W poniższej publikacji prezentujmy gotowy wzór zgłoszenia wewnętrznego (w związku z sygnalistami). Zgodnie z ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa i aktem wykonawczym w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

…

(…)

§ 1

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określająca wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Przez informację o naruszeniu prawa należy rozumieć uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa.

Przez działanie następcze należy rozumieć działanie podjęte w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu naruszenia prawa oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

Regulamin stosuje się do osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym w szczególności do:

• pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
• osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
• osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• członka organu osoby prawnej,
• osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• stażysty.

Zgłoszenia wewnętrzne mogą być anonimowe. W celu podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji o podjętych działaniach następczych, zgłaszający podaje w zgłoszeniu adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, zwane dalej „adresami do kontaktu”. Brak adresu korespondencyjnego lub brak adresu poczty elektronicznej w zgłoszeniu nie wyłącza konieczności podjęcia działań następczych.

• Zgłoszenie może być dokonane ustnie do protokołu w siedzibie pracodawcy lub w postaci papierowej lub elektronicznej.
• Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie pod nr ……………….……., lub podczas spotkania zorganizowanego w siedzibie pracodawcy.
• Zgłoszenie w postaci papierowej może dokonane poprzez skierowanie zgłoszenia na adres: …………………………………………………………….. .
• Zgłoszenie w postaci elektronicznej może być dokonane poprzez skierowanie zgłoszenia na adres poczty elektronicznej: …………………….…… .
• Przyjęcie zgłoszenia zostaje potwierdzone przez Pełnomocnika wskazanego przez dyrektora. Potwierdzenia dokonuje się wyłącznie na adres wskazany przez zgłaszającego następuje, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia.

§ 2

Dyrektor upoważnia spośród pracowników jednostki osobę uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych lub występowania do dyrektora z wnioskami o podjęcie działań następczych.

Upoważnienie pracownika o którym mowa w ust. 1, może nastąpić za jego zgodą. Pracownik jest upoważniany do przetwarzania danych osób dokonujących zgłoszenia naruszeń prawa.

Pełnomocnik, o którym mowa w ust. 1, podejmuje działania następcze poprzez:

• weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i ocenę prawdziwości zarzutów zawartych w tym zgłoszeniu;
• Występowanie do dyrektora z wnioskami dotyczącymi podjęcia działań zmierzających do usunięcia uchybień wskazanych w zgłoszeniu;
• złożenia do właściwego organu zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa bądź możliwości jego popełnienia w każdym przypadku, gdy naruszenie, którego dotyczy zgłoszenie wypełnia znamiona czynu zabronionego.

Pełnomocnik może zwrócić się do zgłaszającego o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, wykorzystując adres do kontaktu. Jeżeli zgłaszający sprzeciwia się przesyłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub przesłanie takich żądań może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

Pełnomocnik przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Informacja zwrotna jest przekazywana na adres wskazany przez zgłaszającego i zawiera w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

§ 3

Wobec zgłaszającego naruszenie prawa nie mogą być podejmowane działania odwetowe, za które uważa się w szczególności:

• odmowę nawiązania stosunku pracy,
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
• niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
• obniżenie wynagrodzenia za pracę,
• wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
• pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
• przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
• zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
• przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
• niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
• negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
• nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
• wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
• nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
• działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego

– chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy pociągnięcia do odpowiedzialności dyscyplinarnej, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.

Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez organ centralny albo organ publiczny.

Organem centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich. Organ centralny w szczególności:

• przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa, dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje organom właściwym do podjęcia działań następczych;
• zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej zgłaszających przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na stronie internetowej organu.

Organem publicznym przyjmującym zgłoszenia w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Organami publicznymi są także inne organy przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów.

Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub w postaci papierowej lub elektronicznej.

W jednostce prowadzony jest rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

Dyrektor jest administratorem danych zgromadzonych w rejestrze.

Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

• numer sprawy;
• przedmiot naruszenia;
• datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

Michał Łyszczarz – specjalista prawa oświatowego

Podstawa prawna:

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dn. 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii – Dz.U. UE L 305/17.