„Zatrudniamy w kopalni do pracy fizycznej więźniów. Więźniowie są zabierani przez naszego kierowcę po śniadaniu do pracy i odwożeni na obiad. W trakcie pracy chcemy im zapewnić drugie śniadanie, tj. mają zapewnione napoje zimne i gorące oraz kupić im bułki słodkie bądź kanapki. Czy zakup bułek stanowi koszt firmy i można zakwalifikować go jako posiłek regeneracyjny? Czy można będzie odliczyć VAT od takiej faktury?”

O tym, czym są posiłki regeneracyjne, zwane też profilaktycznymi, jest …

(…) mowa w art. 232 Kodeksu pracy oraz w akcie wykonawczym do tego przepisu, tj. rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

W myśl przepisów tego rozporządzenia, stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje oraz szczegółowe zasady ich wydawania, korzystania lub przyrządzania, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

Zatem decyzja o przyznaniu posiłków regeneracyjnych dla więźniów pracujących fizycznie w kopalni musi najpierw zapaść na poziomie zakładu pracy. W ocenie Autora, jeżeli pracodawca zakwalifikuje przekazywaną żywność jako posiłek regeneracyjny, wówczas zakup bułek będzie mógł zostać potraktowany jako koszt firmy.

Czytelnik nie określił na jakich konkretnie stanowiskach więźniowie są zatrudnieni w kopalni, tzn. czy pracują pod ziemią, czy też na powierzchni, lecz na stanowiskach, gdzie efektywny wydatek energetyczny organizmu przekracza określoną przepisami ilość kalorii, a nadto spełnione są jeszcze inne warunki np. temperatura.

Posiłki profilaktyczne powinny zostać zapewnione pracownikom zatrudnionym:

• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2.000 kcal (8.375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1.100 kcal (4.605 kJ) u kobiet;
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1.500 kcal (6.280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1.000 kcal (4.187 kJ) u kobiet, wykonywanych w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10^oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25^oC;
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1.500 kcal (6.280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1.000 kcal (4.187 kJ) u kobiet, wykonywanych na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (przy czym za okres zimowy uważa się okres od 1 listopada do 31 marca);
• pod ziemią;
• przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych ( 3 cyt. rozp.).

Co się tyczy kwestii odliczenia podatku VAT od faktury za zakup bułek, w pierwszej kolejności należy wskazać, iż nieodpłatne przekazanie posiłków profilaktycznych nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, ponieważ takie przekazanie nie może być uznane za przekazanie towarów ani świadczenie usług na cele osobiste pracowników w rozumieniu art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (u-VAT).

Odpowiedź na zapytanie Czytelnika w powyższej kwestii zawiera się w indywidualnej interpretacji podatkowej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dn. 27.09.2011 r., (sygn. akt: ITPP1/443-998/11/BK), zgodnie z którą jeżeli nabycie posiłków profilaktycznych następuje w formie usługi cateringowej lub w ramach usług stołówkowych, wówczas pracodawcy (podatnikowi) przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu ich nabycia.

Co za tym idzie, jeżeli nabycie posiłków nastąpi w ramach usługi gastronomicznej (tzn. gdy pracodawca nabywa posiłki profilaktyczne w miejscu, w którym są one przygotowywane i podawane, np. w restauracji lub barze), podatnik nie ma prawa odliczyć VAT z faktury dokumentującej zakup posiłków nabywanych w ramach tej usługi.

Sandra Grzywocz-Nowak – adwokat

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 28.05.1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów – Dz.U. z 1996 r. Nr 60, poz. 279.
2. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy – tekst jedn. Dz.U. z 2018 r. pod poz. 108 ze zm.; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 138.
3. Ustawa z dn. 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. z 2017 r. poz. 1221 z późn. zm.