Praca w godzinach nadliczbowych – definicja oraz dopuszczalność stosowania

Przekroczenie podstawowych norm czasu pracy, w tym także norm średniotygodniowych, a także przekroczenie przedłużonych dobowych wymiarów czasu pracy ustalonych w ramach konkretnego systemu i rozkładu czasu pracy – stanowi pracę w nadgodzinach.

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym wynikającym z treści art. 151 § 1 k.p. pracą w godzinach nadliczbowych jest:

• praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy – czyli podstawowe normy kodeksowe określone w art. 129 k.p. oraz w innych przepisach prawa pracy, w tym regulacjach rangi zakładowej,
• praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Niniejsza część definicji dotyczy zatem pracy odbywającej się po przekroczeniu dłuższego niż podstawowy dobowego wymiaru czasu pracy przewidzianego w szczególnych systemach czasu pracy (systemy równoważnego czasu pracy, system pracy w ruchu ciągłym oraz system skróconego tygodnia pracy i system pracy weekendowej). Organizacja pracy w oparciu o powyższe systemy stwarza możliwość prolongaty dobowego wymiaru do 12, 16 a nawet 24 godzin. Oznacza to, że przekroczenie nin. wymiarów będzie stanowić pracę w godzinach nadliczbowych (na temat systemów czasu pracy – patrz: pkt 3 nin. rozdziału).

 

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna wyłącznie ze względu na:

• konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia bądź środowiska albo usunięcia awarii,
• szczególne potrzeby pracodawcy, którymi są zdarzenia wyjątkowe nie wynikające z codziennych obowiązków pracowniczych. W tym miejscu należy zaznaczyć, że praca w nadgodzinach nie może stanowić stałego elementu organizacji pracy – w rozumieniu przepisów prawa ma ona doraźny charakter i w związku z tym nie może być
  z góry planowana.

Praca w nadgodzinach ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy nie może być powierzana pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia.

Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy. Brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika obowiązków może być zakwalifikowany jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych (wyrok SN z 14.05.1998 r. I PKN 122/98, OSNAPiUS 1999/10/343).

Warto również podkreślić inny ważny aspekt organizowania pracy w godzinach nadliczbowych dotyczący obchodzenia przepisów o czasie pracy przez zawieranie z pracownikami umów cywilnych w celu świadczenia pracy w nadgodzinach. W wyroku z dn. 30.06.2000 r. SN orzekł, iż zatrudnianie pracowników poza normalnym czasem pracy na podstawie umów cywilnych przy pracach tego samego rodzaju co objęte stosunkiem pracy, stanowi obejście przepisów o czasie pracy w godzinach nadliczbowych oraz przepisów dotyczących składek na ubezpieczenia społeczne (II UKN 523/99, OSNAPiUS 2002/1/22).

Należy podkreślić, że wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych stanowi jeden z podstawowych obowiązków pracowniczych.
W konsekwencji odmowa pracownika świadczenia pracy w nadgodzinach traktowana jest jako naruszenie elementarnych obowiązków pracowniczych, zwłaszcza gdy zagraża istotnym interesom pracodawcy, co wystarczająco uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Limity godzin nadliczbowych

⇒ Roczny limit nadgodzin

Stosownie do brzmienia art. 151 § 3 k.p., liczba godzin nadliczbowych przepracowanych  ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym.

W przypadku pracy ponadwymiarowej w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia albo środowiska bądź usunięcia awarii – roczny limit godzin nadliczbowych z oczywistych względów nie został określony.

Pracodawca może ustalić wyższą liczbę godzin nadliczbowych przypadających w roku kalendarzowym niż 150 godzin. Takie ustalanie wymaga stosownych zapisów w u.z.p. lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty u.z.p. albo nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy.

Określając wyższy roczny limit nadgodzin należy pamiętać o ograniczeniu wynikającym z treści art. 131 § 1 k.p. – przepis ten stanowi, iż tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Zastrzeżenie, o którym mowa, nie dotyczy jednak pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

 

⇒ Tygodniowy i dobowy limit godzin nadliczbowych

 

Obecne przepisy k.p. definiują pojęcie tygodniowego limitu godzin nadliczbowych w sposób pośredni, czyli poprzez wprowadzenie zasady tzw. łączonego czasu pracy, obejmującego pracę wynikającą z podstawowych norm czasu pracy oraz pracę w nadgodzinach.

Łączny tygodniowy czas pracy nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin, co oznacza, że dopuszczalna liczba godzin nadliczbowych w danym tygodniu wynosi przeciętnie 8 godzin.

Poprzednio obowiązujące regulacje określały maksymalny dobowy wymiar nadgodzin w wymiarze 4 godzin. W aktualnych przepisach zrezygnowano z powyższego ustalenia, nie znaczy to jednak, że dobowy limit godzin nadliczbowych przestał istnieć.

Wyjaśnienia tej kwestii należy szukać w nowych uregulowaniach dotyczących prawa pracownika do minimalnego odpoczynku dobowego. Jak stanowi art. 132 § 1 k.p. pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku.

Praca ponad podstawową 8-godzinną dobową normę czasu pracy nie powinna przekraczać 5 godzin nadliczbowych.

Wymaga zaznaczenia, że przepis art. 132 § 1 nie dotyczy:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia albo środowiska bądź usunięcia awarii.

W powyżej określonych przypadkach pracownikowi przysługuje –
w okresie rozliczeniowym – równoważny okres odpoczynku.

Równocześnie należy zaznaczyć, że dobowy limit nadgodzin uwzględnia się odpowiednio w przypadku stosowania systemów i rozkładów czasu pracy przewidujących przedłużenie podstawowej dobowej normy czasu pracy. Jak już wcześniej wspomniano, pracą ponadwymiarową jest również praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy. Niekiedy więc dobowy limit nadgodzin będzie obejmował 1 godzinę (równoważny system czasu pracy zakładający wykonywanie pracy przez 12 godzin na dobę przy jednoczesnym za-gwarantowaniu nieprzerwanego dobowego odpoczynku wynoszącego 11 godzin).

 

Pracownicy objęci zakazem pracy w godzinach nadliczbowych

Przepisy prawa pracy bezwzględnie zakazują zatrudniania w godzi-nach nadliczbowych:

• pracownic w ciąży (art. 178 § 1 k.p.),
• pracowników młodocianych (art. 203 § 1 k.p.),
• pracowników niepełnosprawnych (art. 15 ust. 3 ustawy z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – Dz.U. z 2018 r. poz. 511, z późn. zm.). Powyższego zakazu nie stosuje się jednak do osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz gdy, na wniosek osoby zatrudnionej, lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę.

W stosunku do pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia – określonych w rozp. MRPiPS z dn. 12.06.2018 r. w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U. poz. 1286) – bezwzględny zakaz pracy ponadwymiarowej obejmuje wykonywanie takiej pracy ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy (art. 151 § 2 k.p.).

Względnym zakazem świadczenia pracy w nadgodzinach objęto pracowników opiekujących się dziećmi do ukończenia przez nie 4 roku życia – pracowników, o których mowa, nie wolno zatrudniać w godzi-nach nadliczbowych, jeżeli nie wyrazili na to zgody.

 

Udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych

Czas wolny jako rekompensata pracy w nadgodzinach może być udzielony zarówno na wniosek pracownika, jak również z inicjatywy pracodawcy.

W przypadku gdy z wnioskiem o czas wolny w zamian za pracę
w nadgodzinach zwraca się pracownik, udzielenie czasu wolnego następuje w wymiarze odpowiadającym czasowi przepracowanemu w godzi-nach nadliczbowych.

Obecnie obowiązujące uregulowania wymagają, aby wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego był złożony na piśmie. Wniosek taki pracodawca dołącza do indywidualnej ewidencji czasu pracy pracownika.

Czas wolny w zamian za nadgodziny może zostać udzielony także bez wniosku pracownika, w takim jednak przypadku pracodawca jest obowiązany uwzględnić następujące uwarunkowania:

• udzielenie czasu wolnego powinno nastąpić do końca danego okresu rozliczeniowego,
• wymiar czasu wolnego należy ustalić w proporcji: 1,5 godziny czasu wolnego do 1 godziny nadliczbowej – inaczej mówiąc czas wolny powinien obejmować liczbę godzin wyższą o połowę od liczby przepracowanych nadgodzin,
• udzielenie czasu wolnego jako rekompensata pracy ponadwymiarowej nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny – niezależnie z czyjej inicjatywy do tego doszło – oznacza wyłączenie prawa do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.

 

Udzielanie czasu wolnego w zamian za pracę w dniu rozkładowo wolnym

Pracownikowi, który ze względu na konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii bądź z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy wykonywał pracę w dniu rozkładowo wolnym – przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy.

Powyższa zasada – określona w art. 151³ k.p. – dotyczy pracy w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (bardzo często dniem tym jest sobota).

Udzielenie dnia wolnego powinno nastąpić w ramach okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiła praca nadliczbowa, w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Za taką pracę przysługuje zawsze cały dzień wolny, niezależnie od tego, w jakim wymiarze pracownik świadczył pracę.

Jeżeli pracownik świadczył pracę w dniu rozkładowo wolnym w wymiarze krótszym niż dobowa norma czasu, to – w opinii Ministerstwa Pracy – pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie za czas niedopracowany do tej normy (w tym przypadku chodzi o ochronę pensji pracowniczej). W omawianych okolicznościach pracownikowi przysługuje tzw. wynagrodzenie postojowe (ustalane na zasadach określonych w art. 81 k.p.).

Przepis art. 151³ k.p. nie ustanawia trybu postępowania w przypadku, gdy pracownikowi nie udzielono dnia wolnego za pracę w dniu harmonogramowo wolnym od pracy. Zdaniem Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy w takiej sytuacji należy stosować ogólne zasady wynagradzania za pracę nadliczbową. Oznacza to, że pracownik – z tytułu świadczenia pracy w dniu rozkładowo wolnym od pracy powinien otrzymać wynagrodzenie wraz ze 100% dodatkiem (w związku z przekroczeniem normy średniotygodniowej, czyli za 8 godzin pracy). Gdyby pracownik nadal wykonywał pracę, to za każdą godzinę pracy po upływie 8 godzin należy mu wypłacić wynagrodzenie z 50% dodatkiem (z tytułu przekroczenia normy dobowej).

 

Pracownicy zarządzający oraz kierownicy komórek organizacyjnych

Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują – w razie konieczności – pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku za pracę w nadgodzinach. Jednocześnie kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych mają prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, jeżeli świadczyli pracę w nadgodzinach w niedzielę i święto i w zamian za tę pracę nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy (art. 151⁴ k.p.).

 

Czas odpracowania zwolnienia od pracy niebędący pracą w godzinach nadliczbowych

W dniu 23.08.2013 r. weszły w życie zmiany do k.p., wprowadzone ustawą z dn. 12.07.2013 r. (Dz.U. poz. 896), w ramach których uregulowano m.in. kwestie związane z odpracowywaniem przez pracowników zwolnień od pracy, przeznaczonych na załatwienie spraw osobistych. Dotychczasowe przepisy k.p. nie zawierały unormowań w tym zakresie, co prowadziło do sytuacji, w której pracownik – zmuszony do załatwienia osobistych spraw w godzinach pracy – musiał korzystać z urlopu wypoczynkowego. Jeżeli natomiast pracodawca zwolnił pracownika od pracy, a następnie żądał odpracowania nieobecności w pracy, to fakt odpracowania absencji mógł być w niektórych przypadkach potraktowany jako praca w nadgodzinach. Nowelizacja k.p. z dnia 12.07.2013 r. zawiera regulacje, dzięki którym rozliczanie przez pracodawców prywatnych wyjść z pracy przestanie stanowić istotny problem w codziennej praktyce kadrowej.

Zgodnie z nowym art. 151 § 2¹ k.p. nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi – na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Jednakże odpracowanie wspomnianego zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do minimalnego nieprzerwanego odpoczynku, zarówno dobowego, jak i tygodniowego.

Jak wynika z treści art. 151 § 2¹ k.p., aby przepis ten znalazł zastosowanie, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

• zwolnienie od pracy musi być uprzednio zaplanowane oraz
• wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy pracownik składa pracodawcy w formie pisemnej.

Zwolnienia od pracy niepoprzedzone pisemnym wnioskiem pracownika, np. nagłe opuszczenie pracy lub niestawienie się do pracy wywołane nieprzewidzianymi okolicznościami, nie są objęte działaniem art. 151 § 2¹ k.p. Oznacza to, że w niektórych przypadkach odpracowywanie przez pracownika nieobecności w pracy może się wiązać z nabyciem przez niego prawa do dodatków do wynagrodzenia z tytułu pracy
w godzinach nadliczbowych.

Wniosek pracownika o udzielenie mu zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych nie jest dla pracodawcy wiążący. W przypadku negatywnej decyzji pracodawcy (odmowa udzielenia zwolnienia od pracy) art. 151 § 2¹ k.p. nie ma zastosowania.

 

Zasady świadczenia pracy w porze nocnej

⇒ Pora nocna oraz osoba pracująca w nocy

Zgodnie z art. 151⁷ § 1 k.p. porą nocną jest przedział czasu wynoszący 8 godzin przypadających między godzinami 21.00 a 7.00. Z kolei pracownikiem pracującym w nocy jest osoba, której rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub której minimum 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną.

Czas pracy pracującego w nocy nie może przekraczać 8 godzin na dobę, jeżeli wykonuje prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym (art. 151⁷ § 3 k.p.).

Ograniczenie, o którym wyżej mowa, nie dotyczy jednak:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia albo środowiska bądź usunięcia awarii.

 

⇒ Tryb ustalenia wykazu prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym

Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym powinien określić pracodawca działając w porozumieniu z zakładową organizacją związkową.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, ustalenie wykazu następuje po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w danym zakładzie pracy.

Ustalając wykaz prac, o których mowa, pracodawca powinien zasięgnąć opinii lekarza sprawującego opiekę zdrowotną nad pracownikami, niezależnie od tego, czy określenie wykazu ma nastąpić w drodze porozumienia ze związkami zawodowymi, czy z reprezentantami wybranymi przez pracowników.

Podstawowymi kryteriami, jakie pracodawca obowiązany jest uwzględnić przy określaniu wykazu jest konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracy oraz ochrony zdrowia pracowników.

⇒ Wniosek do pracodawcy o poinformowanie okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy

Zgodnie z brzmieniem art. 151⁷ § 6 k.p. na pisemny wniosek pracownika – będącego w rozumieniu art. 151⁷ § 2 k.p. pracującym w nocy – pracodawca informuje właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy.

 

Dyżur pracowniczy

Dyżur pracowniczy jest szczególnym rodzajem obowiązku pracownika polegającym na pozostawaniu poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę.

Miejscem pełnienia dyżuru jest zakład pracy lub inne miejsce wy-znaczone przez pracodawcę, przez co należy rozumieć zwłaszcza dom pracownika (miejsce stałego pobytu), jak również każde inne miejsce wskazane przez pracodawcę, które znajduje się poza obszarem zakładu pracy.

Właściwa organizacja pracy wymaga uprzedniego zaplanowania dy-żurów w ramach przyjętych okresów rozliczeniowych. Rozkład dyżurów można określić zbiorczo w jednym dokumencie, dopuszczalne jest również ustalenie terminów dyżurowania w indywidualnym harmonogramie pracownika.

Pracodawcy zobligowani do wydania regulaminu pracy powinni dokonać w tym akcie zakładowego prawa pracy stosownych zapisów odnoszących się do obowiązku pełnienia dyżurów. W regulaminie pracy należy wskazać w szczególności miejsca dyżurowania oraz zakres uprawnień pracownika z tytułu pozostawania w gotowości do wykonywania pracy.

Uwaga!

Czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy. Jednocześnie pełnienie przez pracownika dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do nieprzerwanego co najmniej 11-godzinnego dobowego odpoczynku oraz minimum 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego, z tym że nin. ograniczenie nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu praco-dawcy zakładem pracy (art. 151⁵ § 2 k.p.).

Jak wynika z powyższej regulacji – pracownik musi dysponować co najmniej 11 godzinami ciągłego odpoczynku w trakcie doby pracowniczej. W związku z tym ustalenie dyżuru po zakończonej zmianie jest dopuszczalne, o ile nie naruszy to prawa pracownika do minimalnego okresu dobowego odpoczynku. Jeżeli np. zmiana trwa od 8.00 do 16.00, to dyżur następujący bezpośrednio po zakończeniu tej zmiany nie może być dłuższy niż 5 godzin. Należy ponadto zauważyć, iż ustawodawca nie uzależnia prawa pracownika do odpoczynku od faktu, czy praca była wykonywana podczas dyżuru, czy też nie.

Pozostawanie w gotowości do wykonywania pracy w czasie dyżuru należy dokumentować w indywidualnej karcie ewidencji czasu pracy. Najbardziej wskazaną formą dokumentowania w tym zakresie jest odrębne odnotowywanie dyżurów, w czasie których pracownik wykonywał pracę oraz dyżurów, podczas których pracy nie świadczono.

Wezwanie pracownika dyżurującego poza siedzibą zakładu pracy (np. w domu) w celu wykonywania określonych czynności należy również zaznaczyć w karcie ewidencji czasu pracy danego pracownika.

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy, w tym także dyżurów wynika z treści § 8 pkt 1 rozp. MPiPS z dn. 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).

Za czas dyżuru – z wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu – pracowni-kowi przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. Jeżeli brak jest możliwości udzielenia czasu wolnego – pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania (określonego stawką godzinową lub miesięczną), natomiast gdy takiego składnika nie wyodrębniono, za podstawę przyjmuje się 60% wynagrodzenia. Prawo do powyższej rekompensaty nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu praco-dawcy zakładem pracy.

Z założenia pełnienie dyżuru odbywa się poza normalnymi godzi-nami pracy. Oznacza to zatem, że wykonywanie pracy w czasie dyżuru jest traktowane jak praca w godzinach nadliczbowych, z czym wiąże się konieczność wypłaty – oprócz normalnego wynagrodzenia – także dodatków przysługujących za pracę w nadgodzinach (więcej informacji na temat wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych – rozdział VI pkt 6).

Wymaga podkreślenia, że pełnienie dyżurów, a także wykonywanie pracy w trakcie ich pełnienia stanowi obowiązek wynikający ze sto-sunku pracy. Odmowa pełnienia dyżuru lub niezgłoszenie się podczas dyżuru do wykonywania pracy może być naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych, jeśli nie zostały dostatecznie usprawiedliwione.

Maciej Ofierski