INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 23 października 2018 r. (data wpływu 2 listopada 2018 r.), uzupełnionym pismem z dnia 5 grudnia 2018 r. (data wpływu 11 grudnia 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom ekwiwalentu za pranie własnej odzieży używanej zamiast roboczej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 20 listopada 2018 r. do tutejszego Organu wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom ekwiwalentu za pranie własnej odzieży używanej zamiast roboczej.

Wniosek ten nie spełniał wymogów, o których mowa w art. 14b § 3 oraz 14b § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.), w związku z czym Organ podatkowy pismem z dnia 23 listopada 2018 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.572.2018.1.ID, (doręczonym w dniu 29 listopada 2018 r.) wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

W odpowiedzi na ww. wezwanie w dniu 11 grudnia 2018 r. wpłynęło uzupełnienie wniosku (nadane w dniu 5 grudnia 2018 r.).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

W Starostwie jest szereg stanowisk pracy, zajmowanie których wymaga posiadania specjalistycznej odzieży roboczej. W związku z tym, pracownicy wykorzystują własną odzież i jest im z tego tytułu wypłacany ekwiwalent za pranie i za używanie tej odzieży. Wysokość obydwu ekwiwalentów jest wyceniona na podstawie średniej ceny rynkowej poszczególnych asortymentów. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu za używanie oraz pranie przez pracowników własnej odzieży wynika z art. 237⁷ § 4 i art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy. Świadczenia te przysługują pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1509, z póżn. zm.) oraz § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), od ekwiwalentu za używanie odzieży własnej Starostwo nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy i składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, natomiast od ekwiwalentu za pranie odzieży własnej używanej zamiast roboczej, Starostwo pobiera zaliczki na podatek dochodowy oraz nalicza składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

W uzupełnieniu wniosku, Wnioskodawca stwierdził, że dokumentem, który stanowi podstawę ustalonej wysokości kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem odzieży własnej jest regulamin pracy Starostwa. Zgodnie z obowiązującym wewnętrznym regulaminem pracy, w przypadku używania przez pracownika (za jego zgodą potwierdzoną na piśmie), własnej odzieży i obuwia roboczego spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz za konserwację i pranie tej odzieży, pracownikom (sprzątaczka, kierowca, konserwator, stanowisko ds. administracyjno-gospodarczych) przysługuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego, który stanowi rekompensatę poniesionych kosztów. Podstawą do wyliczenia ekwiwalentu pieniężnego są ustalone raz w roku przeciętne ceny na poszczególne rodzaje odzieży i obuwia roboczego w wysokości obliczonej na podstawie tabeli norm przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego oraz na podstawie aktualnych cen. Kwota należnego ekwiwalentu za dany miesiąc wyliczana jest proporcjonalnie do ilości dni przepracowanych przez pracownika. Warunkiem nabycia prawa do otrzymania ekwiwalentu za dany miesiąc jest przepracowanie przez pracownika co najmniej 5 dni roboczych w danym miesiącu. Ekwiwalent pieniężny wypłaca się pracownikom z dołu co kwartał.

Wysokość ekwiwalentu za używanie własnej odzieży zależy od dni przepracowanych przez pracownika w danym miesiącu. Wypłata ekwiwalentów dotyczy tylko okresów zatrudnienia z wyłączeniem urlopów bezpłatnych, płatnych, zwolnień lekarskich, okresów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku):

Czy Starostwo od wypłaconego ekwiwalentu za pranie odzieży własnej używanej zamiast roboczej jest zobowiązane do naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy (przedstawionym w uzupełnieniu wniosku), prawidłowo pobierana jest zaliczka na podatek dochodowy od ekwiwalentu za pranie odzieży własnej, używanej zamiast roboczej. Art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowi o wolnym od podatku dochodowego świadczeniu rzeczowym i ekwiwalencie za to świadczenie przysługującym na podstawie zasad określonych w odrębnych ustawach lub przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. W tym wypadku odrębnym przepisem jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r., w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r., poz. 1949, z późn. zm.), które nie uwzględnia w wyłączeniach z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe ekwiwalentu za pranie odzieży własnej, używanej zamiast roboczej. Mając to na uwadze Wnioskodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy od wyżej opisanego ekwiwalentu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1509, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

Wyszczególnienia źródeł przychodów osiągniętych przez osoby fizyczne ustawodawca dokonał w art. 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 cytowanej ustawy, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Ponadto, treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Zatem, wypłacane pracownikom ekwiwalenty pieniężne za pranie przez pracowników własnej odzieży stanowią przychód pracowników ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednakże na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

W myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, że w Starostwie jest szereg stanowisk pracy, zajmowanie których wymaga posiadania specjalistycznej odzieży roboczej. W związku z tym, pracownicy wykorzystują własną odzież i jest im z tego tytułu wypłacany ekwiwalent za pranie i za używanie tej odzieży.

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje Dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, Rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917).

Stosownie do art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne, bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jednocześnie, zgodnie z art. 237⁷ § 2 Kodeksu pracy, pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z § 2, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 237⁷ § 4 Kodeksu pracy).

Ponadto na podstawie art. 237⁹ § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Zgodnie z art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Z powołanych powyżej przepisów Kodeksu pracy wynika, że zarówno dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jak również ich konserwacja, pranie, naprawa, odpylanie i odkażanie jest obowiązkiem pracodawcy.

Jeżeli jednak pracodawca dopuszcza używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia oraz nie może zapewnić prania odzieży roboczej, przez co czynności te zostają powierzone pracownikowi za jego zgodą, wówczas zobowiązany jest do wypłaty stosownych ekwiwalentów pieniężnych. Za używanie własnej odzieży i obuwia pracownicy mają prawo otrzymać ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny, natomiast za pranie odzieży roboczej w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów.

Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników i wynikać – jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie – z wewnętrznego regulaminu (na podstawie przeciętnych cen rynkowych).

Mając na uwadze opisany we wniosku stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, że wypłacane pracownikom, o których mowa we wniosku kwoty ekwiwalentu za pranie odzieży własnej używanej zamiast roboczej stanowić będą dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z tym Wnioskodawca jako płatnik od wartości ww. świadczeń nie będzie zobowiązany do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dn. 19.12.2018 r. – sygn. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.572.2018.ID