Zarówno wynagrodzenie urlopowe, jak i ekwiwalent pieniężny za urlop – podlegają ochronie prawnej przewidzianej dla wynagrodzenia za pracę. Oznacza to obowiązek przestrzegania przez pracodawcę zasad ustalania wysokości tych świadczeń oraz terminów ich wypłaty. Należy ponadto zauważyć, że pracodawca może dokonać potrąceń z wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu pieniężnego za urlop wyłącznie w zakresie, kolejności oraz wysokości określonych w przepisach k.p. Z kolei pracownik nie może skutecznie zrzec się prawa do przysługującego mu wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu pieniężnego za urlop ani przenieść tego prawa na inną osobę.
Wypłata wynagrodzenia urlopowego
Jak wynika z treści art. 172 zd. pierwsze k.p. wynagrodzenie urlopowe powinno być kwotowo maksymalnie zbliżone do wynagrodzenia przysługującego za czas świadczenia pracy.
W odniesieniu do terminów wypłaty wynagrodzenia urlopowego przepisy k.p. również nie przewidują odrębnych rozwiązań.
Pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za czas urlopu w terminie ustalonym w zakładzie pracy jako termin płatności wynagrodzeń.
Jeżeli więc u danego pracodawcy ustalono (w u.z.p., regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania bądź innym akcie zakładowego prawa pracy), że dniem wypłaty wynagrodzeń jest np. ostatni dzień miesiąca, to tego dnia pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie urlopowe.
Odmiennie natomiast kształtuje się kwestia wypłaty składników wynagrodzenia należnych pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premii rocznych, kwartalnych, niektórych dodatków). Zgodnie z § 12 ust. 1 rozp. MPiPS z dn. 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14, z późn. zm.) składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach płatności tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.
Identyczna zależność obowiązuje w odniesieniu do prawa do deputatu (§ 12 ust. 2 cyt. rozp.).
Zrównanie – w zakresie prawa do składników wypłacanych za okresy dłuższe niż 1 miesiąc i deputatów – okresu urlopu wypoczynkowego z okresem świadczenia pracy oznacza, że należności pracownicze, o których wyżej mowa, nie mogą ulec zmniejszeniu ze względu na fakt korzystania przez pracownika z urlopu.
Wypłata ekwiwalentu pieniężnego za urlop
Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za urlop (zwanego dalej „ekwiwalentem urlopowym”) powstaje wyłącznie w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, jeżeli z tego powodu pracownik nie mógł wykorzystać urlopu wypoczynkowego w naturze.
Ekwiwalent urlopowy przysługuje w powyższych warunkach bez względu na fakt czy strony łączyła umowa terminowa czy umowa na czas nieokreślony. W tym kontekście nie ma znaczenia również tryb, w jakim doszło do ustania zatrudnienia (wygaśnięcie umowy o pracę wskutek upływu okresu jej trwania, wszelkie formy rozwiązania stosunku pracy, w tym także bez wypowiedzenia z winy pracownika).
Stosownie do treści wyroku SN z dn. 29.03.2001 r. z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe (I PKN 336/00, OSNAPiUS 2003/1/14). Roszczenia pracownika o wypłatę ekwiwalentu urlopowego przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.
Przy wypłacie ekwiwalentu urlopowego stosuje się odpowiednio zasadę proporcjonalności, a zatem pracownikowi przysługuje ekwiwalent – w razie niewykorzystania urlopu w roku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u danego pracodawcy w roku, w którym dochodzi do ustania zatrudnienia. W przypadku rozwiązania stosunku pracy i niewykorzystania z tego powodu urlopu wypoczynkowego nabytego w pełnym wymiarze pracownikowi przysługuje od dotychczasowego pracodawcy ekwiwalent pieniężny odpowiadający urlopowi w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku, w którym rozwiązano stosunek pracy, także w sytuacji, gdy nastąpiło to w związku z nabyciem przez pracownika uprawnień emerytalnych (uchwała SN z dn. 20.08.1997 r., III ZP 26/97, OSNAPiUS 1998/5/145). Zasadę proporcjonalności przy udzielaniu urlopów wypoczynkowych szerzej omówiono w rozdz. VIII pkt 2.
Wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w razie niewykorzystania przysługującego mu urlopu z powodu rozwiązania stosunku pracy nie przedłuża czasu trwania umowy o pracę o skonsumowany przez ekwiwalent okres urlopu (wyrok SN z dn. 18.02.1980 r., I PRN 6/80, OSNC 1980/9/175).
Wypłata ekwiwalentu urlopowego w razie śmierci pracownika
Śmierć pracownika rodzi po stronie spadkobierców określone uprawnienia w zakresie praw majątkowych tego pracownika ze stosunku pracy, w tym także w odniesieniu do ekwiwalentu urlopowego.
Zgodnie z treścią art. 631 § 2 k.p. prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika – w równych częściach – na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów ustawy z dn. 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227).
W razie braku osób mających prawo do renty rodzinnej po zmarłym pracowniku – prawo do ekwiwalentu oraz inne prawa majątkowe ze stosunku pracy wchodzą do spadku i podlegają dziedziczeniu na zasadach ogólnych.
Odrębne ubezpieczenie urlopowe pracowników
Obowiązujące obecnie przepisy prawa pracy (art. 1721 k.p.) uwzględniają specyfikę systemów prawnych niektórych państw członkowskich UE przewidujących obligatoryjne ubezpieczenie urlopowe dla pracowników skierowanych do wykonywania pracy z terytorium innych państw.
Jeżeli zatem pracodawca – na podstawie odrębnych przepisów – jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie urlopowe (art. 172 k.p.) lub ekwiwalent urlopowy (art. 171 k.p.).
W przypadku jednak gdy świadczenie pieniężne za czas urlopu, o którym mowa, jest niższe od wynagrodzenia urlopowego lub ekwiwalentu urlopowego przysługującego na mocy przepisów k.p., pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami.