„Moja firma taksówkarska wyrabia dla swoich pracowników licencje taxi, żeby ci kierowcy jeździli swoimi samochodami. Żeby zrobić licencje, to ja jako właściciel firmy muszę podpisać obowiązkowo umowę najmu samochodu z tą osobą, a samego samochodu nie będę używać. Widzę w tym korzyść i wpisuję, że 500 zł płacę pracownikowi za wynajem, i czasami wpisuję numer konta i wysyłam przelewem jakby za wynajem, i pracownik dostaje potwierdzenie przelewu, żeby rozliczyć się ze skarbówką. Tu powstaje kilka problemów:

1/ Jak pracownik nie pracował, to ja nie chcę płacić za wynajem. Potrzebuję umowy, żeby chroniła mnie w takich przypadkach, ale płacić 500 zł na tydzień za wynajem kiedy kierowca pracuje normalnie. W umowie musi być wskazane, że mogę nie płacić kiedy nie trzeba lub wypowiedzenie jest wtedy kiedy opłata nie jest zrealizowana;

2/ Muszą być tak naprawdę dwie umowy wynajmu samochodu, dla mnie i dla tego kierowcy, on potrzebuje żeby pokazać skarbówce, że dostał dochód za to. Wystarczy pokazać przelew, trzeba zrobić taką umowę, żeby mnie jakoś ochronić;

3/ Nie wiem czy ktoś zgłaszał do skarbówki, też nie wiem jak siebie w takich przypadkach chronić. Mogę wysyłać przelewy do niektórych, potwierdzenie już będzie, ale nie każdemu mogę tak zrobić;

4/ Księgowa musi doliczyć jakiś wydatek firmy, trzeba potwierdzenia albo na kartę albo w gotówce potwierdzenie, że odebrał pieniądze. Wzór potrzebuję, że odebrał, żeby też miał jak pokazać lub w umowie coś ciekawego musi być;

5/ Czasami pracownik wynajmuje samochód u kogoś, ja potrzebuję podpis właściciela samochodu, że kierowca wynajmuje od samego właściciela, bo nie wiem jak tam dalej między nimi będzie, czyli właściciel podpisuje dwie umowy ze mną i z pracownikiem, czy tak może być? I też jak w takich przypadkach lepiej opisać umowę, żebym ja nie miał ryzyka? ;

6/ Najważniejsza skarbówka, u mnie w firmie jest dużo umów z obcokrajowcami z Gruzji, Ukrainy, Białorusi i tak dalej, po pierwsze nie wiem, czy ktoś zgłasza te umowy, to jednak nie mój problem? Po drugie, musi być w dwóch językach o ile wiem, to mi nie pasuje, jak kupił samochód to na pewno wie jaką umowę najmu podpisać, w umowie może być wskazane, że wyraża zgodę że rozumie co jest wskazane w umowie? Czy jednak w dwóch językach musi być?”

Zdaniem Autora, Czytelnikowi chodzi o wypożyczanie licencji na taxi, jakby w ramach taxi na wynajem. Oznacza to, że Czytelnik, aby nie łamać obowiązujących przepisów prawnych, które nie pozwalają na odstępowanie czy przeniesienie uprawnień z licencji na osoby trzecie, zamierza jakby brać w najem pojazdy kierowców, które stanowią ich własność.

Innymi słowy, wynajmujący swoje samochody pracują jako kierowcy firmy z licencją, lecz sami licencji nie posiadają, bowiem żeby …

(…) być kierowcą taksówki nie trzeba mieć licencji taksówkowej – wystarczy być jedynie zatrudnionym przez firmę z licencją.

Tak naprawdę ryzyko odpowiedzialności za jazdę bez licencji spoczywa na kierowcy taksówki, a nie na przedsiębiorcy, który użycza swojej licencji.

W ocenie Autora, Czytelnik jako przedsiębiorca posiadający licencję taxi zawiera z kierowcą pojazdu (i jego właścicielem jednocześnie) zwykłą umowę najmu, w której przedsiębiorca jest najemcą, a kierowca pojazdu – wynajmującym.

