„Mam podpisaną umowę dzierżawy gruntu od osoby prywatnej, posiadam również pełnomocnictwo do reprezentowania tej osoby w sprawach urzędowych, związanych z dzierżawą gruntu. Pełnomocnictwo zostało opłacone według ustawowej stawki, pobrałem na jego podstawie wypis i wyrys z rejestru gruntów, jednak, przy próbie ponownego pobrania wyrysu okazało się, że pomimo tego, iż moje pełnomocnictwo nie było ograniczone czasowo, ani wystawione jednorazowo, odmówiono mi wydania wypisu i wyrysu, twierdząc, że powinienem przedstawić nowe, ponownie opłacone. Pytanie brzmi, czy taki zabieg jest zgodny z prawem? Czy można tu powołać się na zapisy Kodeksu cywilnego art. 101 paragraf 1 i 2?”

W ocenie Autora, decyzja organu dotycząca żądania ponownego złożenia pełnomocnictwa i opłaty skarbowej od tego pełnomocnictwa może wynika z charakteru czynności, do której to pełnomocnictwo zostało użyte.

Pytanie brzmi czy Czytelnik składając wniosek o wydanie wypisu/wyrysu z rejestru gruntów i budynków załączył właśnie to pełnomocnictwo ogólne do reprezentowania uprawnionego w sprawach urzędowych związanych z dzierżawą gruntu, czy też inne pełnomocnictwo do dokonania tej konkretnej czynności jaką jest złożenie wniosku o wydanie wypisu/wyrysu z rejestru gruntów i budynków?

Jeżeli Czytelnik poprzednim razem załączył do wniosku …

(…) pełnomocnictwo ogólne wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej od tego pełnomocnictwa, to w ocenie Autora nie ma podstaw, by organ żądał teraz nowego pełnomocnictwa i ponownie opłaconego. Co innego oczywiście ponowna opłata od wniosku, bowiem to jest kolejna czynność, mimo że tożsama rodzajowo.

Z kolei jeżeli Czytelnik poprzednim razem załączył do wniosku pełnomocnictwo do konkretnej czynności, to organ zapewne potraktował to w ten sposób, iż z samego charakteru czynności wynika jednorazowość czynności: złożenie wniosku o wydanie, czynność zostaje spełniona przez organ i w ten sposób zakończona.

Należy wyjaśnić, iż wskazany przez Czytelnika przepis Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania z uwagi na to, że sprawa rozpoznania wniosku o wydanie wypisu/wyrysu z rejestru gruntów i budynków jest sprawą administracyjną, a nie cywilną.

Posiłkując się komentarzami do Kodeksu postępowania administracyjnego, pełnomocnictwo w postępowaniu administracyjnym może mieć charakter ogólny (obejmować umocowanie do reprezentowania strony we wszystkich postępowaniach toczących się z jej udziałem), szczególny (obejmować umocowanie do reprezentowania strony w konkretnym postępowaniu toczącym się z jej udziałem) lub wreszcie może być udzielone wyłącznie do podjęcia poszczególnych czynności w toku postępowania.

Zależnie od jego rodzaju (zakresu), pełnomocnictwo udzielone w postępowaniu administracyjnym będzie obowiązywać tylko przy wskazanych w nim czynnościach procesowych, w całym postępowaniu w trybie zwykłym, bądź też zarówno w postępowaniu w trybie zwykłym, jak i w postępowaniach w trybach nadzwyczajnych, względnie będzie jeszcze inną kombinacją powyższych możliwości. Decyduje tutaj wyłącznie wola strony, przy czym sam dokument pełnomocnictwa powinien być sformułowany na tyle precyzyjnie, aby wynikało z niego, kto dokładnie, przez kogo i do jakich czynności (w jakim zakresie) został upoważniony.

Pełnomocnictwo wygasa z chwilą jego odwołania (wypowiedzenia) przez mocodawcę lub pełnomocnika bądź z chwilą śmierci mocodawcy lub pełnomocnika (por. wyr. WSA w Gdańsku z dn. 23.05.2018 r., sygn. akt: II SA/Gd 109/18). Wypada ponadto przyjąć, że pełnomocnictwo wygasa również w przypadku utraty przez stronę zdolności podmiotowej lub procesowej, jak też w sytuacji całkowitej utraty przez pełnomocnika zdolności do czynności prawnych (wówczas bowiem przestaje on spełniać warunki do bycia pełnomocnikiem).

W wyroku z dn. 24.10.2014 r., (sygn. akt: I OSK 1663/13) NSA zwrócił natomiast uwagę, że nieuzasadnione negowanie umocowania pełnomocnika w sprawie oraz wymaganie w takiej sytuacji przesyłania kolejnych pism mających potwierdzić to umocowanie, prowadzi do niezasadnego wydłużenia postępowania, które może zostać ocenione nawet jako przewlekłość postępowania, do której dochodzi wówczas z rażącym naruszeniem prawa.

Sandra Grzywocz-Nowak – adwokat

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – Dz.U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.