Wnioskodawca planuje wdrożyć system umożliwiający przesyłanie informacji podatkowych PIT-11 za pomocą poczty elektronicznej. W celu otrzymywania drogą elektroniczną ww. informacji, każdy z pracowników/byłych pracowników będzie zobowiązany do uprzedniego złożenia Wnioskodawcy oświadczenia, w którym wyraża zgodę na otrzymywanie PIT-11 na wskazany adres swojej skrzynki poczty elektronicznej. Czy wskazany sposób przesłania będzie stanowić wykonanie obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?

 

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 6 października 2015 r. (data wpływu 9 października 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 5 listopada 2015 r. (data wpływu 6 listopada 2015 r.) oraz pismem z dnia 18 grudnia 2015 r. (data wpływu 22 grudnia 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku przesłania przez płatnika podatnikom imiennych informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 9 października 2015 r. do Izby Skarbowej w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku przesłania przez płatnika podatnikowi obliczeń podatku PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pismem z dnia 15 października 2015 r., nr IBPB-2-1/4511-468/15/PM, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach na podstawie art. 170 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.), przesłał wniosek zgodnie z właściwością miejscową i rzeczową do rozpatrzenia Dyrektorowi Izby Skarbowej w Łodzi.

W dniu 20 października 2015 r. przedmiotowy wniosek wpłynął do Biura Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim.

W dniu 6 listopada 2015 r. wpłynęło do tutejszego Organu pismo Wnioskodawcy z dnia 5 listopada 2015 r. nr FP/TAX/AMP/455/2015, stanowiące uzupełnienie wniosku w zakresie wskazania właściwej nazwy Spółki Akcyjnej.

Z uwagi na braki wniosku, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów, na podstawie art. 169 § 1 w związku z art. 14h ustawy Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), pismem z dnia 8 grudnia 2015 r., nr IPTPB3/4511 -225/15-3/GG (doręczonym w dniu 14 grudnia 2015 r.), wezwał Wnioskodawcę do jego uzupełnienia, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

W odpowiedzi na ww. wezwanie dnia 22 grudnia 2015 r. wpłynęło uzupełnienie wniosku (nadane w dniu 18 grudnia 2015 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

„…” Spółka Akcyjna („Płatnik”, „Wnioskodawca”, „Spółka”), zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm., dalej: „Ustawa o PIT”), ma obowiązek sporządzać i doręczać pracownikom/byłym pracownikom informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy – PIT-11 za dany rok. Do tej pory Spółka informacje takie drukowała i wysyłała pracownikom/byłym pracownikom w formie papierowej. Spółka rozważa obecnie koncepcję sporządzania formularzy PIT-11 w formie elektronicznej (bez wydruku), podpisanej bezpiecznym e-podpisem i wysyłanie ich pracownikom za pośrednictwem poczty elektronicznej. W zamyśle wprowadzanej zmiany chodzi o oszczędność czasu i kosztów z tym związanych. Dostarczanie bowiem deklaracji w wersji papierowej do wszystkich pracowników niesie ze sobą znaczne koszty natury administracyjnej. Dodatkowo, konieczność przechowywania formularzy PIT-11 stanowi duży problem logistyczny. Zatem w przypadku istnienia możliwości elektronicznego przekazywania ww. informacji, kontynuowanie tradycyjnego (papierowego) doręczania formularzy PIT-11 pracownikom stoi w sprzeczności z zasadami racjonalnego gospodarowania oraz z zasadami poszanowania środowiska naturalnego (proces wytwarzania papieru pochłania nie tylko znaczne obszary lasów, ale także duże ilości energii). W ocenie Wnioskodawcy, niewątpliwym usprawnieniem zarówno procesu dostarczania deklaracji do pracowników, jak i ich archiwizacji byłoby wykorzystywanie elektronicznych systemów przesyłania i archiwizacji danych.

Mając powyższe na względzie Wnioskodawca planuje wdrożyć system umożliwiający przesyłanie informacji podatkowych PIT-11 za pomocą poczty elektronicznej.

W celu otrzymywania drogą elektroniczną ww. informacji PIT-11, każdy z pracowników/byłych pracowników będzie zobowiązany do uprzedniego złożenia Wnioskodawcy oświadczenia, w którym wyraża zgodę na otrzymywanie informacji PIT-11 na wskazany adres swojej skrzynki poczty elektronicznej. Ponadto w tym samym oświadczeniu, pracownik zobowiąże się do informowania Spółki o ewentualnych zmianach adresu poczty elektronicznej, na który chciałaby otrzymywać informacje podatkowe. Oświadczenie zawierać będzie ponadto zobowiązanie pracownika do poinformowania pracodawcy w przypadku, gdyby pracownik nie otrzymał w określonym terminie tzn. do końca lutego roku następującego – po danym roku podatkowym) swojej informacji PIT-11 pocztą elektroniczną).

Wnioskodawca po otrzymaniu adresów poczty elektronicznej pracowników w wyżej opisanym trybie, umieści je w swojej bazie adresów poczty elektronicznej. Deklaracje zostaną wysyłane drogą elektroniczną. Przesłane pliki będą mieć formę nieedytowalną w formacie pdf oraz opatrzone zostaną bezpiecznym podpisem elektronicznym. Powszechność formatu pdf oraz dostępność bezpłatnego oprogramowania umożliwiającego odczyt plików w tym formacie powodują, że pracownicy nie będą mieć kłopotów z zapoznaniem się z przesłanymi informacjami PIT-11. Informacje zostaną przygotowane według obowiązujących wzorów (określonych w rozporządzeniach Ministra Finansów) i w takim kształcie przesłane pracownikom.

Przesyłane informacje będą zabezpieczone przed otwarciem przez osoby nieuprawnione przy użyciu 4-cyfrowego indywidualnego hasła. Hasła zostaną przekazane pracownikom/byłym pracownikom w sposób gwarantujący ich poufność.

Wysyłając informacje PIT-11 podatnikom, Wnioskodawca zarejestruje fakt ich wysłania pod konkretny adres poczty elektronicznej oraz datę i godzinę wysyłki. W przypadku niedostarczenia przesyłki pod wskazany adres poczty elektronicznej, Wnioskodawca otrzyma automatyczną informację zwrotną o zaistnieniu takiej sytuacji i będzie mógł podjąć działania zmierzające do skutecznego przesłania informacji podatku (np. poprzez weryfikację adresu podanego przez pracownika). Wnioskodawca zapewni, że dane dotyczące wysłania pracownikom informacji PIT-11 w postaci elektronicznej będą przechowywane przez okres nie krótszy niż okres przedawnienia zobowiązań podatkowych za ten rok, za który zostały wystawione informacje wysłane w tej właśnie formie.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy przesłanie informacji PIT-11 w sposób opisany powyżej stanowi wykonanie przez Spółkę obowiązku przesłania podatnikom imiennych informacji w rozumieniu art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, przesłanie informacji PIT-11 w sposób opisany powyżej stanowi wykonanie przez Wnioskodawcę obowiązku przesłania podatnikom imiennych informacji w rozumieniu art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT).

Zgodnie z art. 31 Ustawy o PIT, płatnik jest zobowiązany obliczyć i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzenia, które wypłacane jest w ramach stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, a także od zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego.

Natomiast art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT stanowi, że w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31. art. 33 i art. 35. w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a. urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wpłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Przepisy art. 3a oraz art. 3b ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015r., poz. 613, z poźn. zm.), przewidują możliwość składania do właściwych urzędów skarbowych deklaracji, o których mowa w art. 3 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Deklaracje te powinny zawierać dane w ustalonym formacie elektronicznym zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach oraz jeden podpis elektroniczny (kwalifikowany). Możliwość złożenia deklaracji w formie elektronicznej eliminuje konieczność materializowania ich w formie papierowej i przesyłania do konkretnego urzędu. Ponadto, zgodnie z art. 45ba ust. 1 Ustawy o PIT, deklaracje, informacje oraz roczne obliczenie podatku, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 37 ust. 1, art. 38 ust. 1a 1b, art. 39 ust. 1-4, art. 42 ust. 1a-4, art. 42a oraz art. 42e ust. 5 i 6, składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

Przywołane wyżej regulacje nie określają jednak zasad odnoszących się do przekazania informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy lub też byłym pracownikom). Ogólna dyspozycja wyrażona w art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT, nakazuje jedynie przesłanie informacji, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, w terminie do ostatniego dnia lutego roku następującego po roku podatkowym, nie precyzując dodatkowych warunków, od których uzależniona byłaby prawna skuteczność „przesłania”.

Takich regulacji nie zawierają także przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych.

Zgodnie ze Słownikiem języka polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN SA, czasownik „przesyłać” oznacza „posłać, wysłać coś dokądś”. Tym samym, aby spełnić obowiązek określny w art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT, wystarczy by płatnik wysłał informację PIT-11 na adres podatnika w określonym terminie. Nie ma przy tym przesłanek, by twierdzić, że wysłanie może nastąpić jedynie na adres „fizyczny” rozumiany jako miejsce pobytu czy zamieszkania podatnika. Wobec powszechnej dostępności i popularności poczty elektronicznej, wydaje się, że adresem, pod który można przesłać obliczenie PIT-11, jest również adres poczty elektronicznej.

Z tych względów należy uznać, że przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie ich doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty (osobiście w przedsiębiorstwie płatnika, czy też poprzez operatora pocztowego), ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Pomimo braku odpowiednich regulacji dotyczących wysyłania podatnikom informacji PIT-11 w postaci elektronicznej, zasadnym wydaje się założenie, że płatnik powinien uzgodnić przesłanie informacji w tej postaci z podatnikiem i uzyskać jego zgodę na takie przesłanie oraz adres poczty elektronicznej, na który należy przesłać obliczenie. Ponadto, dla zapewnienia, że informacja sporządzona w postaci elektronicznej jest ekwiwalentna z postacią drukowaną i opatrzoną odręcznym podpisem, płatnik powinien zadbać o to, by informacja była sporządzona według ustalonego wzoru oraz opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym odpowiednio upoważnionej osoby.

Zgodnie bowiem z art. 6 ust. l ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2014 r., poz. 1662, z późn. zm.), bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składająca podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy została sporządzona przez upoważnioną osobę.

Jak wynika z opisu stanu przyszłego przedstawionego we wniosku, Wnioskodawca zapewni, że wymienione powyżej warunki zostaną spełnione w przypadku wysyłania przezeń podatnikom informacji PIT-11 w formie elektronicznej. Wobec tego, w ocenie Wnioskodawcy, przesłanie informacji PIT-11 w taki sposób w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym stanowić będzie wykonanie przez Wnioskodawcę obowiązku przesłania podatnikom imiennych informacji rozumieniu art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT.

Wnioskodawca zauważa, że prawidłowość Jego stanowiska została potwierdzona wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10). W wyroku tym Sąd stwierdził, że: „W ocenie Sądu w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.), odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej w tym zakresie oceny stanowiska Spółki.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna z 12 stycznia 2016 r., sygn. IPTPB3/4511-225/15-5/GG – Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi