Postępowanie z dokumentacją pracowniczą w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy
Wstęp
Pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w odpowiednich warunkach zabezpieczających ją przed uszkodzeniem bądź zniszczeniem. Dotyczy to zarówno okresu trwania zatrudnienia, jak i określonego czasu przypadającego po ustaniu stosunku pracy.
Pracodawca postawiony w stan likwidacji lub wobec którego ogłoszono upadłość jest również obowiązany stosować procedury mające na celu ochronę dokumentacji osobowej i płacowej. Szczegółowe zasady postępowania w tym zakresie zawarto w przepisach rozdz. 4b ustawy z dn. 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o archiwach”.
Obowiązki pracodawcy postawionego w stan upadłości lub wobec którego ogłoszono upadłość
Stosownie do brzmienia art. 51u ust. 1 ustawy o archiwach w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:
– od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej,
– od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.
Obowiązek, o którym mowa w art. 51u ust. 1 cyt. ustawy, nie dotyczy pracodawców, do których mają zastosowanie przepisy wydane przez ministra właściwego ds. kultury i dziedzictwa narodowego dotyczące zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasady i tryb brakowania innej dokumentacji. Oznacza to zatem, że wspomniane wyłączenie odnosi się do organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych.
Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana; do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy rozp. MK z dn. 16.09.2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375), z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem (art. 51u ust. 6 ustawy o archiwach).
Postępowanie w razie niemożności zapewnienia przez pracodawcę środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji
Zgodnie z art. 51u ust. 3 ustawy o archiwach w przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do KRS lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego ds. kultury i dziedzictwa narodowego.
Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o którym wyżej mowa, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.
W ramach omawianej procedury stosuje się odpowiednio cyt. uprzednio art. 51u ust. 6 oraz przepisy art. 51p ust. 6-9 ustawy o archiwach dotyczące środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przez archiwum państwowe w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości.
Do zadań archiwum państwowego, o którym mowa w art. 51u ust. 3 ustawy o archiwach, należy w szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczenie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii; archiwum może również wykonywać inne zadania przewidziane w cyt. ustawie dla archiwów państwowych.
Uprawnienia i obowiązki Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
Aktualnie obowiązujące regulacje ustawy o archiwach (art. 51z ust. 1) nadają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych (NDAP) prawo do wydania decyzji nakazującej złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z KRS lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym. Uzasadnieniem wydania wspomnianej decyzji jest zaistnienie zagrożenia zniszczenia dokumentacji pracowniczej, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. Decyzji, o której mowa w art. 51a ust. 1 cyt. ustawy, nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.
Przed wydaniem decyzji NDAP dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje. Do wykonania przez NDAP czynności związanych z tą oceną stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dn. 17.06.1996 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954, z późn. zm.), dotyczące zabezpieczenia wykonania obowiązków o charakterze niepieniężnym.
Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej.
Do omawianego postępowania stosuje się odpowiednio art. 51p ust. 6-9 ustawy o archiwach.