„Zleceniodawca X w 2016 r. zatrudnił zleceniobiorcę na umowę zlecenie. Zleceniobiorca złożył oświadczenie, że otrzymuje minimalne wynagrodzenie, które jest oskładkowane, dlatego też od umowy zlecenie nie były naliczane składki na ubezpieczenie społeczne. Obecnie okazało się, że ten zleceniodawca Y w niektórych miesiącach wypłacał zleceniobiorcy dwa wynagrodzenia 01.02.2016 r. i 28.02.2016 r., a za marzec nie było wynagrodzenia. ZUS wystąpił z pismem o naliczenie składek w miesiącu marcu 2016 r. W związku z tym zleceniodawca X musi dokonać takich korekt i naliczeń, mimo tego, że miał oświadczenie od Zleceniobiorcy? Czy może w związku z tym dochodzić roszczeń od Zleceniobiorcy, jeśli świadczenie było wykonane w 2016r.? Czy może też dochodzić roszczeń w związku z odsetkami, które będzie musiał zapłacić? Czy ma znaczenie, że Zleceniobiorca nieumyślnie wprowadził w błąd Zleceniodawcę składając mu takie oświadczenie (nie miał takiej wiedzy)? Co w sytuacji, gdy kilku Zleceniodawców otrzymało takie pismo, czy wszyscy mają obowiązek naliczania składek? Czy Zleceniobiorca może mieć jakieś roszczenie do Zleceniodawcy, że wykonał wypłatę za różne miesiące w tym samym miesiącu? Czy jakieś roszczenia może mieć, jeśli w ten sposób były robione w 2017 r. a umowa zlecenie była zawarta na dłużej niż 1 miesiąc i Zleceniodawca miał obowiązek wykonywania wypłat przynajmniej raz w miesiącu?”

Wynagrodzenia wypłacane na podstawie umowy zlecenia zalicza się w ciężar kosztów miesiąca, którego dotyczą. Tak samo ujmuje się składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez zleceniobiorcę. Nie ma przy tym znaczenia, że zobowiązanie wobec zleceniobiorcy oraz składki ZUS zostały zapłacone w następnych miesiącach.

Oznacza to, że wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia za …

(…) wrzesień oraz składki ZUS obciążające płatnika składek dotyczące tego wynagrodzenia, bez względu na termin wypłaty/zapłaty, jednostka powinna zaliczyć do kosztów września.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia zalicza się do kosztów okresu sprawozdawczego (miesiąca), którego dotyczy to wynagrodzenie, tj. za który jest należne, bez względu na termin jego wypłaty. Także składki ZUS od wynagrodzenia z umowy zlecenia w części finansowanej przez płatnika składek (zleceniodawcę) ujmuje się w kosztach miesiąca, którego dotyczą.

W przypadku gdy zleceniobiorca jest jednocześnie zatrudniony w innym zakładzie pracy (a praca z tytułu umowy zlecenia nie jest świadczona na rzecz swojego pracodawcy) i uzyskuje z umowy o pracę w przeliczeniu na miesiąc kwotę niższą niż minimalne wynagrodzenie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z obu tytułów. Aby zleceniodawca mógł prawidłowo ustalić obowiązkowe ubezpieczenia, którym podlega współpracownik, powinien co miesiąc żądać od niego oświadczenia o wysokości przychodów osiąganych z innych tytułów.

Jeżeli zleceniobiorca otrzymał przychód z umowy o pracę w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia, to ze zlecenia podlega obowiązkowo wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Trzeba wskazać, że ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie nakłada obowiązku składania przez ubezpieczonego oświadczenia o posiadaniu przez niego innych tytułów do ubezpieczeń czy występowania innych okoliczności zwalniających go z obowiązkowych ubezpieczeń społecznych jako zleceniobiorcę, jednak, co należy wyraźnie podkreślić to płatnik odpowiada przed ZUS za prawidłowość obliczania i odprowadzania składek za ubezpieczonego.

Ubezpieczony powinien też powiadomić płatnika składek o zmianach mających wpływ na obowiązek ubezpieczeń, np. o uzyskaniu w danym miesiącu dodatkowego przychodu z etatu, który powoduje przekroczenie kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Reasumując, płatnik składek odpowiada za prawidłowe obliczenie i odprowadzenie składek ZUS za ubezpieczonego. Po skorygowaniu dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz opłaceniu zaległości zleceniodawca może wystąpić do zleceniobiorcy o zwrot kwoty zaległych składek w finansowanej przez niego części.

Warto jeszcze rozpatrzyć sytuację, za jaki miesiąc wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia zostało rozliczone. Może się bowiem okazać, że w danym miesiącu była rozliczana kwota wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia z poprzedniego miesiąca. W takim przypadku należy wysłać do ZUS wyjaśnienie. ZUS sprawdzi, czy w poprzednim miesiącu zleceniobiorca uzyskał co najmniej minimalne wynagrodzenie z tytułu zatrudnienia w innym zakładzie i czy dotychczasowe rozliczenie umowy jest prawidłowe. Wówczas wydana decyzja zostanie przez ZUS uchylona.

Paweł Nowak – prawnik

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dn. 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz.U. z 2021 r. poz. 423.
2. Ustawa z dn. 29.09.1994 r. o rachunkowości – Dz.U. z 2021 r. poz. 217.