Zdaniem Autora, nie ma wymogu, aby z uwagi na zawieranie umowy z obcokrajowcem zachodziła konieczność sporządzania dwujęzycznej umowy. Jeżeli tylko kierowca działa z dostatecznym rozeznaniem oraz rozumie sens i istotę umowy spisanej w języku polskim, a nie jest to umowa dotycząca wykonywania pracy, tj. umowa o pracę, zlecenie itp., a jedynie umowa najmu pojazdu, to nie ma konieczności sporządzania jej w języku zrozumiałym dla obcokrajowca.

Jeśli chodzi o kwestie podatkowe, przychód w związku z umową najmu pojazdu pojawia się u kierowcy (właściciela), gdyż to on otrzymuje wynagrodzenie od firmy posiadającej licencję. Z kolei u przedsiębiorcy, który wynajmuje cudzy pojazd do swojej działalności, najem powoduje powstanie kosztu uzyskania przychodu. Zatem to właściciel pojazdu powinien wystawiać przedsiębiorcy rachunki z tytułu wynajmu, z kolei przedsiębiorca może wypłacić wynagrodzenie przelewem, w gotówce albo może złożyć wynajmującemu oświadczenie o potrąceniu wzajemnych należności. Dla fiskusa takie dokumenty powinny być wystarczające.

Czytelnik napisał w swoim zapytaniu, cyt.: „Jak pracownik nie pracował, ja nie chcę płacić za wynajem. Potrzebuję umowy żeby chroniła mnie w takich przypadkach, ale płacić 500 zł na tydzień za wynajem kiedy kierowca pracuje normalnie. W umowie musi być wskazane że mogę nie płacić kiedy nie trzeba lub wypowiedzenie jest wtedy kiedy opłata nie jest zrealizowana.”

Zdaniem Autora, łatwiej byłoby podejść do kwestii rozliczeń z innej strony, tzn. prowadzić ewidencję, kiedy faktycznie kierowca pracował, i ustalić jakąś stawkę najmu za dzień, kiedy pojazd był faktycznie wykorzystywany przez kierowcę dla pracy dla przedsiębiorcy, który użycza licencję. Bo jak można interpretować zapis „płacić 500 zł na tydzień za wynajem kiedy kierowca pracuje normalnie”? Co oznacza „normalnie” – czyli ile dni w tygodniu, ile godzin dziennie? Z czasem zbyt ogólne ujęcie istotnych kwestii umownych, zwłaszcza dotyczących rozliczeń, będzie nastręczało trudności, a może i nadużyć z którejkolwiek ze stron. Stawkę dzienną można przecież określić, bazując na tym, aby czynsz najmu za tydzień wynosił 500 zł, ale np. za pięciodniowy tydzień pracy w wymiarze X godzin dziennie.

Odnosząc się do podniesionej przez Czytelnika kwestii dokumentowania faktycznych rozliczeń między stronami, Autor uważa, że taki wzór oświadczenia o przyjęciu określonej kwoty, może stanowić załącznik do umowy głównej najmu, jednakże na chwilę obecną Autor posiada zbyt mało szczegółowych danych, aby mógł sporządzić projekt takiej umowy spełniającej oczekiwania Czytelnika.

Nawiązując do ostatniej kwestii, a mianowicie podnajmu, czyli wynajmowania przez kierowcę pojazdu, który jest już wynajmowany przez innego właściciela, zdaniem Autora, przedsiębiorca użyczający licencji powinien w takiej sytuacji domagać się w pierwszej kolejności okazania umowy najmu zawartej z pierwotnym właścicielem. Może się bowiem okazać, że w umowie widnieje wyraźny zakaz podnajmu czy nawet oddania do bezpłatnego użyczenia.

Oczywiście konsekwencje złamania takiego umownego zakazu obciążają najemcę z pierwotnej umowy, tj. kierowcę pojazdu. Jednakże dzięki takiej ostrożności, nie ma potrzeby zawierania osobnej umowy z pierwotnym właścicielem, w zamian za to przedsiębiorca użyczający licencję może wymagać od kierowcy przedstawienia uzyskanej przez właściciela pojazdu zgody na dalszy podnajem.

Sandra Grzywocz-Nowak – adwokat