu, na jaki zawarto umowę o pracę na czas określony) – pracodawca jest obowiązany odpowiednio udokumentować to zdarzenie.

Szczegółowe zasady postępowania pracodawcy w tej kwestii określono w przepisach rozp. MPiPS z dn. 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).

W części akt osobowych pracownika pracodawca dokumentuje fakt ustania zatrudnienia, przechowując:

• oświadczenie pracodawcy lub pracownika o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy na podstawie art. 97 § 1³ k.p. W myśl tego przepisu, pracownik pozostający w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umów terminowych (tj. umowy o pracę: na okres próbny, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy) może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę wymienionej powyżej lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie tych umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika. Warto dodać, że zgodnie z obecnym brzmieniem art. 97 § 1¹ k.p. pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy pracownikowi, o którym mowa, w dniu upływu 24-miesięcznego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie umów terminowych. Wyjątek od tej zasady przewidziano w art. 97 § 1² k.p. oraz w omawianym art. 97 § 1³ k.p. 
• dokumenty związane z niewypłacaniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, co jest dopuszczalne – zgodnie z art. 171 § 3 k.p. – jeżeli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy ze wspomnianym pracodawcą,
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę wynikających z prowadzonego postępowania egzekucyjnego (art. 884 § 2 k.p.c.),
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy – jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy. Powyższa regulacja dotyczy badań pracowników zatrudnionych w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających – pracodawca jest obowiązany zapewnić tym pracownikom badania lekarskie przeprowadzane na jego koszt po rozwiązaniu umowy o pracę, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami. 

Przekazanie akt osobowych w razie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę

Przepisy omawianego rozp. regulują również zasady postępowania z aktami osobowymi pracowników, w razie gdy – z mocy art. 231 k.p. lub na podstawie odrębnych unormowań przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w zakresie stosunków prawnych nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę – dochodzi do przejścia zakładu pracy bądź jego części na innego pracodawcę. W takich okolicznościach dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy (obejmującą zwłaszcza kartę ewidencji czasu pracy, dokumentację wypadkową oraz dotyczącą chorób zawodowych) pracodawcy przejmującemu tego pracownika.

Odpowiednie stosowanie przepisów do stosunków pracy nawiązanych na podstawie innych aktów niż umowa o pracę

Przepisy cyt. rozp. dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy na podstawie innych aktów niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów. Oznacza to więc, że omawiane regulacje wykonawcze znajdują zastosowanie także wówczas, gdy nawiązanie stosunku pracy nastąpiło w oparciu o akt powołania, wyboru lub mianowania albo na podstawie spółdzielczej umowy o pracę.

Przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników

W obecnym stanie prawnym – wynikającym z treści art. 94 pkt 9b k.p. – pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przepisy art. 125a ust. 4 ustawy z dn. 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227, z późn. zm.) określają obowiązki płatnika składek (pracodawcy) dotyczące okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z brzmieniem tego unormowania płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury i renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Zasady postępowania z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy unormowano w rozdz. 4b ustawy z dn. 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.). Przepisy obowiązujące w tym zakresie szerzej omówiono w pkt 7 nin. rozdz.

W wymienionej ustawie uregulowano także kwestie dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej zgromadzonej w archiwach zakładowych: organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych.