Postępowanie kontrolne prowadzone przez PIP

Zasady oraz tryb postępowania kontrolnego prowadzonego przez PIP zostały określone w Rozdziale 4 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1251, ze zm.), zwanej dalej „ustawą o PIP”.

Należy podkreślić, że w obecnym stanie prawnym PIP sprawuje także kontrolę legalności zatrudnienia, czyli przestrzegania przez pracodawców i przedsiębiorców określonych przepisów zawartych w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2021 r. poz. 1100).

Postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bhp, a także regulacji dotyczących legalności zatrudnienia oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń (art. 21 ustawy o PIP).

Kontrole przeprowadzają inspektorzy pracy, działający w ramach właściwości terytorialnej określonej w zarządzeniu Marszałka Sejmu RP Nr 16 z dnia 03.12.2007 r. w sprawie ustalenia siedzib i zakresu właściwości terytorialnej okręgowych inspektorów pracy (M.P. Nr 92, poz. 1006). Główny Inspektor Pracy (GIP) może wyznaczyć inspektora pracy do wykonywania czynności kontrolnych i stosowania środków prawnych na obszarze działania innego okręgowego inspektoratu pracy, a także poza terytorium RP, gdzie stosunek pracy podlega przepisom polskiego prawa pracy. Wspomniane kontrole, wspólnie z właściwymi inspektorami pracy, mogą również przeprowadzać inni pracownicy PIP posiadający niezbędną wiedzę w przedmiocie kontroli, jak również przedstawiciele zagranicznych służb i instytucji, do zadań których należy ochrona pracy, na podstawie imiennego upoważnienia wydanego odpowiednio przez GIP lub okręgowego inspektora pracy.

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bhp, kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia w zakresie ustalonym w art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o PIP, kontroli wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz kontroli przestrzegania przepisów dotyczących ograniczenia handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni.

Zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o PIP kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika PIP. Wzór legitymacji służbowej pracownika PIP wykonującego lub nadzorującego czynności kontrolne określono w załączniku do zarządzenia nr 18 Marszałka Sejmu RP z dnia 28.09.2015 r. (M.P. z 13.10.2015 r. poz. 1012), z tym że legitymacje wydane przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, tj. przed dniem 01.11.2015 r., zachowują ważność przez okres 7 lat od daty ich wydania.
W odniesieniu do kontroli PIP dotyczącej przedsiębiorcy – przeprowadza się ją po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia, które powinno zawierać następujące dane:

• wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli,
• oznaczenie organu kontroli,
• imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer jej legitymacji służbowej,
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli,
• oznaczenie podmiotu objętego kontrolą,
• wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,
• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
• pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach,
• datę i miejsce wystawienia upoważnienia.

Jeżeli okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy, może być ona przeprowadzona po okazaniu legitymacji służbowej. Kontrolowanemu należy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawierające wyżej wyszczególnione dane.
Upoważnienia do przeprowadzania kontroli u przedsiębiorcy wydają GIP i jego zastępcy oraz okręgowi inspektorzy pracy i ich zastępcy. Ponadto okręgowi inspektorzy pracy mogą upoważnić nadinspektorów pracy – kierowników oddziałów do wydawania wskazanych upoważnień.

Kontrolę przeprowadza się w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP.

Przed podjęciem kontroli inspektor pracy zgłasza swoją obecność podmiotowi kontrolowanemu, z wyjątkiem przypadków, gdy zgłoszenie to mogłoby mieć wpływ na wynik kontroli.

Inspektor pracy jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego bez obowiązku uzyskiwania przepustki oraz jest zwolniony od rewizji osobistej, także wówczas, gdy przewiduje ją wewnętrzny regulamin podmiotu kontrolowanego (art. 26 ust. 4 ustawy o PIP).

Podmiot kontrolowany ma obowiązek zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały, zapewnić terminowe udzielanie informacji przez pracowników podmiotu kontrolowanego lub osoby, które są lub były zatrudnione, albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, udostępnić urządzenia techniczne oraz – w miarę możliwości – oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.

Inspektor pracy, przystępując do sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, jest obowiązany okazać legitymację służbową w taki sposób, aby osoba ta mogła odczytać i zanotować jego dane osobowe.
Stosownie do brzmienia art. 23 ust. 1 ustawy o PIP – w toku postępowania kontrolnego inspektor pracy ma prawo:

1) swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego,

2) przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy,

3) żądania od podmiotu kontrolowanego oraz od wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione, albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą,

4) żądania okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego, jak również dostarczenia mu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą,

5) żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,

5a) żądania od pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu informacji, dokumentów lub oświadczeń w sprawach delegowania pracowników na terytorium RP albo z terytorium RP, dotyczących kontroli, o której mowa w ustawie z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U. z 2021 r. poz. 1140),

6) zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli
i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją,

7) utrwalania przebiegu i wyników oględzin, o których mowa w pkt 2, za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku,

8) wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego,

9) sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej,

10) korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.

Jeżeli zachodzi uzasadniona obawa, że udzielenie inspektorowi pracy informacji w sprawach objętych kontrolą przez pracownika lub osobę, o których mowa w pkt 3 na poprzedniej stronie, mogłoby narazić tego pracownika lub osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu udzielenia tej informacji, inspektor pracy może wydać postanowienie
o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości tego pracownika lub osoby, w tym danych osobowych.

