INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 26.09.2012 r. (data wpływu 04.10.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

• momentu ujęcia do kosztów podatkowych diet z tytułu podróży służbowych rozliczanych w miesiącu bieżącym – jest prawidłowe,
• momentu ujęcia do kosztów podatkowych diet z tytułu podróży służbowych rozliczanych w miesiącu następnym – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 04.10.2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

• momentu ujęcia do kosztów podatkowych diet z tytułu podróży służbowych rozliczanych w miesiącu bieżącym,
• momentu ujęcia do kosztów podatkowych diet z tytułu podróży służbowych rozliczanych w miesiącu następnym.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Firma Sp. z o.o., której głównym rodzajem działalności jest świadczenie usług transportowych w kraju i za granicą, nalicza pracownikom na stanowisku kierowcy diety, zaliczając ich koszt bilansowo do kosztów bezpośrednich miesiąca, którego dotyczą. Do kosztów uzyskania przychodów podatkowo, koszty diet zaliczane są w miesiącu ich wypłaty, która następuje zgodnie z zapisem w regulaminie wynagrodzeń obowiązującym w Spółce w kolejnym miesiącu.

Moment rozliczenia diet następuje w okresach tygodniowych tj. obowiązek dostarczenia karty pracy (na podstawie której naliczane są diety) za dany tydzień – obowiązek dostarczenia do rozliczenia – do końca tygodnia następnego. Kart pracy za ostatni tydzień miesiąca dosyłane są i rozliczane najpóźniej do 6-go miesiąca następnego w celu naliczenia raportu za miesiąc którego dotyczą.

W przyszłości Spółka chciałaby zaliczać koszty diet do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu ich naliczenia a nie w miesiącu wypłaty.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

W związku z planowanymi zmianami powstaje pytanie, czy w świetle obowiązujących przepisów art. 15 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, firma Sp. z o.o. ma prawo zaliczyć koszt diet do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu ich naliczenia mimo że wypłata zgodnie z zapisami Regulaminu wynagrodzeń następuje w kolejnym miesiącu…

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty diet kierowców wykonujących transport towarów, stanowią koszty bezpośrednie wykonywanych przez Spółkę usług co za tym idzie na podstawie art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym są potrącane w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Ponadto diety za podróż służbową należą do przychodów ze stosunku służbowego pracy zgodnie z art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych a zatem na podstawie art. 15 ust. 4g oraz 4h, diety jako należności z tytułów o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku od osób fizycznych stanowią koszt uzyskania przychodów w miesiącu za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Zgodnie z Regulaminem wynagrodzeń, rozdział V, obowiązującym w firmie Sp. z o.o. naliczenie należności za podróże służbowe następuje za okresy miesięczne zaś ich wypłata następuje w miesiącu następnym ze względu na wydłużony czas wpływu dokumentacji od kierowców. Biorąc pod uwagę, że koszty naliczonych diet są kosztami bezpośrednimi uzyskania przychodów i Spółka wypłaca te świadczenia zgodnie z art. 15 ust. 4h w terminie wynikającym z umowy jaką jest Regulamin wynagrodzeń, uważamy za prawidłowe zaliczenie tych kosztów do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu ich naliczenia.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam, co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zatem aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, a więc bezzwrotny,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Mając powyższe na uwadze kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie tego źródła przychodów. Aby zatem wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości. W takim ujęciu kosztami uzyskania przychodów będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim.

Należy zauważyć, iż kosztami podatkowymi są m.in. tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia i inne wypłaty pieniężne oraz świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika.

W myśl art. 15 ust. 4g ww. ustawy, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307, ze zm.), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.

Art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi natomiast, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz. U. Nr 127, poz. 1052), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.

Nadmienić w tym miejscu należy, że zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Podsumowując należy więc stwierdzić, iż diety z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu (należne za ten miesiąc), w którym pracownik dokonał rozliczenia kosztów tej podróży. W przedstawionym stanie faktycznym moment rozliczenia diet następuje w okresach tygodniowych tj. obowiązek dostarczenia karty pracy (na podstawie której naliczane są diety) za dany tydzień – obowiązek dostarczenia do rozliczenia – do końca tygodnia następnego. Kart pracy za ostatni tydzień miesiąca dosyłane są i rozliczane najpóźniej do 6-go miesiąca następnego w celu naliczenia raportu za miesiąc którego dotyczą.

W kontekście powyższego, rozliczone koszty podróży tj. należne za bieżący miesiąc zgodnie z regulaminem pracodawcy wypłacone w kolejnym miesiącu będą kosztem tego miesiąca za który były należne. Natomiast jeżeli rozliczenie następuje na początku miesiąca następnego to należne będą w tym miesiącu w którym następuję rozliczenie delegacji. Istotną kwestii w tej sytuacji jest moment rozliczenia podróży służbowej, to on determinuje ujęcie kosztu należnego na gruncie art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W sytuacji rozliczenia diet w miesiącu bieżącym stają się one należne za miesiąc rozliczenia, dlatego stanowisko wnioskodawcy w tym zakresie uznaje się za prawidłowe. Natomiast jeżeli rozlicznie podróży służbowej następuje w kolejnym miesiącu mimo że podróż odbyła się w poprzednim miesiącu to koszt należny z tytułu podróży służbowej będzie dopiero w miesiącu rozliczenia delegacji. Naliczenie diet nie jest czynnością która powoduje określone skutki podatkowe.

Końcowo trzeba podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” należy do zakresu prawa pracy – art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji tutejszego organu. Dotyczy to również procedury rozliczenia i wpływu dokumentacji dotyczącej podróży służbowej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 grudnia 2012 r., sygn. IPPB5/423-978/12-6/AB