Czy faktury dotyczące zakupów dokonywanych przez Wnioskodawcę, wystawiane przez dostawców i otrzymywane przez Wnioskodawcę w dowolnym formacie elektronicznym, lecz przechowywane wyłącznie w formie ich papierowego wydruku spełniają wymogi ustawy o VAT, tj. czy dają Spółce prawo do obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach? 

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 2 i § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 28 października 2015 r. (data wpływu 3 listopada 2015 r.), uzupełnionym pismem z 22 stycznia 2016 r. (data wpływu 28 stycznia 2016 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymanych w dowolnym formacie elektronicznym, lecz przechowywanych wyłącznie w formie papierowych wydruków – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3 listopada 2015 r. wpłynął ww. wniosek, o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymanych w dowolnym formacie elektronicznym, lecz przechowywanych wyłącznie w formie papierowych wydruków.

Wniosek został uzupełniony pismem z 22 stycznia 2016 r. (data wpływu 28 stycznia 2016 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 11 stycznia 2016 r. znak: IBPP2/4512-936/15/MG.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe (doprecyzowane w ww. piśmie z 22 stycznia 2016 r.):

Wnioskodawca, Spółka, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymuje od kontrahentów faktury VAT w formie papierowej. W celu usprawnienia przepływu faktur Wnioskodawca rozważa możliwość przyjmowania faktur wystawianych i otrzymywanych w dowolnym formacie elektronicznym za pośrednictwem poczty elektronicznej, a szczególnie w formacie PDF.

Każdemu dostawcy oferującemu możliwość wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych Wnioskodawca udzieli pisemnej akceptacji ze wskazaniem swojego adresu e-mail dedykowanego do przyjmowania faktur elektronicznych.

Faktury wystawione i otrzymane w formacie elektronicznym będą następnie przez upoważnionego pracownika Spółki sprawdzone pod względem autentyczności ich pochodzenia, wydrukowane, sprawdzone pod względem integralności treści i czytelności oraz zarejestrowane w dzienniku podawczym (odnotowanie daty otrzymania). Następnie faktury takie będą sprawdzane pod względem formalnym i merytorycznym, co zapewni ich powiązanie z faktycznie zaistniałymi zdarzeniami oraz zatwierdzane do ujęcia w księgach rachunkowych Spółki przez osobę upoważnioną. Faktury te otrzymane przez Spółkę w formacie elektronicznym będą przechowywane wyłącznie w formie papierowego wydruku, w sposób określony w art. 112 oraz w art. 112a ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług.

Formaty elektroniczne faktur, w których zostały one otrzymane przez Spółkę nie będą przechowywane. Na podstawie ww. papierowych wydruków otrzymanych faktur elektronicznych Spółka będzie dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego zgodnie z ogólnie obowiązującymi regułami w tym zakresie.

Opis zdarzenia przyszłego został uzupełniony ww. pismem z 22 stycznia 2016 r. o następujące informacje:

1. Wnioskodawca (Spółka) będzie zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.
2. Towary i usługi, które Wnioskodawca będzie nabywał, udokumentowane fakturami opisanymi we wniosku, będą wykorzystywane do wykonywania przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.
3. Wnioskodawca dołoży wszelkiej staranności, by procedura przyjmowania, otrzymywania wystawionych przez kontrahentów faktur w formie elektronicznej, przechowywanych przez Wnioskodawcę w formie papierowego wydruku zapewniła autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. I tak:

1. Aby zapewnić autentyczność pochodzenia faktury, przez co rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury Wnioskodawca udzielając dostawcy swojej pisemnej akceptacji na przesyłanie faktur elektronicznych uzyska od tego dostawcy pisemny dokument podpisany przez osoby upoważnione przez dostawcę, z którego będzie wynikał adres poczty elektronicznej, z którego dany dostawca będzie przesyłał Wnioskodawcy wystawiane przez siebie faktury. Upoważniony pracownik Wnioskodawcy, sprawdzając autentyczność pochodzenia danej faktury będzie weryfikował adres poczty elektronicznej, z którego dana faktura została wysłana. Faktury otrzymane z innych adresów poczty elektronicznej niż określone w stosownych dokumentach nie będą przyjmowane.Wyjątek od reguły opisanej powyżej będą stanowiły sytuacje, gdy Wnioskodawca będzie składał zamówienie na portalu internetowym dostawcy i bezpośrednio z tego portalu będzie pobierał fakturę. Wielu dostawców sprzedających swoje produkty w internecie oferuje wyłącznie taki sposób fakturowania. W takiej sytuacji Wnioskodawca będzie mógł zapewnić autentyczność pochodzenia faktury wyłącznie poprzez jej skonfrontowanie z wydrukiem złożonego zamówienia i ewentualnym otrzymanym od dostawcy potwierdzeniem jego realizacji.
2. Aby zapewnić integralność treści faktury co oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura Wnioskodawca:
   1. utworzy specjalny adres poczty elektronicznej dedykowany wyłącznie otrzymywaniu faktur elektronicznych,
   2. zabezpieczy dostęp do w/w adresu poczty elektronicznej hasłami i przydzieli je wyłącznie upoważnionym pracownikom,
   3. upoważniony pracownik dokonując odbioru i wydruku faktury elektronicznej będziezobowiązany do sprawdzenia integralności danych zawartych w otrzymanej od dostawcy fakturze elektronicznej z danymi zawartymi na jej wydruku i potwierdzenia tego faktu swoim podpisem na wydrukowanej fakturze.
3. Organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej na ich żądanie zostanie zapewniony niezwłoczny dostęp do faktur, jednakże wyłącznie do papierowych wydruków tychże faktur, z uwagi na fakt, iż ich formaty elektroniczne nie będą przechowywane;
4. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, łącznie z pozostałymi fakturami otrzymywanymi przez Wnioskodawcę w formie papierowej;
5. Wydruki faktur elektronicznych będą dokładnym i kompletnym odzwierciedleniem otrzymanych faktur elektronicznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury dotyczące zakupów dokonywanych przez Wnioskodawcę, wystawiane przez dostawców i otrzymywane przez Wnioskodawcę w dowolnym formacie elektronicznym, lecz przechowywane wyłącznie w formie ich papierowego wydruku spełniają wymogi ustawy o VAT, tj. czy dają Spółce prawo do obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie mógł przechowywać faktury elektroniczne wystawiane i otrzymywane w dowolnym formacie elektronicznym wyłącznie w formie ich papierowego wydruku oraz, że faktury te będą stanowiły podstawę do obniżania podatku należnego o podatek naliczony w nich wykazany, o ile zostaną spełnione pozostałe warunki do odliczenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ww. ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Powyższy przepis stanowi o prawie podatnika do odliczenia podatku VAT z tytułu dokonanych zakupów towarów i usług. Warunkiem wskazanym w tym przepisie jest związek nabytych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi. W przypadku gdy nabyte towary i usługi nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. Przepis ten nie uzależnia prawa podatnika do odliczenia podatku VAT od spełnienia innych warunków.

Ustanowiony system odliczeń ma na celu całkowite uwolnienie przedsiębiorcy od ciężaru podatku VAT podlegającego zapłacie bądź zapłaconego w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Wspólny system podatku VAT zapewnia zatem całkowitą neutralność działalności gospodarczej w zakresie obciążeń podatkowych, bez względu na jej cel lub rezultat, pod warunkiem że ona sama podlega, co do zasady, opodatkowaniu podatkiem VAT. Prawo do odliczenia stanowi integralną część mechanizmu podatku VAT i nie może, co do zasady, być ograniczone.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Przy czym, zgodnie z art. 2 pkt 31 przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 2 pkt 32 przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Przepisy VAT dopuszczają, aby faktury były przechowywane w innej niż oryginalna formie. Z obowiązujących przepisów regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, że nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej mogły być drukowane i przechowywane wyłącznie w formie papierowej. Podobnie faktury wystawione i otrzymane w formie papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Przy czym istotne jest, aby zachowany został warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Z wniosku wynika, że Wnioskodawca rozważa możliwość przyjmowania od kontrahentów faktur wystawianych w dowolnym formacie elektronicznym za pośrednictwem poczty elektronicznej a szczególnie w formacie PDF. Otrzymane w formacie elektronicznym faktury będą sprawdzane pod względem autentyczności ich pochodzenia, wydrukowane, sprawdzone pod względem integralności treści i czytelności. Wydruki faktur elektronicznych będą dokładnym i kompletnym odzwierciedleniem otrzymanych faktur elektronicznych. Faktury te będą sprawdzane pod względem formalnym i merytorycznym. Faktury te będą przechowywane wyłącznie w formie papierowego wydruku w sposób określony w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT. Formaty elektroniczne faktur nie będą przechowywane.

Z opisu procedury przyjmowania i otrzymywania faktur elektronicznych, jaką Wnioskodawca zamierza zastosować, wynika, że dołoży on wszelkiej staranności, by procedura przyjmowania, otrzymywania wystawionych przez kontrahentów faktur w formie elektronicznej, przechowywanych przez Wnioskodawcę w formie papierowego wydruku zapewniła autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, łącznie z pozostałymi fakturami otrzymywanymi przez Wnioskodawcę w formie papierowej. Organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, na ich żądanie, zostanie zapewniony niezwłoczny dostęp do wydruków faktur elektronicznych.

Opisane faktury będą dokumentować nabycie towarów i usług, które wykorzystywane będą do wykonywania przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Analiza przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów ustawy o VAT, pozwala stwierdzić, że w sytuacji, gdy Wnioskodawca, poprzez zastosowanie opisanego systemu otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania i przechowywania jedynie w wersji papierowej, zapewni ich czytelność, integralność treści i autentyczność ich pochodzenia, wówczas faktury te będą stanowiły dokumenty dające Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem, że towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna z 12 lutego 2016 r., sygn. IBPP2/4512-936/15/MG – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach