Katalog dokumentów szkolnych wydawanych przez upoważnione do tego podmioty określony został w § 2 ust. 3 i 4 wskazanego rozp. Do druków szkolnych należy zatem zaliczyć:

• świadectwa: szkolne promocyjne; ukończenia szkoły; dojrzałości i aneksy do świadectw dojrzałości (dalej: „świadectwa”);
• certyfikaty kwalifikacji zawodowej (dalej: „certyfikaty”);
• dyplomy zawodowe (dalej: „dyplomy”);
• suplementy do dyplomów zawodowych (dalej: „suplementy do dyplomów”);
• zaświadczenia: o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty, o wynikach egzaminu maturalnego, o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego odpowiednio dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia (dalej: „zaświadczenia”);
• indeksy;
• zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego;
• informacje o gotowości dziecka do podjęcia nauki w szkole podstawowej;
• zaświadczenia o zawodzie;
• zaświadczenia o przebiegu nauczania;
• arkusze ocen;
• poddruki duplikatów;
• legitymacje: szkolne dla uczniów szkół podstawowych i szkół ponadpodstawowych, przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych, w tym e-legitymacje szkolne dla uczniów szkół podstawowych i szkół ponadpodstawowych, e-legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych oraz mLegitymacje szkolne dla uczniów szkół podstawowych i szkół ponadpodstawowych.

Wszystkie wymienione wyżej dokumenty szkolne, niezależnie od podmiotu uprawnionego do ich wydawania, sporządzane są na drukach według wzorów określonych w załącznikach do nin. rozp.

Legitymacje, e-legitymacje i mLegitymacje

Standardowe wersje legitymacji szkolnej to legitymacja papierowa lub plastikowa karta (e-legitymacja). Wprowadzona niedawno mLegitymacja szkolna, mająca formę aplikacji przechowywanej w urządzeniu mobilnym, stanowi ich uzupełnienie i wydawana jest na wniosek posiadaczy zwykłej legitymacji, tj. pełnoletniego ucznia lub rodziców niepełnoletniego ucznia. Przedszkolakom wydaje się wyłącznie legitymację papierową lub e-legitymację.

Legitymacje dla niepełnosprawnych przedszkolaków

Zgodnie z § 26 ust. 5 cyt. rozp. dziecko niepełnosprawne przyjęte do przedszkola, oddziału przedszkolnego w szkole podstawowej lub innej formy wychowania przedszkolnego otrzymuje legitymację przedszkolną dla dziecka niepełnosprawnego albo e-legitymację przedszkolną dla dziecka niepełnosprawnego. Ważność papierowej legitymacji potwierdza się w kolejnym roku szkolnym przez umieszczenie daty ważności i odcisku pieczęci podłużnej placówki, do której dziecko uczęszcza. Ważność e-legitymacji potwierdza się w kolejnym roku szkolnym przez umieszczenie hologramu.

Legitymacje szkolne dla uczniów i słuchaczy

Zgodnie z § 26 ust. 1 cyt. rozp. uczeń przyjęty do szkoły podstawowej lub szkoły ponadpodstawowej otrzymuje legitymację szkolną albo e-legitymację szkolną. Ważność papierowej legitymacji potwierdza się w kolejnym roku szkolnym przez umieszczenie daty ważności i odcisku pieczęci urzędowej szkoły, a ważność e-legitymacji potwierdza się w kolejnym roku szkolnym przez umieszczenie hologramu.

Legitymację szkolną albo e-legitymację szkolną otrzymuje również słuchacz przyjęty do branżowej szkoły II stopnia, szkoły policealnej lub szkoły dla dorosłych. Ważność papierowej legitymacji potwierdza się
w kolejnym semestrze przez umieszczenie daty ważności i odcisku pieczęci urzędowej szkoły, a ważność e-legitymacji potwierdza się w kolejnym semestrze przez umieszczenie hologramu (§ 26 ust. 3 cyt. rozp.).

Szkoły, o których mowa wyżej, wydając standardową legitymację, mogą dodatkowo wydać mLegitymację szkolną, stanowiącą dokument elektroniczny przechowywany i prezentowany przy użyciu oprogramowania przeznaczonego dla urządzeń mobilnych, o którym mowa w art. 19e ust. 1 ustawy z dn. 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t. jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 700, z późn. zm.). Taka mLegitymacja szkolna jest wydawana wyłącznie na wniosek pełnoletniego ucznia lub rodziców niepełnoletniego ucznia (§ 3 ust. 2 i 3 cyt. rozp.).

Uczeń przyjęty do szkoły może więc otrzymać mLegitymację szkolną – jest ona ważna w okresie ważności wydanej uczniowi odpowiednio legitymacji szkolnej albo e-legitymacji szkolnej. To samo dotyczy słuchacza branżowej szkoły II stopnia, szkoły policealnej i szkoły dla dorosłych.

W legitymacjach papierowych i e-legitymacjach – zarówno szkolnych, jak i przedszkolnych, nie dokonuje się skreśleń ani poprawek. Dokumenty zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie za zwrotem dokumentu zawierającego błąd lub omyłkę.

Ponadto, jeżeli na podstawie decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego nastąpiła zmiana imienia (imion) lub nazwiska ucznia (dziecka), szkoła lub przedszkole wydają nową legitymację szkolną, e-legitymację szkolną, legitymację przedszkolną dla dziecka niepełnosprawnego i e-legitymację przedszkolną dla dziecka niepełnosprawnego, za zwrotem legitymacji wydanej na poprzednie imię (imiona) lub nazwisko.

Postępowanie z mLegitymacją określa § 26 ust. 8 cyt. rozp. Szkoła unieważnia mLegitymację szkolną w trakcie roku szkolnego:

• na wniosek pełnoletniego ucznia lub rodziców niepełnoletniego ucznia, w szczególności w przypadku utraty mLegitymacji szkolnej na skutek uszkodzeń, niepoprawnego działania lub utraty urządzenia mobilnego, w którym przechowywana była mLegitymacja szkolna;
• w przypadku zmiany imienia (imion) lub nazwiska ucznia, jeżeli zmiana imienia (imion) lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego;
• z urzędu w przypadku:
  • utraty ważności wydanej uczniowi legitymacji szkolnej albo e-legitymacji szkolnej,
  • przejścia ucznia do innej szkoły.

Zgodnie z § 26 ust. 9 cyt. rozp. mLegitymacja szkolna jest wydawana ponownie w przypadku:

• potwierdzenia ważności wydanej legitymacji szkolnej albo e-legity-macji szkolnej;
• stwierdzenia w niej błędów lub omyłek;
• unieważnienia w przypadku, o którym mowa wyżej w pkt 1;
• w przypadku zmiany imienia (imion) lub nazwiska ucznia na podstawie decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego.

Nowe imię (imiona) lub nazwisko może być wpisane na podstawie: odpisu aktu urodzenia, odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia (imion) lub nazwiska albo orzeczenia sądowego.

Należy pamiętać, że mLegitymacja szkolna może być wydana wyłącznie uczniowi, któremu nadano numer PESEL (stanowi o tym jednoznacznie § 26 ust. 11 cyt. rozp.). Inaczej ma się sprawa ze standardowymi legitymacjami (papierowymi i plastikowymi) – w przypadku ucznia, który nie posiada numeru PESEL, zamiast tego numeru na legitymacji szkolnej i e-legitymacji szkolnej wpisuje się nazwę i numer innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Podmioty uprawnione do wydawania dokumentów szkolnych

Podmiotami uprawnionymi do wydawania świadectw szkolnych promocyjnych, świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji i e-legitymacji są szkoły publiczne i niepubliczne: szkoły podstawowe, szkoły ponadpodstawowe i placówki kształcenia ustawicznego.

Ponadto szkoła, na wniosek pełnoletniego ucznia albo pełnoletniego absolwenta albo rodziców ucznia lub absolwenta, wydaje zaświadczenie o przebiegu nauczania. Pełnoletni uczeń (absolwent) albo rodzice ucznia (absolwenta) potwierdzają podpisem otrzymanie zaświadczenia.

Natomiast szkoła prowadząca kształcenie zawodowe, na wniosek absolwenta, wydaje zaświadczenie o zawodzie, w którym absolwent się kształcił w tej szkole, w szczególności dla celów postępowania rekrutacyjnego do branżowej szkoły II stopnia, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 2 u.p.o. Otrzymanie zaświadczenia absolwent potwierdza podpisem.

Legitymacje oraz e-legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych uczęszczających do przedszkoli, oddziałów przedszkolnych w szkołach podstawowych i innych form wychowania przedszkolnego oraz zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego wydają odpowiednio dyrektor publicznego i niepublicznego przedszkola i szkoły podstawowej oraz osoba kierująca inną formą wychowania przedszkolnego. Zaświadczenie o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego wydaje się na wniosek rodziców dziecka spełniającego ten obowiązek.

Ponadto dyrektor odpowiednio publicznego i niepublicznego przedszkola, szkoły podstawowej, w której zorganizowano oddział przedszkolny, albo osoba kierująca inną formą wychowania przedszkolnego wydają rodzicom dziecka spełniającego obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego informację o gotowości dziecka do podjęcia nauki w szkole podstawowej.

W przypadku sześciolatka mogącego podjąć naukę w szkole podstawowej informację o gotowości dziecka wydaje się na wniosek rodziców złożony nie później niż do 30 września roku szkolnego poprzedzającego rok szkolny, w którym dziecko ma pójść do I klasy.

W obu ww. przypadkach uprawniony do tego podmiot wydaje informację o gotowości dziecka w terminie do końca kwietnia roku szkolnego poprzedzającego rok szkolny, w którym dziecko ma obowiązek lub może rozpocząć naukę w szkole podstawowej.

Szkoły to nie jedyne instytucje, na których spoczywa obowiązek wydawania dokumentów szkolnych. Wydawanie niektórych z nich należy do kompetencji okręgowych komisji egzaminacyjnych. Są to:

• świadectwa ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych przeprowadzanych przez o.k.e.,
• świadectwa dojrzałości i aneksy do świadectw dojrzałości,
• certyfikaty kwalifikacji zawodowej,
• dyplomy zawodowe i suplementy do dyplomów zawodowych,
• zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty,
• zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego,
• zaświadczenia o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego odpowiednio dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia.

Podstawy wydawania dokumentów szkolnych

Regulacje cyt. rozp. określają rodzaj dokumentacji, na podstawie której wydaje się poszczególne dokumenty szkolne. Podstawę do wydania określonego druku stanowią zatem:

• dokumentacja przebiegu nauczania prowadzona przez szkołę – w przypadku świadectw szkolnych promocyjnych, świadectw ukończenia szkoły, a także zaświadczeń o przebiegu nauczania;
• dokumentacja egzaminów eksternistycznych – w przypadku świadectw ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych przeprowadzanych przez o.k.e. oraz w przypadku zaświadczeń o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia;
• dokumentacja egzaminu ósmoklasisty – w przypadku zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty;
• dokumentacja egzaminu maturalnego – w przypadku świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości oraz zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego; zob. jeszcze uwaga niżej;
• dokumentacja egzaminu zawodowego – w przypadku certyfikatów kwalifikacji zawodowej;
• dokumentacja prowadzonych obserwacji pedagogicznych dzieci objętych wychowaniem przedszkolnym w przedszkolu, oddziale przedszkolnym w szkole podstawowej lub innej formie wychowania przedszkolnego – w przypadku informacji o gotowości dziecka do podjęcia nauki w szkole podstawowej.

W przypadku, o którym mowa w art. 44zzd ust. 4b u.s.o., świadectwo dojrzałości wydaje się również na podstawie:

• dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe albo
• dyplomu w zawodzie nauczanym na poziomie technika, albo
• świadectw potwierdzających kwalifikacje w zawodzie ze wszystkich kwalifikacji wyodrębnionych w danym zawodzie nauczanym na poziomie technika, albo
• certyfikatów ze wszystkich kwalifikacji wyodrębnionych w danym zawodzie nauczanym na poziomie technika, albo
• świadectw potwierdzających kwalifikacje w zawodzie i certyfikatów ze wszystkich kwalifikacji wyodrębnionych w danym zawodzie nauczanym na poziomie technika

–     z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 11b u.s.o., tj. rozp. MEN z dn. 30.08.2019 r. w sprawie warunków, jakie musi spełnić osoba ubiegająca się o uzyskanie dyplomu zawodowego albo dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe (Dz.U. z 2019 r. poz. 1731).

Wskazane wyżej rozp. określa warunki uzyskania dyplomu zawodowego albo dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe w zawodzie nauczanym na poziomie technika – odpowiednio przez osobę posiadającą certyfikat kwalifikacji zawodowej, świadectwo potwierdzające kwalifikację w zawodzie lub świadectwo czeladnicze, uwzględniając wykształcenie tej osoby oraz potwierdzone przez nią kwalifikacje wyodrębnione w zawodzie, a także sposób ustalania wyniku zgodnie z art. 44zzzo ust. 3 i 6 u.s.o.

Obowiązek prowadzenia ewidencji dokumentów szkolnych

Zgodnie z § 5 ust. 1 cyt. rozp. MEN z dn. 27.08.2019 r. druki świadectw, certyfikatów, dyplomów, aneksów, zaświadczeń, zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, indeksów, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych i e-legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych oraz druki ich duplikatów – są drukami ścisłego zarachowania. Z tego względu podlegają one ewidencji.

Obowiązek prowadzenia imiennej ewidencji dokumentów szkolnych spoczywa na instytucjach uprawnionych do ich wydawania.

Ewidencja imienna prowadzona przez szkoły obejmuje: wydane świadectwa ukończenia szkoły, indeksy, legitymacje szkolne, e-legitymacje szkolne i mLegitymacje szkolne oraz zaświadczenia o zawodzie, a ponadto otrzymane od o.k.e. świadectwa dojrzałości, aneksy do świadectw dojrzałości, certyfikaty kwalifikacji zawodowej, dyplomy zawodowe,
zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego, a także duplikaty świadectw ukończenia szkoły, indeksów, legitymacji szkolnych i e-legi-tymacji szkolnych. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL ucznia albo absolwenta, numer wydanego dokumentu, datę odbioru dokumentu oraz podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument. W przypadku osoby, która nie posiada numeru PESEL, w ewidencji, zamiast tego numeru, wpisuje się nazwę i numer innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (nie dotyczy to mLegitymacji szkolnych).

Imienną ewidencję prowadzą także placówki kształcenia ustawicznego i centra kształcenia zawodowego, w których przeprowadzono egzamin zawodowy. Ten sam obowiązek dotyczy pracodawców, u których odbył się taki egzamin. Ewidencja obejmuje: wydane certyfikaty kwalifikacji zawodowej i dyplomy zawodowe, przekazywane przez o.k.e. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL ucznia albo absolwenta, numer wydanego dokumentu, datę odbioru dokumentu oraz podpis ucznia albo absolwenta lub rodziców niepełnoletniego ucznia albo rodziców niepełnoletniego absolwenta, którzy odebrali dokument. W przypadku osoby, która nie posiada numeru PESEL, w ewidencji, zamiast tego numeru, wpisuje się nazwę i numer innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Okręgowe komisje egzaminacyjne prowadzą imienną ewidencję wydanych świadectw ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów kwalifikacji zawodowej, dyplomów zawodowych, zaświadczeń o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty, zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego oraz zaświadczeń o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego odpowiednio dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia, a także duplikatów tych dokumentów. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL osoby, której wystawiono dokument, numer wydanego dokumentu, a także:

• w przypadku świadectwa dojrzałości, aneksu do świadectwa dojrzałości, zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty i zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego – nazwę i adres szkoły, do której przekazano dokument (ta ewidencja jest prowadzona w postaci elektronicznej bazy danych);
• w przypadku certyfikatu kwalifikacji zawodowej i dyplomu zawodowego, przekazywanych do szkoły, placówki kształcenia ustawicznego, centrum kształcenia zawodowego lub pracodawcy – nazwę i adres szkoły, placówki lub centrum albo nazwę i adres pracodawcy, do których przekazano dokument (ta ewidencja jest prowadzona w postaci elektronicznej bazy danych);
• w przypadku świadectw ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, a także certyfikatów kwalifikacji zawodowej, dyplomów zawodowych i zaświadczeń o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia, wydawanych osobom przystępującym do egzaminów zgodnie z przepisami w sprawie egzaminów eksternistycznych oraz osobom przystępującym do egzaminów zawodowych po ukończeniu kwalifikacyjnych kursów zawodowych, oraz duplikatów tych dokumentów – datę odbioru dokumentu oraz podpis osoby, która otrzymała dokument, albo zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego, jeżeli dokument przesłano pocztą.

 

Przedszkola, szkoły podstawowe, w których zorganizowano oddział przedszkolny, oraz inne formy wychowania przedszkolnego prowadzą imienną ewidencję wydanych zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, legitymacji papierowych i e-legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych oraz duplikatów tych dokumentów. Ewidencja zawiera: imię (imiona) i nazwisko dziecka, numer wydanej legitymacji lub zaświadczenia, datę odbioru dokumentu oraz podpis rodzica odbierającego legitymację, zaświadczenie lub duplikat.

Zawsze, kiedy dochodzi do wydania nowego dokumentu szkolnego za zwrotem poprzedniego (zob. § 17 ust. 8, § 22 ust. 4, § 23 ust. 1 i § 26 ust. 6 i 7 cyt. rozp.), w imiennych ewidencjach wpisuje się adnotację o zniszczeniu dokumentu, który podlegał zwrotowi, oraz nadaje się nowy numer wydanego dokumentu lub jego duplikatu i wpisuje się datę jego odbioru. O tym, jakie podpisy wymagane są w przypadku poszczególnych ewidencji, stanowi § 5 ust. 7 cyt. rozp.

Zasady sporządzania oraz warunki otrzymywania świadectw, dyplomów i zaświadczeń

Świadectwo promocyjne i świadectwo ukończenia szkoły

Zgodnie z § 6 ust. 1 cyt. rozp. po ukończeniu nauki w danej klasie (z wyjątkiem klasy programowo najwyższej) uczeń szkoły dla dzieci i młodzieży, zależnie od wyników klasyfikacji rocznej, otrzymuje świadectwo szkolne promocyjne potwierdzające uzyskanie albo nieuzyskanie promocji do klasy programowo wyższej. Począwszy od klasy IV szkoły podstawowej, uczeń szkoły dla dzieci i młodzieży, który otrzymał promocję do klasy programowo wyższej z wyróżnieniem, otrzymuje świadectwo szkolne promocyjne potwierdzające uzyskanie promocji z wyróżnieniem.

Inne zasady obowiązują w branżowych szkołach II stopnia, szkołach policealnych oraz szkołach dla dorosłych – słuchacze, po ukończeniu nauki w danym semestrze (z wyjątkiem semestru programowo najwyższego), zależnie od wyników klasyfikacji semestralnej, otrzymują wpis do indeksu potwierdzający uzyskanie albo nieuzyskanie promocji na semestr programowo wyższy.

W przypadku, o którym mowa w art. 44i ust. 4 u.s.o., wraz ze świadectwem szkolnym promocyjnym uczeń otrzymuje informację o ocenach opisowych w formie pisemnej.

Uczeń szkoły podstawowej lub szkoły ponadpodstawowej, który ukończył daną szkołę, otrzymuje świadectwo ukończenia szkoły. Na świadectwach ukończenia szkoły, w części dotyczącej wyników klasyfikacji końcowej, wpisuje się obowiązkowe zajęcia edukacyjne i końcowe oceny klasyfikacyjne z tych zajęć. Uczeń szkoły dla dzieci i młodzieży, który ukończył szkołę z wyróżnieniem, otrzymuje świadectwo ukończenia szkoły potwierdzające ukończenie szkoły z wyróżnieniem. W przypadku ucznia szkoły podstawowej i szkoły ponadpodstawowej, który uzyskał odpowiednio: tytuł laureata konkursu przedmiotowego o zasięgu wojewódzkim lub ponadwojewódzkim lub tytuł laureata albo finalisty olimpiady przedmiotowej po ustaleniu rocznej lub semestralnej oceny klasyfikacyjnej z zajęć edukacyjnych – na świadectwie ukończenia szkoły wpisuje się celującą końcową ocenę klasyfikacyjną z danych zajęć edukacyjnych (§ 7 cyt. rozp.).

Na świadectwach ukończenia: szkoły podstawowej, liceum ogólnokształcącego, technikum, branżowej szkoły I stopnia i branżowej szkoły II stopnia zamieszcza się informację o poziomie wykształcenia, a w przypadku szkół prowadzących kształcenie zawodowe – również informację o tym, że świadectwo ukończenia tej szkoły nie potwierdza uzyskania kwalifikacji w zawodzie.

Zaświadczenie o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty

Zgodnie z § 15 ust. 1 cyt. rozp. uczeń szkoły podstawowej, który przystąpił do egzaminu ósmoklasisty oraz spełnił warunek określony w art. 44q ust. 1 pkt 1 u.s.o., otrzymuje zaświadczenie o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty.

Takie zaświadczenie otrzymuje też słuchacz szkoły podstawowej dla dorosłych, który przystąpił do egzaminu ósmoklasisty oraz spełnił warunek określony w art. 44za ust. 1 pkt 1 u.s.o.

W przypadku zwolnienia ucznia z obowiązku przystąpienia do egzaminu ósmoklasisty (zob. art. 44zw ust. 2 i art. 44zz ust. 2 u.s.o.) na zaświadczeniach, w części przeznaczonej na wpisanie:

• wyniku egzaminu z danego przedmiotu uzyskanego przez ucznia – wpisuje się odpowiednio „zwolniony” albo „zwolniona”;
• wyniku egzaminu z danego przedmiotu ustalonego w skali centylowej – wpisuje się poziomą kreskę.

Informacja o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty

Informację o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty, opracowaną przez o.k.e., otrzymuje uczeń szkoły podstawowej, który przystąpił do egzaminu ósmoklasisty, ale nie spełnił warunku określonego w art. 44q ust. 1 pkt 1 u.s.o. To samo dotyczy słuchacza szkoły podstawowej dla dorosłych, który przystąpił do egzaminu ósmoklasisty, ale nie spełnił warunku określonego w art. 44za ust. 1 pkt 1 u.s.o.

Świadectwo dojrzałości

Absolwent szkoły ponadpodstawowej, ponadpodstawowej szkoły średniej i szkoły ponadgimnazjalnej, posiadający wykształcenie średnie lub średnie branżowe, który zdał egzamin maturalny, otrzymuje świadectwo dojrzałości.

Absolwent otrzymuje oryginał świadectwa dojrzałości i jeden odpis. Odpis wydaje się na druku świadectwa dojrzałości, umieszczając na pierwszej stronie w prawym górnym rogu wyraz „ODPIS”.

Na świadectwie dojrzałości wpisuje się wyniki uzyskane na egzaminie maturalnym z przedmiotów obowiązkowych i z przedmiotów dodatkowych (jeżeli absolwent do nich przystępował; jeżeli nie – wstawia się poziomą kreskę). Oddzielnie odnotowuje się wyniki uzyskane z przedmiotów zdawanych w części ustnej i w części pisemnej egzaminu oraz podaje się poziom, na którym był zdawany egzamin z danego przedmiotu (z wyjątkiem części ustnej).

W przypadku absolwentów, o których mowa w art. 44zze ust. 4 u.s.o., którzy przystąpili do egzaminu maturalnego w części ustnej z języka obcego nowożytnego, jako przedmiotu dodatkowego, na poziomie dwujęzycznym, na świadectwie dojrzałości obok nazwy tego języka wpisuje się „poziom dwujęzyczny”.

W przypadku absolwentów niesłyszących na świadectwie dojrzałości zamiast wyniku egzaminu maturalnego w części ustnej z języka obcego nowożytnego wpisuje się odpowiednio „zwolniony” albo „zwolniona”. W przypadku absolwentów, którzy ze względu na niepełnosprawność lub stan zdrowia trwale nie posługują się mową, na świadectwie dojrzałości zamiast wyniku egzaminu maturalnego w części ustnej także wpisuje się odpowiednio „zwolniony” lub „zwolniona”.

W przypadku absolwentów szkół lub oddziałów z nauczaniem języka mniejszości narodowej na świadectwie dojrzałości, w części dotyczącej wyników części ustnej i części pisemnej egzaminu maturalnego z przedmiotów obowiązkowych, wpisuje się dodatkowo język danej mniejszości narodowej oraz wynik uzyskany z egzaminu z tego języka. W przypadku absolwentów szkół lub oddziałów dwujęzycznych, którzy w części pisemnej egzaminu maturalnego zdawali przedmiot, który był nauczany dwujęzycznie, i przystąpili do rozwiązywania dodatkowych zadań egzaminacyjnych w języku obcym nowożytnym będącym drugim językiem nauczania, na świadectwie dojrzałości wpisuje się oddzielnie wynik uzyskany w części zdawanej w drugim języku nauczania, oznaczając ją jako „część w języku…” i wpisując nazwę drugiego języka nauczania.

W przypadku absolwentów, o których mowa w art. 44zzd ust. 4b u.s.o., na świadectwie dojrzałości, pod częścią przeznaczoną na wpisanie wyników uzyskanych na egzaminie maturalnym z przedmiotów dodatkowych, wpisuje się informację: „Absolwent spełnia warunki uzyskania dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe w zawodzie nauczanym na poziomie technika” albo „Absolwent spełnia warunki uzyskania dyplomu zawodowego w zawodzie nauczanym na poziomie technika”.

Aneks do świadectwa dojrzałości

Absolwent, który ponownie przystąpił do egzaminu maturalnego i podwyższył wynik z danego przedmiotu lub przedmiotów albo zdawał egzamin z przedmiotu lub przedmiotów dodatkowych, z których wcześniej nie zdawał, otrzymuje aneks do świadectwa dojrzałości.

Na aneksie wpisuje się wynik lub wyniki, które uzyskał absolwent, przy czym oddzielnie odnotowuje się wyniki uzyskane z przedmiotów zdawanych w części ustnej i części pisemnej oraz podaje się poziom, na którym był zdawany egzamin z danego przedmiotu (z wyjątkiem części ustnej).

W przypadku absolwentów, o których mowa w art. 44zze ust. 4 u.s.o., którzy przystąpili do egzaminu maturalnego z języka obcego nowożytnego, jako przedmiotu dodatkowego, na poziomie dwujęzycznym, na aneksie do świadectwa dojrzałości obok nazwy tego języka wpisuje się „poziom dwujęzyczny”.

Absolwent otrzymuje oryginał aneksu do świadectwa dojrzałości i jeden odpis. Odpis wydaje się na druku aneksu do świadectwa dojrzałości, umieszczając na pierwszej stronie w prawym górnym rogu wyraz „ODPIS”.

Zaświadczenie o wynikach egzaminu maturalnego

Zgodnie z § 11 cyt. rozp. absolwent, który przystąpił do egzaminu maturalnego z wybranego przedmiotu lub wybranych przedmiotów zgodnie z art. 44zzp ust. 1 u.s.o., oraz absolwent, który ponownie przystąpił do egzaminu maturalnego z tych samych przedmiotów i podwyższył wynik egzaminu maturalnego z danego przedmiotu lub przedmiotów zgodnie z art. 44zzp ust. 3 u.s.o., otrzymują zaświadczenie o wynikach egzaminu maturalnego.

Powołany w tym przepisie art. 44zzp ust. 1 u.s.o. przyznaje absolwentowi, który posiada świadectwo dojrzałości uzyskane po zdaniu egzaminu dojrzałości przeprowadzanego dla absolwentów ponadpodstawowych szkół średnich, prawo przystąpienia do egzaminu maturalnego, w części pisemnej albo w części pisemnej i w części ustnej, z wybranego przedmiotu albo wybranych przedmiotów, z których jest przeprowadzany egzamin maturalny, zgodnie z przepisami obowiązującymi w roku, w którym przystępuje do egzaminu maturalnego. Taki absolwent otrzymuje zaświadczenie o wynikach egzaminu maturalnego z przedmiotu lub przedmiotów, do których przystąpił, wydane przez o.k.e. Z  kolei, zgodnie z art. 44zzp ust. 3 u.s.o., absolwent, o którym mowa wyżej, ma prawo ponownie przystąpić do egzaminu maturalnego w części ustnej albo w części pisemnej, albo w obu tych częściach, z tych samych przedmiotów, zgodnie z przepisami obowiązującymi w roku, w którym ponownie przystępuje do egzaminu maturalnego. Absolwent, który podwyższył wynik egzaminu z danego przedmiotu lub przedmiotów, otrzymuje zaświadczenie o wynikach egzaminu maturalnego z przedmiotu lub przedmiotów, do których przystąpił, wydane przez o.k.e.

Na zaświadczeniu o wynikach egzaminu maturalnego oddzielnie wpisuje się wyniki z przedmiotu lub przedmiotów zdawanych w części pisemnej egzaminu maturalnego oraz podaje się poziom, na którym był zdawany egzamin z danego przedmiotu lub przedmiotów (z wyjątkiem części ustnej).

W przypadku absolwentów, o których mowa w art. 44zze ust. 4 u.s.o., którzy przystąpili do egzaminu maturalnego w części ustnej z języka obcego nowożytnego, jako przedmiotu dodatkowego, na poziomie dwujęzycznym, na zaświadczeniu, o którym mowa w art. 44zzp ust. 2 i 3 u.s.o., obok nazwy tego języka wpisuje się „poziom dwujęzyczny”.

Certyfikat kwalifikacji zawodowej

Zgodnie z § 12 ust. 1 cyt. rozp. osoba, która zdała egzamin zawodowy, otrzymuje certyfikat kwalifikacji zawodowej.

Zasady wypełniania certyfikatu wydawanego po zdaniu egzaminu zawodowego, w przypadku eksperymentu pedagogicznego dotyczącego zawodu nieokreślonego w klasyfikacji zawodów szkolnictwa branżowego, określono w § 12 ust. 2 i 3 cyt. rozp.

Dyplom zawodowy

Zgodnie z § 13 ust. 1 cyt. rozp. dyplom zawodowy może otrzymać osoba, która posiada:

• certyfikaty kwalifikacji zawodowych w zakresie wszystkich kwalifikacji wyodrębnionych w danym zawodzie zgodnie z klasyfikacją zawodów szkolnictwa branżowego oraz
• świadectwo ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej albo szkoły ponadpodstawowej albo zaświadczenie o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego dla zasadniczej szkoły zawodowej, branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia odpowiednio do poziomu kształcenia w danym zawodzie wskazanym zgodnie z klasyfikacją zawodów szkolnictwa branżowego.

Po spełnieniu określonych warunków dyplom zawodowy w zawodzie nauczanym na poziomie technika, w którym wyodrębniono zgodnie z klasyfikacją zawodów szkolnictwa branżowego co najmniej jedną kwalifikację wspólną z zawodem nauczanym na poziomie zasadniczej szkoły zawodowej lub branżowej szkoły I stopnia, mogą otrzymać także osoby wskazane w § 13 ust. 2 pkt 1 i 2 cyt. rozp. Pierwsza grupa to osoby, które posiadają:

1. dyplom w zawodzie nauczanym na poziomie branżowej szkoły I stopnia, wydany po zdaniu egzaminu zawodowego, którego zakres odpowiada kwalifikacji wyodrębnionej w zawodzie nauczanym na poziomie technika, wspólnej z zawodem nauczanym na poziomie branżowej szkoły I stopnia, oraz
2. certyfikat w zakresie kwalifikacji wyodrębnionej wyłącznie w zawodzie nauczanym na poziomie technika, oraz
3. świadectwo ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej albo szkoły ponadpodstawowej, dających wykształcenie średnie lub średnie branżowe albo zaświadczenie o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego dla branżowej szkoły II stopnia.

Druga grupa to osoby, które spełniają warunki określone w rozp. MEN z dn. 30.08.2019 r. w sprawie warunków, jakie musi spełnić osoba ubiegająca się o uzyskanie dyplomu zawodowego albo dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe (Dz.U. z 2019 r. poz. 1731).

Natomiast osoby, które nie spełniają warunków określonych powyżej, mogą otrzymać dyplom w zawodzie nauczanym na poziomie technika, jeżeli:

• posiadają dyplom potwierdzający kwalifikacje zawodowe w zawodzie nauczanym na poziomie zasadniczej szkoły zawodowej, wydany po zdaniu egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, którego zakres odpowiada kwalifikacji wyodrębnionej w zawodzie nauczanym na poziomie technika, wspólnej z zawodem nauczanym na poziomie zasadniczej szkoły zawodowej lub branżowej szkoły I stopnia, oraz spełniają warunki, o których mowa w 13 ust. 2 pkt 1 lit. b i c cyt. rozp.;
• ukończyły dokształcanie teoretyczne młodocianych w zasadniczej szkole zawodowej lub branżowej szkole I stopnia oraz posiadają świadectwo czeladnicze w zawodzie nauczanym na poziomie zasadniczej szkoły zawodowej lub branżowej szkoły I stopnia, wydane po zdaniu egzaminu czeladniczego, którego zakres odpowiada kwalifikacji wyodrębnionej w zawodzie nauczanym na poziomie technika, wspólnej z zawodem nauczanym na poziomie zasadniczej szkoły zawodowej lub branżowej szkoły I stopnia, przeprowadzanego zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy z dn. 22.03.1989 r. o rzemiośle (Dz.U. z 2018 r. poz. 1267, ze zm.), w brzmieniu obowiązującym przed 1 września 2012 r., oraz spełniają warunki, o których mowa w 13 ust. 2 pkt 1 lit. b i c cyt. rozp.;
• posiadają świadectwo uzyskania tytułu zawodowego w zawodzie nauczanym na poziomie zasadniczej szkoły zawodowej, wydane po zdaniu egzaminu kwalifikacyjnego przeprowadzonego przez państwową komisję egzaminacyjną powołaną przez kuratora oświaty, którego zakres odpowiada kwalifikacji lub kwalifikacjom wyodrębnionym w zawodzie nauczanym na poziomie technika, wspólnym
  z zawodem nauczanym na poziomie dotychczasowej zasadniczej szkoły zawodowej lub branżowej szkoły I stopnia, oraz spełniają warunki, o których mowa w 13 ust. 2 pkt 1 lit. b i c cyt. rozp.

Dyplom zawodowy wydaje się na wniosek osoby spełniającej warunki wymagane do jego otrzymania, złożony do dyrektora o.k.e., który wydał certyfikat w zakresie ostatniej kwalifikacji wyodrębnionej w danym zawodzie. Do wniosku dołącza się odpowiednie dokumenty potwierdzające spełnienie tych warunków.

Wniosku nie składają absolwenci szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe, którzy w danym roku szkolnym otrzymali świadectwo ukończenia tej szkoły oraz certyfikat w zakresie ostatniej kwalifikacji wyodrębnionej w zawodzie, w którym kształci ta szkoła. Tym osobom dyplom wydaje się na podstawie przekazanego przez dyrektora tej szkoły do o.k.e. wykazu absolwentów w danym roku szkolnym wraz z informacją o posiadanych przez absolwenta certyfikatach, uzyskanych w trakcie kształcenia w szkole. Jeżeli absolwenci ci posiadają świadectwo potwierdzające kwalifikację w zawodzie, certyfikat kwalifikacji zawodowej albo świadectwo czeladnicze nieuzyskane w trakcie kształcenia w danej szkole, dyplom wydaje się na ich wniosek.

Wykaz absolwentów, o którym wyżej mowa, dyrektor szkoły przekazuje o.k.e. w terminie 7 dni od dnia zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych.

Suplement do dyplomu zawodowego

Suplement do dyplomu zawodowego wydaje ta o.k.e., która wydała dyplom zawodowy. Suplement sporządza się na podstawie efektów kształcenia określonych w podstawie programowej kształcenia w danym zawodzie szkolnictwa branżowego.

Na suplemencie, w miejscu przeznaczonym na zamieszczenie opisu oficjalnie uznanych sposobów uzyskania dyplomu, podaje się informacje o możliwych sposobach nabywania kwalifikacji w zawodzie, udział kształcenia teoretycznego i kształcenia praktycznego dla danego zawodu określony w procentach oraz informacje o czasie trwania kształcenia prowadzącego do uzyskania dyplomu.

Adres strony internetowej instytucji wyznaczonej przez MEN do pełnienia funkcji Krajowego Centrum Europass wpisuje się na suplemencie w miejscu oznaczonym jako pkt 6.

Zaświadczenie o zdaniu egzaminów eksternistycznych

Zgodnie z § 16 cyt. rozp. osoba, która zdała egzaminy eksternistyczne z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia, otrzymuje zaświadczenie o zdaniu tych egzaminów.

Zasady wystawiania i wypełniania druków

Co do zasady, jako datę wydania świadectwa szkolnego promocyjnego i świadectwa ukończenia szkoły przyjmuje się datę zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych (§ 17 ust. 6 cyt. rozp.).

Jeżeli jednak uczeń przystępował do egzaminu poprawkowego, egzaminu klasyfikacyjnego, sprawdzianu wiadomości i umiejętności lub ustalono mu roczną ocenę klasyfikacyjną w związku ze złożonymi zastrzeżeniami po zakończeniu rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych – to jako datę wydania ww. świadectw przyjmuje się datę podjęcia przez radę pedagogiczną uchwały w sprawie wyników odpowiednio promocji albo klasyfikacji i promocji tego ucznia.

Z kolei uczniowi, któremu podwyższono: roczną ocenę klasyfikacyjną z zajęć edukacyjnych (w wyniku przeprowadzonego sprawdzianu wiadomości i umiejętności) lub roczną ocenę klasyfikacyjną zachowania (w wyniku głosowania komisji powołanej przez dyrektora szkoły), wydaje się nowe świadectwo szkolne promocyjne i świadectwo ukończenia szkoły, za zwrotem świadectwa lub jego duplikatu wydanego poprzednio.

Jako datę wydania świadectwa ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectwa dojrzałości, aneksu do świadectwa dojrzałości, certyfikatu kwalifikacji zawodowej, dyplomu zawodowego, zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty, zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego, zaświadczenia o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego odpowiednio dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia – przyjmuje się datę określoną w komunikacie CKE dotyczącym harmonogramu przeprowadzania egzaminów.

Świadectwa szkolne promocyjne, świadectwa ukończenia szkoły i inne druki wypełnia się czytelnie, bez poprawek, pismem ręcznym lub w postaci elektronicznej, z uwzględnieniem § 19 i § 20 cyt. rozp. Świadectwa szkolne promocyjne, świadectwa ukończenia szkoły i inne druki wypełniane w postaci elektronicznej przybierają postać papierowego wydruku dokumentu utworzonego i wypełnionego pierwotnie w postaci elektronicznej.

Imię (imiona) i nazwisko, miesiąc urodzenia ucznia albo absolwenta, klasę lub semestr, oceny z zajęć edukacyjnych, ocenę zachowania oraz miesiąc wydania świadectwa lub innego druku wpisuje się słowami w pełnym brzmieniu, bez stosowania skrótów. Nazwę szkoły wpisuje się w pełnym brzmieniu zgodnie z nazwą ustaloną w statucie szkoły, z tym że w nazwie szkoły wchodzącej w skład zespołu szkół lub specjalnego ośrodka szkolno-wychowawczego, młodzieżowego ośrodka wychowawczego i młodzieżowego ośrodka socjoterapii można pominąć nazwę zespołu lub ośrodka.

