Kto reprezentuje spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością? Jak kształtują się przepisy o pełnomocnikach i prokurentach spółki?

„Jestem właścicielką biura rachunkowego i moimi klientami są też spółki z o.o. działające w Polsce, ale z właścicielami i członkami zarządu lub prokurentami będącymi obywatelami państw obcych. Często osoby te są nieobecne w Polsce. Mam w związku z tym sporo kłopotów i wątpliwości.

pyt. a) Kto w takim momencie nieobecności może reprezentować spółkę i czy koniecznie musi być to forma pełnomocnictwa z wpisem do KRS? Chodzi o czynności takie jak podpis pod podaniem, wyjaśnienia w urzędzie skarbowym czy zusie? Pełnomocnictwo szczególne udzielone na PPS-1 bywa przez urzędy skarbowe traktowane jak jednorazowa zgoda na wyjaśnienie czegoś w urzędzie, a pełnomocnictwo ogólne jest zbyt daleko idącym pełnomocnictwem połączonym z odpowiedzialnością.

Pyt. b) W momencie zmiany zarządu bądź prokurenta, kto ma prawa reprezentowania spółki i kto podpisuje np. umowę wynajmu, pełnomocnictwa do zus, skarbówki itp. w momencie gdy nie ma jeszcze zmiany w KRS? Wprowadzenie zmian trwa nawet kilka miesięcy. Skarbówka najczęściej patrzy do KRS i mówi „to nie jest podpis Prezesa”. Jeśli nowy zarząd może reprezentować spółkę a tym samym się podpisywać pod umowami, pełnomocnictwami itp., to jaki dokument potwierdzi ich umocowanie zanim zmiany w KRS się znajdą? Spółka nie może przez kilka miesięcy ignorować wezwań z ZUS czy US.

Pyt. c) Często adres mojego biura jest adresem do odbioru korespondencji. Czy rację ma naczelnik urzędu pocztowego żądając osobistego stawienia się reprezentanta firmy z dowodem lub paszportem w celu udzielenia pełnomocnictwa do odbioru korespondencji także z sądu (głównie korespondencja z KRS)? Czy nie istnieje inny sposób potwierdzenia podpisu na pełnomocnictwie pocztowym tylko osobiste stawiennictwo, jeśli osoby z zarządu są za granicą i raczej prędko do Polski nie przyjadą?”

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentuje zarząd.

Jeśli zarząd jest …

(…) jednoosobowy, jedyny członek zarządu może reprezentować spółkę we wszystkich sprawach. Jeśli zarząd składa się z co najmniej dwóch osób, sposób reprezentacji spółki powinien być ukształtowany w odpowiednich postanowieniach umowy spółki. Natomiast jeśli postanowienia umowy nie regulują sposobu reprezentacji zastosowanie ma art. 205 § 1 Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.), zgodnie z którym „jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem”.

Odp. a)

Należy pamiętać o wymogu zachowania zasad reprezentacji przy udzielaniu przedmiotowego pełnomocnictwa. W razie działania w charakterze pełnomocnika spółki umocowanie wynikać powinno z dokumentu pełnomocnictwa.

Do pełnomocnictwa udzielonego na gruncie prawa spółek należy stosować przepisy części ogólnej Kodeksu cywilnego odnoszące się do pełnomocnictwa – art. 98 – 109 K.c. Odnosi się to zarówno do kwestii dopuszczalności udzielenia pełnomocnictwa, podmiotów, które mogą być pełnomocnikami, jak i skutków dokonania czynności prawnej przez pełnomocnika dla reprezentowanego podmiotu.

Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie wymaganej dla dokonania danej czynności prawnej.

Pełnomocnictwo do ZUS powinno zostać udzielone na formularzu urzędowym ZUS – PEL, natomiast do Urzędu Skarbowego pełnomocnictwo składa się przez portal podatkowy, a następnie zgłasza się do konkretnego Urzędu Skarbowego, że takie pełnomocnictwo na portalu się znajduje, w celu jego powiązania przez pracownika Urzędu Skarbowego.

Odp. b)

Sam  wpis do KRS osób wchodzących w skład zarządu ma tylko i wyłącznie charakter deklaratoryjny (postanowienie sądu rejestrowego stwierdza jedynie fakt powołania danej osoby, które jest ważne już w momencie podjęcia uchwały o powołaniu danej osoby do zarządu). Podobnie wygląda to w przypadku odwołania członka zarządu. Członek zarządu jeszcze przed wpisem ma prawo, legitymując się odpisem uchwały zgromadzenia wspólników, skutecznie występować w imieniu spółki przed urzędami, w postępowaniach sądowych, zawierać umowy i wykonywać inne czynności prawne.

Odp. c)

Procedura udzielania pełnomocnictwa pocztowego bezwzględnie wymaga osobistego stawiennictwa Mocodawcy w placówce pocztowej.

Sandra Iwulska – aplikantka radcowska

Abistema Kancelaria Prawna Stangreciak, Karpierz sp.k. Kraków

www.abistema.pl

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dn. 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym – Dz.U. z 2017 r. poz. 700 ze zm.
2. Ustawa z dn. 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych – tekst jedn. Dz.U. z 2017 r. poz. 1577.
3. Ustawa z dn. 23.04.1964 r. Kodeks cywilny – tekst jedn. Dz.U. z 2017 r. poz. 933 ze zm.