Z dniem 01.03.2013 r. weszły w życie nowe regulacje wykonawcze określające wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wydanie nowych przepisów w tym zakresie wynikało przede wszystkim z konieczności urealnienia stawek diet i limitów noclegowych, ponieważ ich wysokość nie była waloryzowana od dłuższego czasu (stawka diety w dotychczasowej wysokości obowiązuje od 01.01.2007 r., jeśli chodzi o podróże krajowe, zaś stawki diet w podróży zagranicznej były nowelizowane po raz ostatni z dniem 01.01.2006 r.).

Tworząc nowe regulacje, uwzględniono ponadto modyfikacje innych przepisów, a także ujednolicono i uproszczono procedury dotyczące dokumentowania podróży służbowych oraz ich rozliczania. Na szczególną uwagę zasługuje fakt, iż całość regulacji w sprawie podróży służbowych postanowiono zamieścić w jednym akcie prawnym. Oznacza to, że od 01.03.2013 r. zarówno w odniesieniu do podróży krajowych, jak i zagranicznych będą miały zastosowanie przepisy jednego aktu wykonawczego, którym jest rozp. MPiPS z dn. 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (poz. 167), zwane dalej „rozp. ws. podróży służbowej”.

Dotychczasowe przepisy odnoszące się do problematyki podróży służbowych, czyli rozp. MPiPS z dn. 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) oraz rozp. MPiPS z dn. 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991, z późn. zm.) – utraciły moc z dniem wejścia w życie nowego aktu wykonawczego.

Definicja podróży służbowej

Podróż służbowa polega na wykonywaniu przez pracownika, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego:

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub
• poza stałym miejscem pracy.

W razie wykonywania przez pracownika zadania służbowego, o którym wyżej mowa, przysługują mu ze strony pracodawcy należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 k.p.).

Warto zauważyć, że w art. 2 pkt 7 ustawy z dn. 16.04.2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2012 r. poz. 1155) zawarto zmodyfikowaną w stosunku do pojęcia „podróż służbowa” ujętego w k.p. definicję tego wyrażenia. Oznacza to, że w rozumieniu ustawy o czasie pracy kierowców podróżą służbową jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

• przewozu drogowego poza siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub
• wyjazdu poza siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały.

Warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określają przepisy wspomnianego już rozp. MPiPS z dn. 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (poz. 167), zwanego dalej „rozp. ws. podróży służbowej”. W odniesieniu do pracownika spoza sfery budżetowej warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w u.z.p. lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty u.z.p. lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia u.z.p., regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej, na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona w rozp. ws. podróży służbowej (art. 77⁵ § 4 k.p.).

W przypadku gdy u.z.p., regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień w zakresie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi spoza sfery budżetowej, pracownikowi temu przysługują należności, o których mowa, odpowiednio wg przepisów rozp. ws. podróży służbowej.

Przepisy wspólne dla podróży krajowych i podróży zagranicznych

Rozp. ws. podróży służbowej zostało podzielone na cztery rozdziały. W rozdziale I zawarto przepisy wspólne dla podróży służbowej na obszarze kraju („podróż krajowa”) oraz podróży służbowej poza granicami kraju („podróż zagraniczna”).
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety,
• zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozp. ws. podróży służbowej środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej,
a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Tak jak to regulowały dotychczasowe przepisy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi (w tym miejscówkami), z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, niezależnie od tego, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Pracodawca może wyrazić zgodę – na wniosek pracownika – na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozp. MI z dn. 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.).
Limity stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu zostały określone w § 2 wymienionego powyżej rozp. MI. Zgodnie z tym przepisem – stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie może być wyższa niż:

• dla samochodu osobowego:
• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł,
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł;
• dla motocykla – 0,2302 zł;
• dla motoroweru – 0,1382 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, przy czym limit ten – określony w zależności od liczby mieszkańców
w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Limit kilometrów na jazdy lokalne, ustalony przez pracodawcę:

• dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych – może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km,
• dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej – może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km.

W myśl § 4 ust. 1 rozp. ws. podróży służbowej pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone albo uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Do wspomnianych wydatków zalicza się opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej.

Nie zmienił się – w stosunku do poprzednio obowiązujących przepisów – termin, w jakim pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej – powinno to nastąpić nie później niż w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Do rozliczenia kosztów podróży służbowych niezbędne są dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, które pracownik obowiązany jest przedłożyć pracodawcy. Powyższy obowiązek nie ma jednak zastosowania do diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe (np. z powodu zagubienia, zniszczenia bądź kradzieży rachunków lub biletów), pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Ponadto w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mają-cych wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Krajowe podróże służbowe

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozp. ws. podróży służbowej – miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Należy dodać, że pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia bądź zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
Jedną z najistotniejszych zmian, jakich dokonano poprzez wydanie nowych przepisów ws. podróży służbowej jest podwyższenie stawki diety.

Od 01.03.2013 r. dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży (§ 7 ust. 1 rozp. ws. podróży służbowej).

W § 7 ust. 2 cyt. rozp. określono sposób ustalania należności z tytułu diet – od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego – w zależności od tego, jak długo trwa podróż krajowa. Tak więc, jeżeli podróż krajowa trwa:

• nie dłużej niż dobę i wynosi:
• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
• do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kwotę diety w wysokości 30 zł za dobę podróży krajowej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 25% diety,
• obiad – 50% diety,
• kolacja – 25%.

Powyższe zasady zmniejszania diety stosuje się odpowiednio w przy-padku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Stosownie do brzmienia § 7 ust. 3 cyt. rozp. dieta nie przysługuje:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadku gdy pracownik przebywa w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni i przysługuje mu – zgodnie z § 10 rozp. ws. podróży służbowej – zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem,
• jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli limit wynosi 600 zł (§ 8 ust. 1 rozp. ws. podróży służbowej).

W uzasadnionych przypadkach, takich jak np. brak bazy hotelowej o średnim standardzie, brak miejsc hotelowych, inne okoliczności zewnętrzne, pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w § 8 ust. 1 cyt. rozp.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku hotelowego, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli 45 zł. Ryczałt za nocleg jest należny, jeśli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik dysponuje możliwością codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (§ 8 ust. 5 cyt. rozp.).

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, tj. 6 zł. Przepisu tego nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Ponadto ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem (§ 10 rozp. ws. podróży służbowej).

Jak stanowi § 11 rozp. ws. podróży służbowej, na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Zagraniczne podróże służbowe

W obszarze zagranicznych podróży służbowych zmiany, jakie wprowadzono na mocy rozp. ws. podróży służbowej, odnoszą się przede wszystkim do wysokości diet i limitów noclegowych oraz zmiany rodzaju waluty (z USD na EUR). Aktualne dane w tym zakresie zawarto w załączniku do cyt. rozp.

Zgodnie z § 12 rozp. ws. podróży służbowej czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
• lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki i przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Wysokość diety za dobę w podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozp. ws. podróży służbowej. Aktualne dane dotyczące wysokości diet w określonych państwach zawarto w załączniku do niniejszego punktu.

W myśl § 13 ust. 3 cyt. rozp. należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 cyt. rozp.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety,
• obiad – 30% diety,
• kolacja – 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższe zasady dotyczące zmniejszania kwoty diety stosuje się odpowiednio.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety – pracownik ma prawo do wyrównania do wysokości należnej diety (§ 14 ust. 4 rozp. ws. podróży służbowej).

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozp. ws. podróży służbowej. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownik ma prawo do ryczałtu w wysokości 25% limitu, o którym mowa. Wspomniany ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu.

Należy podkreślić, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit dla poszczególnych państw, ustalony w załączniku do cyt. rozp.
Przepisów określających prawo pracownika do zwrotu kosztów noclegu oraz prawo do ryczałtu noclegowego nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa, wyłącznie w jedną stronę – przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety (§ 17 ust. 1 i 2 rozp. ws. podróży służbowej).

Zgodnie z § 17 ust. 3 cyt. rozp. na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
Ryczałty, o których mowa w § 17 ust. 1–3 rozp. ws. podróży służbowej, nie przysługują, jeżeli pracownik:

• odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
• nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Do decyzji pracodawcy pozostawiono kwestię zwrotu kosztów prze-wozu lotniczego bagażu osobistego pracownika odbywającego podróż zagraniczną. W myśl § 18 cyt. rozp. pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeśli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

W § 19 rozp. ws. podróży służbowej określono zasady zwrotu kosztów leczenia i zakupu środków medycznych za granicą.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Nie podlegają jednak zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Zwrot kosztów leczenia za granicą następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dn. 27.08.2004 r.
o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.).

W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju (§ 19 ust. 4 rozp. ws. podróży służbowej).

Dotychczasowe regulacje umożliwiające wypłatę pracownikowi zaliczki w walucie polskiej zostały uzupełnione zapisem określającym, wg jakiego kursu waluty należy ustalić zaliczkę oraz jej rozliczenie. Co do zasady pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Jednakże, zgodnie z § 20 ust. 2 cyt. rozp., za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, wg średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, wg średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

W przypadku gdy odbywanie podróży zagranicznej jest połączone z przejazdem na obszarze kraju – przepisy rozdz. 2 rozp. ws. podróży służbowej, dotyczące podróży krajowej, stosuje się odpowiednio.