Nazwy zajęć edukacyjnych wpisuje się w pełnym brzmieniu. Dopuszcza się wpisywanie nazwy zajęć edukacyjnych w dwóch wierszach, z tym że w pierwszym wierszu przeznaczonym na wpisanie oceny z zajęć edukacyjnych wstawia się poziomą kreskę. W wierszach, które nie są wypełnione, wstawia się poziomą kreskę. W przypadku zwolnienia ucznia z zajęć edukacyjnych – w wierszu przeznaczonym na wpisanie oceny z tych zajęć wpisuje się wyraz odpowiednio „zwolniony” albo „zwolniona”. Z kolei w przypadku nieklasyfikowania ucznia z zajęć edukacyjnych – w wierszu przeznaczonym na wpisanie oceny z tych zajęć wpisuje się wyraz odpowiednio „nieklasyfikowany” albo „nieklasyfikowana”. Kilka kolejnych niewypełnionych wierszy można przekreślić ukośną kreską, z wyjątkiem pierwszego i ostatniego wolnego wiersza, w których wstawia się poziome kreski.

W przypadku osoby, która nie posiada numeru PESEL, na drukach, zamiast numeru PESEL, wpisuje się nazwę i numer innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Świadectwa szkolne promocyjne i świadectwa ukończenia szkoły wydawane przez szkołę oraz legitymacje szkolne opatruje się wyraźnym odciskiem pieczęci urzędowej szkoły. Świadectwa te podpisują dyrektor szkoły lub kierownik oraz wychowawca lub opiekun klasy. W uzasadnionych przypadkach świadectwo może podpisać, zamiast wychowawcy klasy, inny nauczyciel wskazany przez dyrektora szkoły lub kierownika. Odcisk pieczęci dyrektora szkoły lub kierownika powinien być wyraźny.

Uwierzytelnianie świadectw i innych dokumentów

W § 28 cyt. rozp. określono zasady uwierzytelniania świadectw, certyfikatów, dyplomów, zaświadczeń i indeksów.

Uwierzytelnienie polega na poświadczeniu autentyczności podpisu i charakteru, w jakim działała osoba podpisująca świadectwo, certyfikat, świadectwo potwierdzające kwalifikację w zawodzie, dyplom, dyplom potwierdzający kwalifikacje zawodowe, aneks, zaświadczenie lub indeks, lub dokonująca uwierzytelnienia danego dokumentu, oraz tożsamości odcisku pieczęci albo stempla, którym jest opatrzony ten dokument.

W zależności od rodzaju dokumentu uprawnieni do dokonywania uwierzytelnienia są:

• kurator oświaty właściwy ze względu na siedzibę szkoły – dla świadectw promocyjnych, świadectw ukończenia szkoły oraz indeksów wydawanych przez szkoły, przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą;
• dyrektor o.k.e., która wydała dany dokument – dla świadectw ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, świadectw potwierdzających kwalifikacje w zawodzie, dyplomów, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe i zaświadczeń, wydawanych przez o.k.e., przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą;
• MEN – dla świadectw wydawanych przez szkoły i zespoły szkół w Polsce, o których mowa w art. 8 ust. 5 pkt 2 lit. c u.p.o., oraz szkoły, zespoły szkół i szkoły polskie przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych RP, przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą.

 

W klauzuli uwierzytelniającej zamieszcza się podpis osoby upoważnionej do uwierzytelnienia, odcisk pieczęci imiennej, odcisk pieczęci urzędowej organu, o którym mowa w § 28 ust. 1 cyt. rozp., nazwę miejscowości, w której znajduje się siedziba tego organu, datę dokonania uwierzytelnienia.

Dalsze przepisy § 28 cyt. rozp. określają zasady dołączania lub umieszczania apostille. Jest to poświadczenie wiarygodności dokumentu, czyli tego, że pochodzi on z właściwego urzędu. Dzięki temu można się nim posługiwać za granicą (np. w rekrutacji na studia na zagranicznej uczelni). Zasady wydawania apostille reguluje Konwencja haska z 5 października 1961 r., którą podpisały 64 państwa, w tym Polska.

Zasady uzyskiwania apostille uregulowano w przepisach § 28 ust. 4–6 cyt. rozp.

Jeżeli świadectwo promocyjne, świadectwo ukończenia szkoły i indeks wydawane przez szkoły są przeznaczone do obrotu prawnego w państwie będącym stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze 5 października 1961 r. (Dz.U. z 2005 r. poz. 938), do świadectwa lub indeksu dołącza się albo umieszcza się na nim apostille wydaną przez kuratora oświaty właściwego ze względu na siedzibę szkoły.

Jeżeli wydawane przez o.k.e. świadectwo ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectwo dojrzałości, aneks do świadectwa dojrzałości, certyfikat, świadectwo potwierdzające kwalifikacje w zawodzie, dyplom, dyplom potwierdzający kwalifikacje zawodowe i zaświadczenia – są przeznaczone do obrotu prawnego w państwie będącym stroną ww. Konwencji, dołącza się do nich albo umieszcza się na nich apostille wydaną przez dyrektora tej o.k.e., która wydała dany dokument.

Jeżeli świadectwo wydawane przez szkoły i zespoły szkół w Polsce, o których mowa w art. 8 ust. 5 pkt 2 lit. c u.p.o., oraz szkoły, zespoły szkół i szkoły polskie przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych RP jest przeznaczone do obrotu prawnego w państwie będącym stroną ww. Konwencji, do świadectwa dołącza się albo umieszcza się na nim apostille wydaną przez MEN.