„Pracownik jest pomocą nauczyciela, dba m.in. o czystość na sali, przygotowuje stoliki do posiłków i sprząta po posiłkach. Przy bardzo częstej nieobecności pozostali pracownicy muszą przejmować obowiązki pracownika nieobecnego. Organ prowadzący przedszkole nie wyraził zgody na wypłatę pracownikom „godzin nadliczbowych” ponieważ pracownicy nie wykonują tych obowiązków poza godzinami swojej pracy. Specyfika pracy nie pozwala jednak na wykonywanie tych obowiązków w innym czasie .W jaki sposób można wnioskować o przyznanie premii dla pracowników wykonujących czynności za nieobecnego pracownika lub w jaki sposób zmienić składniki wynagrodzenia tak, aby część premii była ruchoma – mogła być przyznana pracownikowi, który pracował za osobę nieobecną?”

Na wstępie należy zaznaczyć, że trudno jest znaleźć to jedno wspaniałe rozwiązanie, za pomocą którego, w tym przypadku pracodawca rozwiąże określony problem. Na pewno przeprowadzenie rzetelnej rozmowy z pracownikiem często wykorzystującym zwolnienia lekarskie powinno być tym właściwym początkiem ewentualnych dalszych poczynań pracodawcy. Na jej podstawie pracodawca m.in. będzie mógł poznać pracownika argumenty przemawiające za koniecznością występowania częstych absencji chorobowych. Pamiętać należy, że chociaż zwolnienie otrzymać można tylko z zalecenia lekarza – trudno jest zweryfikować, czy pracownicy korzystają z niego prawidłowo.

Pracodawcy natomiast mogą korzystać ze wsparcia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Odpowiednie służby skontrolują zarówno samą prawidłowość wystawienia zwolnienia lekarskiego, jak też sposób jego wykorzystywania. Rzetelna kontrola może …

(…) wyłapać nieprawidłowości, gdy pracownik świadomie nadużywa swojego prawa. Jednak o kontrolę ZUS-u musi wystąpić pracodawca. Zakład pracy oraz ZUS mają prawo skontrolować prawidłowość orzeczenia o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz prawidłowość wystawiania zaświadczenia lekarskiego – pracodawca także ma takie uprawnienia, gdy zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób.

Wystąpienie o kontrolę zwolnienia lekarskiego do ZUS-u powinno być dokonane w szczególności, jeśli dany pracownik często korzysta z krótkotrwałych zwolnień lekarskich od pracy, uzyskuje kolejne zaświadczenia lekarskie od różnych lekarzy, korzysta z kolejnych okresów zasiłkowych czy w przeszłości był już pozbawiony prawa do wynagrodzenia za czas choroby w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich. Z każdej kontroli zwolnienia pracownika sporządza się protokół, w którym zawarte są istotne fakty dotyczące przeprowadzanej kontroli oraz informacje dotyczące nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego w uzasadnionych przypadkach. Jeżeli kontrola wykaże, że pracownik nieprawidłowo wykorzystuje zwolnienie lekarskie, pracodawca może podjąć decyzję o niewypłacaniu świadczenia. W takiej sytuacji pracownik traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres objęty zaświadczeniem ZUS e-ZLA, chyba że w jego okresie przebywał w szpitalu. Nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego może być uznane również za naruszenie obowiązków pracowniczych i poskutkować m.in. wypowiedzeniem umowy, a nawet rozwiązaniem umowy w trybie dyscyplinarnym.

Zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych – „pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny.”

Każdy pracownik, w tym również pracownik samorządowy, a do tej kategorii zaliczają się pracownicy publicznego przedszkola, powinien mieć jasno określony zakres swoich obowiązków. Oczywiście obowiązki pracownika mogą być przez pracodawcę modyfikowane okresowo bądź na stałe. W zależności od charakteru nowych obowiązków, pracownik samorządowy ma prawo do dodatkowych świadczeń, takich jak dodatki do wynagrodzenia.

Mowa tu o dodatku funkcyjnym lub dodatku przyznawanym z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, czyli dodatku specjalnym.

I ten dodatek specjalny związany jest np. z powierzeniem pracownikowi dodatkowych funkcji czy zadań ponad te, które wynikają z zakresu jego podstawowych obowiązków. Takie świadczenie ma charakter dodatkowego wynagrodzenia za zwiększenie zakresu obowiązków służbowych pracownika. Należy również pamiętać, że w przypadku wybranych grup zawodowych, dodatki do wynagrodzenia mogą mieć charakter stały, czyli przysługują z tytułu zajmowania określonego stanowiska. Im wyższe stanowisko, tym większy zakres odpowiedzialności i obowiązki pracownika. Dodatek ten przyznaje się na czas określony. Powierzenie dodatkowych zadań nie powinno nastąpić na czas nieokreślony. Sformułowanie to sugeruje bowiem, że mamy do czynienia tylko z dodaniem zadań, co powinno mieć charakter okresowy. Przyznanie dodatku specjalnego wymaga więc wskazania czasu, na jaki dodatek został przyznany, oraz uzasadnienia jego przyznania.

Regulacje te wskazują zatem na przyznanie pracownikowi takiego dodatku w przypadkach zwiększenia zakresu obowiązków, które może nastąpić np. na miesiąc, rok lub czas określony. Charakter tego dodatku związany jest z okresowym zwiększeniem zadań pracownika, a nie jednorazowym ich wykonaniem. Pamiętać również należy o tym, że zasady przyznawania dodatku specjalnego oraz jego wysokość powinien określać regulamin wynagradzania obowiązujący w danej jednostce.

Paweł Nowak – prawnik

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych – Dz.U. z 2019 r. poz. 1282.