W przypadku wydania takiego postanowienia okoliczności, o których mowa wyżej, pozostają wyłącznie do wiadomości inspektora pracy. Protokół przesłuchania pracownika lub osoby wolno udostępniać pracodawcy tylko w sposób uniemożliwiający ujawnienie danych osobowych pracownika bądź wspomnianej osoby. Na postanowienie w sprawie zachowania w tajemnicy tych danych osobowych pracodawcy przysługuje zażalenie w terminie 3 dni od dnia doręczenia postanowienia. Zażalenie na postanowienie inspektora pracy rozpoznaje właściwy okręgowy inspektor pracy. Postępowanie dotyczące zażalenia toczy się bez udziału pracodawcy i z wyłączeniem jawności.

W razie uwzględnienia zażalenia protokół przesłuchania pracownika lub osoby podlega zniszczeniu; o zniszczeniu protokołu należy uczynić wzmiankę w protokole pokontrolnym. Zasady postępowania z protokołami przesłuchań i innymi dokumentami, o których wyżej mowa, określa GIP.

Podczas wykonywania czynności kontrolnych inspektor pracy oraz inne osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli (pracownicy nadzorujący czynności kontrolne, biegli, specjaliści) obowiązani są do przestrzegania przepisów bhp, przepisów przeciwpożarowych oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Biegli i specjaliści biorą udział w kontroli na podstawie imiennego upoważnienia wydanego odpowiednio przez GIP lub okręgowego inspektora pracy.
W toku wykonywania czynności kontrolnych inspektor pracy współdziała ze związkami zawodowymi, organami samorządu załogi, radami pracowników i społeczną inspekcją pracy (SIP). Współdziałanie to polega w szczególności na:

• informowaniu o tematyce i zakresie przeprowadzanej kontroli,
• analizowaniu zgłoszonych uwag i spostrzeżeń,
• informowaniu o wynikach kontroli i podjętych decyzjach,
• udzielaniu porad i informacji z zakresu prawa pracy.

Przy realizacji swoich działań PIP współdziała:

• ze związkami zawodowymi, organizacjami pracodawców, organami samorządu załogi, radami pracowników, SIP oraz
• z organami administracji państwowej, a w szczególności z organami nadzoru i kontroli nad warunkami pracy, Policją, Strażą Graniczną, Służbą Celną, organami Krajowej Administracji Skarbowej i ZUS, a także organami samorządu terytorialnego oraz z publicznymi służbami zatrudnienia w rozumieniu przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Ponadto, PIP jest uprawniona do nieodpłatnego korzystania z danych zgromadzonych:

• w Centralnym Rejestrze Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników,
• w rejestrze podatników VAT,
• w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON) prowadzonym przez Prezesa GUS,
• przez ZUS na koncie ubezpieczonego i koncie płatnika składek,
  o których mowa odpowiednio w art. 40 i 45 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423, z późn. zm.), w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym, a także danych o wypadkach przy pracy uzyskanych na podstawie ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1205),
• w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności (RCI PESEL),
• w rejestrze bezrobotnych,
• w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS),
• w Krajowym Rejestrze Karnym (KRK).

W razie uzasadnionej potrzeby oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa kontrolującym, organy Policji są obowiązane, na wniosek inspektora pracy, do udzielenia stosownej pomocy (art. 15 ustawy o PIP).

 Postępowanie kontrolne prowadzone przez PIS

Uprawnienia kontrolne PIS określono w przepisach Rozdziału 3 ustawy z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz.U. z 2021 r. poz. 195), zwanej dalej „ustawą o PIS”.

W postępowaniu przed organami PIS stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021 r. poz. 735).
Ponadto, zgodnie z art. 37 ust. 2 ustawy o PIS, do kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy stosuje się przepisy Rozdziału 5 „Ograniczenia kontroli działalności gospodarczej” ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2020 r. poz. 162).

Państwowy inspektor sanitarny jest uprawniony do kontroli zgodności budowanych obiektów z wymaganiami higienicznymi i zdrowotnymi, określonymi w obowiązujących przepisach. Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości są wpisywane do dziennika budowy, z wyznaczeniem terminu ich usunięcia.

Państwowy inspektor sanitarny lub Główny Inspektor Sanitarny (GIS) w związku z wykonywaną kontrolą ma prawo m.in.:

• wstępu na terenie miast i wsi do zakładów pracy oraz wszystkich pomieszczeń i urządzeń wchodzących w ich skład, obiektów użyteczności publicznej, obiektów handlowych, środków transportu
  i obiektów z nimi związanych, a także do obiektów będących w trakcie budowy,
• żądania pisemnych lub ustnych informacji oraz wzywania i przesłuchiwania osób,
• żądania okazania dokumentów i udostępniania wszystkich danych,
• pobierania próbek do badań laboratoryjnych.

Zarówno państwowy inspektor sanitarny, jak i GIS ma prawo wstępu do mieszkań w razie podejrzenia lub stwierdzenia choroby zakaźnej, zagrożenia zdrowia czynnikami środowiskowymi, a także wówczas, gdy w mieszkaniu jest lub ma być prowadzona działalność produkcyjna lub usługowa.

Państwowy inspektor sanitarny lub GIS może upoważnić odpowiednio pracowników podległej mu stacji sanitarno-epidemiologicznej lub pracowników Głównego Inspektoratu Sanitarnego do wykonywania w jego imieniu określonych czynności kontrolnych i wydawania decyzji na zasadach i w trybie określonych przez ministra zdrowia w drodze rozporządzenia.

Zgodnie z treścią art. 35 ust. 2 ustawy o PIS osoby dokonujące czynności kontrolnych podlegają przy wykonywaniu swoich zadań szczególnej ochronie prawnej, przewidzianej w odrębnych przepisach dla funkcjonariuszy publicznych.

M.O.