Czy można zaksięgować dowód wewnętrzny tzw. „WZ”, w którym są wszystkie dane potrzebne do wystawienia faktury? Czy można zaksięgować dowód wewnętrzny, prowadząc rozliczenie na zasadach ogólnych przy PKPiR, jeśli nie ma możliwości otrzymania faktury za ten towar od firmy, gdyż nie ma kontaktu.

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani, przedstawione we wniosku z dnia 13 września 2013 r. (data wpływu 10 października 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie dokumentowania zakupów – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10 października 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie dokumentowania zakupów oraz dotyczącej dokonania oceny czy nastąpił zakup oraz sprzedaż.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz opis zdarzenia przyszłego.

Przed wystawieniem faktur przez firmę „A” był tworzony dokument „WZ”, na którym widnieje data, kwota przelewu, kod banku rejestrowego wykonanego przelewu, dany asortyment w sztukach za który zapłacono w kwocie netto i brutto oraz podsumowanie, czyli wartość. Dowód wewnętrzny łączy się z przelewem oraz towarem, który został zakupiony od firmy. Fakturę od firmy „A”, Wnioskodawca otrzymywał później. Okazało się, że towar, który Wnioskodawca kupił został sprzedany, a faktury Wnioskodawca nie otrzymał, gdyż kontrahent/firma nie wystawiła ich na cały towar.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych podane są dokumenty wewnętrzne, ale nie są one dokładnie zinterpretowane do przypadku Wnioskodawcy, gdyż nie może wyegzekwować od firmy faktury, ponieważ nie posiada obecnie kontaktu ani namiaru. Wnioskodawca nadmienia, że towar został sprzedany, od którego został zapłacony podatek dochodowy. Płatności za towar dokonano przelewem bankowym z konta, tytułem: „częściowa zapłata za towar”, gdyż Wnioskodawca nie był w stanie zapłacić z góry za towar, to płacił za towar zaliczkowo. W myśl prawa towar został zakupiony i zapłacony oraz sprzedany. Cała transakcja została wykonana, ale brak faktury. Wnioskodawca posiada tylko dokument wewnętrzny. Wnioskodawca nadmienia, że towar został sprzedany na allegro gdzie było to zarejestrowane do konkretnej sprzedaży w menadżerze allegro oraz przelew za dany towar, czyli zapłata za towar widnieje na wyciągu bankowym wykonanym do firmy, od której Wnioskodawca zakupił towar tytułem „częściowa zapłata za towar”. Na ten fakt został sporządzony dokument wewnętrzny. Według przepisów Wnioskodawca może odliczyć sobie tylko od dochodu nie mając faktury.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy Wnioskodawca może zaksięgować dowód wewnętrzny tzw. „WZ”, w którym są wszystkie dane potrzebne do wystawienia faktury, w swoich dokumentach firmowych… Chodzi o KPiR do podatku dochodowego?
Czy Wnioskodawca ma prawo zaksięgować dowód wewnętrzny, opisany jak powyżej, prowadząc rozliczenie na zasadach ogólnych przy KPiR, nie mając możliwości otrzymania faktury za ten towar od firmy, gdyż nie ma kontaktu?
Zdaniem Wnioskodawcy zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zgodnie z art. 14 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dowody wewnętrzne zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach podmiot operacji gospodarczej, wysokość kosztu (wydatku).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

W świetle powołanego uregulowania, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki – wydatek winien:

• być poniesiony, w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie znajdować się wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy,
• być właściwie udokumentowany.

Powyższe oznacza, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Wydatki te muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, nie mogą być równocześnie wymienione w katalogu wydatków nie uznawanych za taki koszt. Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia danego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki związane z zakupem towarów handlowych są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

W myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczania wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Stosownie do treści § 12 ust. 3 pkt 1 i 2 powołanego rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
• inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania
• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Natomiast § 13 ww. rozporządzenia stanowi, że za dowody księgowe uważa się również:

• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
• dowody przesunięć;
• dowody opłat pocztowych i bankowych;
• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto, zgodnie z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie #8722; nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach #8722; przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Przy czym, możliwość dokumentowania wydatków dowodami wewnętrznymi została ograniczona wyłącznie do wydatków enumeratywnie wskazanych w ww. rozporządzeniu.
W myśl bowiem § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

• zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
• zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
• opłat sądowych i notarialnych;
• 8a) opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
• wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Z informacji zawartych we wniosku wynika, że Wnioskodawca zakupił od firmy towar, a sprzedawca nie wystawił faktury. Wnioskodawca posiada tylko dokument wewnętrzny, na którym widnieje data, kwota przelewu, kod banku rejestrowego wykonanego przelewu, dany asortyment w sztukach za który zapłacono w kwocie netto i brutto oraz podsumowanie, czyli wartość.

Mając na uwadze powyższe w sprawie będącej przedmiotem wniosku, na podstawie dowodu wewnętrznego tzw. „WZ”, nie można dokonać ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, bowiem taki dokument nie będzie zawierał wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, czyli podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.

Z uwagi na powyższe dokument „dowód wewnętrzny tzw. „WZ”, który nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym powyżej rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Interpretacja dotyczy:

• zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym,
• zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 stycznia 2014 r. nr ILPB1/415-1140/13-2/AMN