„W zarządzie spółki jest tylko jeden wspólnik i on chce sprzedać spółce na podstawie umowy kupna-sprzedaży samochód osobowy. Sam ze sobą nie może podpisać umowy, to czy może do jej podpisania ustanowić pełnomocnika, np. księgową do podpisania takiej umowy, i czy to pełnomocnictwo może być w formie uchwały, czy musi być notarialne? Spółka co prawda ma ustanowionego Prokurenta, jednak nie ma obecnie z nim kontaktu. W spółce jest dwóch wspólników po 50% udziałów, a jeden ze wspólników jest w zarządzie Prezesem, w zarządzie jest tylko jedna osoba. Reprezentacja jest taka, że każdy z członków zarządu składa oświadczenia w imieniu spółki samodzielnie.”

Jak rozumie Autor, zarząd w spółce z o.o. składa się z jednego członka, którym jest prezes zarządu, a osoba ta jest jednocześnie jednym ze wspólników spółki.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiadając status osoby prawnej działa przez swoje organy. Zgodnie z obowiązującym prawem, organem zobligowanym do prowadzenia spraw spółki oraz do jej reprezentacji jest zarząd, w przypadku Czytelnika, zarząd jednoosobowy.

Najczęściej spotykanym postanowieniem umownym modyfikującym kodeksowy sposób reprezentacji jest zapis, na mocy którego do …

(…) składania oświadczeń w imieniu spółki uprawniony jest każdy członek zarządu samodzielnie, i tak też jest w przypadku spółki z o.o., o której napisał Czytelnik.

Problem przedstawiony przez Czytelnika znajduje swoje uregulowanie w art. 210 Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.).

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

W przypadku, gdy spółka z o.o. nie jest spółką jednoosobową (tzn. jeden wspólnik, który jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu), wówczas taka umowa zawarta pomiędzy spółką a specjalnie ustanowionym do zawarcia umowy pełnomocnikiem nie wymaga formy aktu notarialnego dla swojej ważności.

Przepis art. 210 § 1 K.s.h., który wymienia dwa podmioty uprawnione do reprezentacji spółki, radę nadzorczą i pełnomocnika, ma charakter bezwzględnie obowiązujący (por. Nb 67 i n.) stąd niedopuszczalne jest przyznanie kompetencji do reprezentowania spółki w umowach między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim przez inny organ niż rada nadzorcza lub specjalny pełnomocnik (por. wyrok Sądu Najwyższego z dn. 15.06.2005 r., sygn. akt: II PK 276/04, OSNP 2006, Nr 3–4, poz. 42; wyr. SN z dn. 12.05.2011 r., sygn. akt: II PK 325/10, OSNP 2012, Nr 13–14, poz. 163; wyr. SN z dn. 29.01.2014 r., sygn. akt: II PK 124/13, Legalis).

Spółkę w umowach (oraz w sporach) z członkiem zarządu może reprezentować wyłącznie rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Jeżeli w spółce nie ma rady nadzorczej, w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje specjalny pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 K.s.h.). Pełnomocnik ten określany jest również mianem pełnomocnika organizacyjnego (korporacyjnego), bowiem pełnomocnik umocowany na podstawie uchwały wspólników nie jest pełnomocnikiem spółki sensu stricto, jego umocowanie nie wynika z oświadczenia woli członków zarządu, a więc organu uprawnionego do reprezentacji spółki (por. wyr. SN z dn. 15.06.2012 r., sygn. akt: II CSK 217/11, OSNC 2013, Nr 2, poz. 27; S. Sołtysiński, w: SPP, t. 17B, 2016, s. 571, Nb 49).

Okoliczność, że pełnomocnik według art. 210 § 1 Kodeksu zostaje powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, nie zmienia jego charakteru prawnego – nie jest on pełnomocnikiem zgromadzenia wspólników, ale szczególnym pełnomocnikiem spółki. Pełnomocnik ten ma ustawowo określony zakres umocowania, różny od zakresu umocowania pełnomocnika spółki ustanowionego przez zarząd spółki.

Specjalny pełnomocnik powołany według art. 210 § 1 K.s.h. nie reprezentuje wspólników, którzy ustanowili go uchwałą zgromadzenia wspólników, ale spółkę (por. wyr. SN z dn. 12.05.2011 r., sygn. akt: II PK 325/10, OSNP 2012, Nr 13–14, poz. 163). O szczególnym charakterze pełnomocnictwa przewidzianego w art. 210 § 1 Kodeksu świadczy również ograniczony w stosunku do pełnomocnictwa „cywilnego” zakres kompetencji pełnomocnika specjalnego. Pełnomocnictwem tym objęte są tylko czynności prawne i spory, w których kontrahentem spółki jest jej członek zarządu. Pełnomocnik spełnia we wskazanym zakresie niejako funkcję zastępczego zarządcy w celu wykonania ściśle oznaczonych czynności, które co do zasady należą do kompetencji zarządu jako organu spółki (por. wyr. SN z dn. 15.06.2012 r., sygn. akt: II CSK 217/11, OSNC 2013, Nr 2, poz. 27).

Tryb podjęcia uchwały zgromadzenia wspólników o powołaniu pełnomocnika wynika z art. 238 i 240 w zw. z art. 247 § 2 K.s.h. Pełnomocnik do reprezentowania spółki z o.o. w celu zawarcia umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu zgodnie z art. 210 § 1 K.s.h. powinien być powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, a zatem uchwała taka nie może być podjęta bez odbycia zgromadzenia, w trybie głosowania pisemnego (art. 227 § 2 Kodeksu).

Podjęcie uchwały o powołaniu specjalnego pełnomocnika może nastąpić w zwykłej formie pisemnej (art. 248 § 1 Kodeksu). Wybór osoby pełnomocnika należy do uznania wspólników, ale przyjmuje się, że nie powinien takim pełnomocnikiem zostać inny członek zarządu.

Sandra Grzywocz-Nowak – adwokat

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych – tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1526.